Referat styringsgruppen februar 2008

 

   UNIVERSITETET I OSLO

Universitetets Senter for
Informasjonsteknologi
Boks 1059 Blindern
N-0316 Oslo                                 

Gaustadalléen 23
Telefon: +47 22 85 24 70
Telefaks: +47 22 85 27 30                                                                     

   

 

Vår ref: DV-08-013

Oslo, 04.03.2008

AHH

 

 

 

 

 

Referat fra møte i styringsgruppen for prosjektet Datavarehus for UiB og UiO, 15.02.2008

 

 

Møtet ble holdt i Studioet, 1. etg., Informatikkbygningen, kl 09:00 – ca 11:00.

 

Deltakere fra styringsgruppen: Sverre Spildo, Kjell Bernstrøm UiB, Arne Laukholm, Marianne G. Mancini UiO, Andora F. Sjøgren SUAF, USIT.

 

Andre: Sven-Egil Bøe UiB, Lars Olaf Sterud Aesop, Royne Skaarer-Kreutz, Arvid Hansen SUAF, USIT.

 

Spildo, Bernstrøm og Bøe deltok pr telefonkonferanse

 

 

Møteleder: Sverre Spildo. 

Referent: Arvid Hansen

 

 

Dagsorden

 

1        Referat fra møtet i styringsgruppen 10-11.12.2007 – til godkjenning

2        Arbeid og framdrift fom desember 07 – status primo februar 08

a.       Timebruk og kostnader pr 31.12.2007

b.      Framdrift desember 07 – primo februar 08

- UiB: tilgang til ny hardwareplattform, fullføring hovedbokmodul

- UiO SI: dokumentasjon, revisjon av indikatorer, bestilling / levering av nye

3.    Rammer og aktivitetsplaner 2008

a.   Rammer for prosjektet i 2008: SG-vedtak og senere avklaringer        

b.   Framdrifts- og milepælplan 1. - 2. kvartal 2008

4.        Eventuelt

5.        Neste møte – tid, sted, deltakere

 

 

Til møtet forelå følgende dokumenter:

 

Sak 1:                     DV-07-036 Referat fra møte i styringsgruppen 10-11.12.07

Sak 2.a:                  DV-07-011 Timebruk og kostnader datavarehus UiB UiO 2006-07

Sak 2 b, 3 a:           DV-08-001 Status pr 08.02.08 – datavarehus for UiB og UiO

Sak 4 b:                  DV-08-006 Framdrifts- og milepelplan 1-2. kvartal 08

 

 

 

1. Referat fra SG-møtet 10-11.12.2007

 

Mancini har i en tidligere tilbakemelding til referatet bemerket at SG-møtet 10-11.des 07 også la opp til aktivitet som tilgodeser UiO og SI’s behov på høsten/i siste kvartal 08.

 

Rammene på to DV-årsverk og ett SI-årsverk står fast, likedan målsettingen om å ferdigstille gjenstående OF-moduler for UiB (unntatt prosjektmodulen) i løpet av dette året.

 

Referatet ble ellers karakterisert som fyldig og nyttig, og ble godkjent.

 

 

2. Arbeid og framdrift fom desember 07 – status primo februar 08

 

Hansen sammenfattet status for arbeid og leveranser fram til dags dato.

 

Den framlagte oversikten over tidsbruk og kostnader er ajourført med faktiske tall til og med 31.12.07.  Nytt regnskap for 2008 er under forberedelse, men legges ikke fram denne gang siden bare en måned er for spinkelt som grunnlag for å vurdere forbruket i forhold til målene for året..

 

UiB – fullføre resterende detaljer i hovedbokmodulen: 

Alt er utført unntatt viewet som beregner totalt årsbudsjett i kombinasjon med budsjettall for avgrensede perioder. Dette ble forsinket på grunn av sykdom.  UiB bekeftet disse leveransene.  Klarmelding til UiB-medarbeiderne om å ta i bruk den nye hardwareplattform (testmiljø) ble gitt 17. januar.

 

UiO – SI-leveranser: 

Dokumentasjonen som SI ønsket ble levert like før jul 07, og output-view er blitt levert fra ny plattform (testmiljø) fra november.  Lastinger skjer nå til ny produksjonsbase, og data fra alle kilder er på plass i denne, med unntak for økonomitabellene Saldo og Posteringer, som ikke er fylt opp.

 

5 målindikatorer for studier fra første bestilling er ennå ikke ferdig levert. Dette skyldes flere forhold; feil, avstemmingsproblemer og uklare og/eller endrede spesifikasjoner.

 

SI’s nye bestilling omfatter et 10-talls nye indikatorer om forskningsinnsats og doktorgradsstudier.  Forskningsdataene er lastet og indikatorene er beregnet og lagt ut i 3 view den 1. februar, godt foran tidsplanen.

 

2 nye indikatorer for doktorgradsgjennomstrømming ønskes også, her må mulighetene undersøkes med hensyn til relevante variable og kvalitet på data.  Forskningsavdelingen ved UiB kan med fordel involveres i en utredning om slik gjennomstrømming.

 

Sterud kommenterte den meget lange forsinkelsen for studieindikatorene fra første bestilling, og ønsket at årsakene til dette klarlegges nærmere.

 

Flere kommenterte det store overforbruket av timer på administrasjon i 2007, spesielt i siste del av året (som henger sammen med omfattende møte- og informasjonsutveksling i forbindelse med SI-leveransen). Styringsgruppen ser rent pragmatisk på dette, men mener at man med bedre organisering og klarere roller bør kunne få den rent administrative tidsbruken ned, relativt sett.  Dette blir en utfordring for den nye prosjektlederen (Royne Skjaarer-Kreutz fra 1. april 2008).

