Prosjektmandat for Office 365 på UiO

Mandat versjon:

Prosjektnavn

Office 365 på UiO

Roller

Oppdragsgiver

Internt prosjekt

Prosjekteier ved USIT

Lars Oftedal

Andre aktører

  • Jurist
    • Märtha
  • Sikkerhet:
    • Espen Grøndal
  • Råd ang. innpassing i UiOs integrasjonsarkitektur:
    • Einar Jerpseth
  • Teknisk: utforming av pålogging og samtykkeløsning
    • UAIT, KIA, UX
  • Teknisk: Integrasjon mot Microsofts sky gjennom UHAD.
    • Ander Vinger
  • Konsulentfirmaet .net internals 
    • Disse har kjørt utrullingen for de aller fleste andre i UH-sektoren og kan gjøre det raskt og kostnadseffektivt

 

Prosjektleder

Gyda Kjekshus

Bakgrunn og begrunnelse

Etter framlegg fra UiOs IT-direktør har UiOs rektor og direktør tilsluttet seg ønske om en innføring av Office 365 på UiO. Framlegget fra IT-direktøren har sin bakgrunn i ønsker fra studenter og ansatte, samt muligheten til å utnytte populære og brukervennlige tjenester uten økte driftskostnader. Studenter og ansattes bruk av Office 365 er inkludert i Microsoft-lisensene UiO allerede har, så det blir ikke økte lisenskostnader. Rundt 70 % av ansatte og studenter i UH-sektoren vil pr. 1 juni 2015 ha tilgang til Office 365, og brukere fra NTNU, UiT og andre UH-institusjoner vi gjerne sammenligner oss med, er strålende fornøyd med tjenesten. Se IT-direktørens framlegg til rektoratet.

Formål

Prosjektets formål er å vurdere om en innføring av Office 365 på UiO er sikkerhetsmessig og juridisk forsvarlig. Om det er det, skal innføringen skje på en slik måte at tjenesten er:

  • lettbrukt og brukervennlig
  • sikker
  • underlagt samtykke for bruk fra den enkelte bruker

Tjenesten skal i tillegg innføres på en slik måte at alle andre IT-tjenester på UiO fortsatt kan brukes uten Office 365, og tjenesten skal ikke føre til ulemper eller merarbeid for brukerne eller ha en negativ innvirkning på eksisterende systemer. Tjenesten erstatter ikke andre tjenester, men kommer i tillegg. I sin minimumsform gir innføring av Office 365 alle ansatte og studenter mulighet til å laste med Office-programmene på opptil 5 enheter på en enkelt og brukervennlig måte. Allerede dette er en forbedring av dagens tilbud. Andre Office 365-tjenester, som ubegrenset lagring, online bruk av programmene og mer, blir vurdert av prosjektet. Målet med innføringen er at:

  • vi innfører en tjeneste mange ønsker å ta i bruk
  • vi gir alle studenter og ansatte mulighet til å enkelt laste ned Office-programmene til egne enheter, bruke Office-programmene på nett og tilgang til ubegrenset lagring
  • vi åpner for mulighet til å, etter vurdering, også ta i bruk flere og oppdaterte løsninger som blir tilgjengeliggjort gjennom tjenesten
  • vi får fornøyde brukere og utnytter muligheter vi allerede betaler for i eksisterende lisenser

Resultatmål og leveranser

Prosjektets mål er at alle IT-brukere ved UiO mulighet til å laste ned og bruke Office-programmene på egne hjemmemaskin, egen bærbar, nettbrett og andre enheter. I tillegg vil brukerne ha mulighet til å bruke Office-programmene på nett, uten å installere dem, og få lagringsmulighet på nett ved å ta i bruk OneDrive. For å få til dette, har prosjektet følgende leveranser:

1. Juridisk og sikkerhetsmessig avklaring i forbindelse med utlevering av personopplysninger og mulighet for lagring utenfor UiO.

2. Tilgjengeliggjøring av tenant med tilstrekkelig antall lisenser.

3. Teknisk løsning for autentisering og autorisasjon for å ta i bruk tjenesten.

4. Teknisk løsning for samtykke i å ta i bruk tjenesten, med brukervennlig og lettbrukt brukergrensesnitt.

5. Informasjon til brukerne om UiOs løsning for Office 365, herunder krav om aktivt og opplyst samtykke, hvordan tjenesten tas i bruk, fordeler og begrensninger ved tjenesten, samt informasjon om sikkerhet og personvern. 

De tekniske leveransene skjer i stor grad som en del av arbeidet med en ADFS-løsning for UH-AD. Den løsningen må være klar til bruk slik av UiB kan ta den i bruk for sin utrulling av Office365, som er satt til 1. juni.

Rammer

Tidsramme: Om prosjektet finner at O365 eller deler av O365 kan innføres på UiO, ønsker vi en utrulling i forbindelse med semesterstart.

Direkte kostnader:

  • Konsulentoppdrag for integrasjon mellom ADFS og MS er en engangskostnad på i underkant av 150 000.
  • En løpende årlig kostnad som vil komme er en supportavtale på oppsettet med .net Internals. Det er enten 17000, 28500 eller 43000 i året, pluss timepris ved konsulentbruk.  

Timeverk/årsverk:

  • Tekniske ressurser til fellesløsningen UH-AD leverer til prosjektet som en del av arbeidet med UH-skyen og UH-AD og estimeres ikke her.
  • Jus og sikkerhet: 80 timer (stab)
  • Prosjektledelse og informasjon: 120 timer (prosjektleder)
  • UiO-integrasjon og utvikling av løsning for å uttrykke samtykke: 160 timer (UAIT, KIA, Anders Vinger, UX)

Hovedmilepæler og ressursestimat

M1: Når juridiske og sikkerhetsmessige spørsmål er avklart

M2: Når universitetsdirektøren beslutter at Office 365 kan innføres som en IT-tjenste på UiO

M3: Når arkitektur er bestemt

M4: Når integrasjon, pålogging og løsning for samtykke for bruk er utviklet

M5: Når alle IT-brukere på UiO har tilgang til god informasjon om mulighetene og begrensningene tjenesten gir

M6: Når alle IT-brukere på UiO kan uttrykke samtykke til å bruke tjenestene, logge seg inn og bruke de tilgjengelige tjenestene i Office 365  

M7: Når sluttrapport er levert og godkjent

  • Tekniske ressurser til fellesløsningen UH-AD leverer til prosjektet som en del av arbeidet med UH-skyen go UH-AD og estimeres ikke her.
  • Jus og sikkerhet: 80 timer
  • Prosjektledelse og informasjon: 120 timer
  • UiO-integrasjon og utvikling av løsning for å uttrykke samtykke: 160 timer (UAIT, KIA, Anders Vinger, UX).
Publisert 24. mars 2015 13:52 - Sist endret 17. juni 2015 12:11