 

 

3 Rammer og aktivitetsplaner 2008

 

Organiseringen av datavarehusprosjektet ble diskutert.  Det er nå et hovedskille mellom SI-UiO- og OF-UiB-relaterte arbeidsoppgaver, men med noe uklare grenser.  SUAF skal dessuten ivareta LIST for FS- institusjonene, med jevnlige lastinger av studiedata pluss en del nye utviklingsoppgaver. Og UiO’s studiedata benyttes også i noen av SI’s målindikatorer.

 

I fjor ble alle OF-UiB-relaterte oppgaver, og hovedmengden av de SI-UiO-relatert oppgavene, lagt inn i DV-prosjektet, hvor fordelingsnøkkelen er 40 % - 60 % for hhv. UiB og UiO.  Kun en mindre del av oppgavene, og som helt utvilsomt gjaldt ren output fra datavarehuset til Corporater-systemet ble timeført som ”leveranse-Corp” og fakturert direkte mot SI / UiO.

 

Men det er en større gråsone her. En del tidsbruk som for eksempel gjelder lasting og kvalitetssikring av data er det rimelig å tilordne SI alene, og ikke regne som fellesaktiviteter

 

Det må foretas en grenseoppgang her, med avklaring av prinsipper for tidsfordeling, mellom felles-prosjektet DV, og UiO’s SI-prosjekt. Timer som føres på fellesprosjektet, skal betales av UiB og UiO etter fordelingsnøkkelen, mens timer som føres på SI-prosjektet – opp til 1 årsverk - betales av UiO alene.

 

Det må også vurderes hvor mye utviklingsarbeid SUAF skal levere av egne ressurser, og hvor mye som evt. skal kjøpes hos eksterne konsulenter. Ekstern bistand kan være aktuelt på ETL-siden, i forbindelse med løsning for inkrementell lasting mv..  Her bør man anvende en kost-nytte vurdering.

 

Det ble også påpekt at de gjenstående OF-modulene Reskontro og (særlig) Prosjektmodulen krever komplekse løsninger. Ekstern vurdering av tabellstrukturene kan her være nyttig.

 

Til neste møte utarbeides et notat med beskrivelse av relevante aktiviteter, som grunnlag for en grenseoppgang mellom DV-, SI-, og LIST- prosjektene. I notatet bør det også gjøres en vurdering av nytteverdien ved å utvikle selv vs. å kjøpe eksterne tjenester for å få realisert de tekniske løsningene som er mest presserende.

 

Den nye prosjektlederen, Royne Skaarer-Kreutz, som overtar fra og med 1. april, bør fra nå av involveres i prosjektets aktiviteter.  Han anbefales å ta kontakt med aktuelle samarbeidspartnere for å få oversikt over alle enkeltaktiviteter, for senere å kunne samordne disse best mulig.

 

De økonomiske rammene for inneværende år er godkjent og bevilget, det gjelder å formulere fornuftige mål for innholdet av det som skal leveres.

 

Arbeidsinnsatsen i 2008 fordeles i tid mellom SI/UiO og OF/UiB i henhold til vedtak på SG-møte11.12.07 og senere avklaringer, slik det er beskrevet i statusrapporten (DV-08-001).

 

Hansen kommenterte den framlagte milepælplanen (DV-08-006).  Denne er foreløpig i to henseender; en ny versjon skal utarbeides i MS Project, og visse milepældatoer for Reskontro må gås gjennom mer detaljert. Prosjektleder tilrår at Kunde-delen av Reskontro forskyves til september. Oppdatert versjon vil bli distribuert med referat fra møtet.

 

Det ble understreket at ting er ferdig først når de er satt i produksjon, det må beregnes nok tid til kontroll og avstemming og så videre.  Men dette kan ses ulikt fra leverandørens og fra kundens synsvinkel, en datamart kan for eksempel være produksjonsklar med riktige tabeller, variable og data, men kunden kan ligge etter med egen rapportutvikling.

 

En leveranseplan kan med fordel spesifiseres inkrementelt, med datoer for lasting, testing (både på utvikler- og på brukersiden), akseptanse og produksjonssetting.

 

Sterud framførte en QA-presentasjon med 4 foiler. Her sammenfattes status for leveranser til UiB og SI, for prosjektet med hensyn til datakvalitet, avstemming og tidsbruk, og for situasjonen med hensyn til planlegging, styring og ressurser. QA vurderer ressursene som knappe i forhold til oppgavenes omfang.. Aktuelle tiltak er ansvarstilordning for oppfølging av datakvalitets­problematikk, avklaring av kompetansekrav og behov for tilførsel av ekstern kompetanse på OF, ansvarstilordning for maskinvare og for valg av nytt programverktøy.  Gjennomførte tiltak vil kunne gi betydelige tidsbesparelser.

 

Styringsgruppen konkluderte med at framdriftsplanen under dagsordenens punkt 3 ble godkjent.

 

 

4 Eventuelt

 

Sjøgren meldte at det kommer en mindre etterfakturering for 2007 på grunn av konsulenthonorar. De ekstra utgiftene er tidligere godkjent av styringsgruppen. Beløpet faktureres sammen med utgiftene for 2008.

 

 

 

5 Neste møte

 

Neste møte holdes torsdag 17. april kl 11:00 – som telefonkonferanse

 

Møtet deretter holdes i Oslo, onsdag 18. juni, - dette blir et utvidet møte med UiO som praktisk arrangør.

Publisert 8. mai 2009 18:33 - Sist endret 17. okt. 2013 13:17