Mandat for "Innføring av UiOs prosjektrammeverk"

Mandat versjon 1.0 - den 7.desember 2016

Prosjektnavn

"Prosjektløftet" - Innføring av UiOs prosjektrammeverk

Roller

Oppdragsgiver

IT-dir

Prosjekteier ved USIT

Lill Rasmussen Mardal, Stabdirektør

Styringsgruppen

forslag:

  • Lars Oftedal, IT-direktør
  • Kjetil Otter Olsen, Driftsdirektør
  • Bjørn Ness, Spesialrådgiver
  • Lill Rasmussen Mardal, Stabsdirektør (prosjekteier)

Andre aktører

LOS-Prosjektstøttekontoret

Prosjektleder

Liv-Marit Davidsen (SST/SIS)

Prosjektgruppen

  • Karine Fluge Ulleberg (IT-Drift/KD/MLM)
  • Monica Stamnes (UAV/WEB/UX)
  • Sandra Nilsen (UAVWEB/UX)

Roller og ansvar i prosjektet vil bli klargjort nærmere i planleggingsfasen. Prosjektgruppen vil bli styrket med ressurser etter hvert som vi ser behovet for det.

Bakgrunn og begrunnelse

Det er besluttet at alle enheter ved UiO tar i bruk det samme rammeverket for prosjektstyring, UiOs prosjektrammeverk, som er basert på Difis Prosjektveiviser. Det vil i større grad kunne sikre kvaliteten på det UiO leverer. Der det kjøres prosjekter på tvers av organisasjonen vil man med et felles rammeverk sikre at vi snakker samme «språk», stiller de samme forventningene til hverandre og leverer på samme plan.

USIT har allerede et prosjektrammeverk, kalt USITs Prosjektguide. Dette er basert på Prosjektveiviseren til Difi, og i tillegg er det hentet elementer fra Prince 2. På samme måte som UiOs prosjektrammeverk har USITs prosjektguide en inndeling i fem faser med leveranser og beslutninger for hver fase.

Prosjektguiden til USIT ble sist revidert i 2013. Det arbeidet som ble gjort, var blant annet å tydeliggjøre fasene, beslutningspunktene og leveransene for hver fase, i tråd med hvordan UiOs Prosjektrammeverk fremstår i dag.

En sammenlikning av USITs prosjektrammeverk og UiOs prosjektrammeverk ble utført våren 2016 av Thomas Evensen, og vil være viktig i det videre prosjektarbeidet. 

En del forhold og svakheter ble også avdekket gjennom arbeid i USIT Prosjektlederforum i 2013. Rapportene herfra blir også viktig i dette prosjektet, slik at USIT kan bygge videre på erfaringene derfra.

Innføringen av UiOs prosjektrammeverk på USIT må ikke kun bli en ny versjon av noe vi allerede har, men et prosjekt som ser på hvordan USIT kan gjennomføre sine prosjekter enda bedre og hvordan USIT som linjeorganisasjon må tilpasse seg for også å bli gode på å gjennomføre prosjekter.

Mål

Virksomhetsmål: 

  • USIT skal bygge en prosjektkultur i organisasjonen.

Effektmål: 

  • Alle prosjekter ved USIT skal benytte prosjektrammeverket.
  • Det skal være et krav til et hvert prosjekt at prosjektleder, prosjekteier, samt deler av styringsgruppen er opplært i rammeverket.
  • Gjennom opplæring og kursing skape mer bevissthet og forståelse mellom prosjekt og linjeaktivitet.

Resultatmål:

  • Innføring av UiOs prosjektrammeverk skal styrke organisasjonen på roller, prosesser, beslutningspunkter og styring når det gjelder USITs prosjekter eller prosjekter som USIT deltar i. 

Leveranser

Prosjektet har tre hovedleveranser:

Leveranse En overordnet beskrivelse av aktiviteten(e)
L1. Opplæring
  • Definere hvilke grupper og roller som skal ha opplæring
  • Fremskaffe liste over deltakere fra USIT som skal på kurs
  • Fasilitere opplæring som tilbys av UiOs prosjektstøttekontor for deltakerne
  • Etablere en plan for hvordan kompetanseheving og -vedlikehold skal følges opp når prosjektet er avsluttet

 

L2. Oppdatere malverket
  • Oppdatere malverk med hensyn på begrepsapparat, layout og form
  • Fokusere på sammenlikningen som er gjort, forsterke malverket der dagens er ”svakt” og forenkle der det oppleves ”tungt”
  • Se på hvor USIT skiller seg fra resten av UiO og hvorvidt dette skal påvirke malverket (eksempelvis sprintmetodikk for utvikling)
  • Synliggjøre beslutningspunkter og håndtering av avvik og endringer bedre enn dagens rammeverk (USIT prosjektguide)
  • Vurdere hvilke behov ulike typer  prosjekter (for eksempel store vs små)  har for prosjektdokumentasjon
  • Inkorporere eksisterende maler og sjekklister i UiOs prosjektrammeverk, for eksempel sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter og mal for etablering av ny eller vesentlig endring av eksisterende tjeneste      

L3. OU-prosesser

(Organisasjonsutvikling)

  • Skape en forståelse av roller, ansvar og myndighet i UiOs prosjektrammeverk
  • Etablere en organisasjonspolicy med krav om opplærte prosjektledere og prosjekteiere i USITs prosjekter
  • Foreslå et prosjektstøttekontor ved USIT med ansvar for etterlevelse av prosjektrammeverket, oppfølging av prosjekter og kontakt med LOS-prosjektstøttekontor
  • "Pilotere" dette på enkelte pågående prosjekter

Avgrensninger

Det er behov for å styrke organisasjonsprosessene i de innledende fasene av aktiviteter på USIT for å  å avgjøre hvorvidt en aktivitet skal kjøres som et prosjekt eller en linjeaktivitet. Dette kan være en oppfølgingsaktivitet etter at dette prosjektet er avsluttet.

Usikkerhetsfaktorer

  • Nøkkelpersoner blir fraværende eller omprioritert
  • Manglende legitimitet og engasjement i organisasjonen
  • Manglende nødvendige avgrensninger av prosjektet

Risikoanalyse gjøres I planleggingsfasen.

Rammer

Tidsramme: Januar 2017 til september 2017

Timeverk: 1 dag pr uke for prosjektleder, 3-4 timer pr uke for prosjektdeltakere inklusive møter og arbeid. Et tydeligere estimat vil fremkomme mot slutten av planleggingsfasen når prosjektgruppen har detaljert planene ytterligere.

Ressursestimat for opplæringsleveransen (L1):

  • Ca 45-50 timer for hver prosjektleder
  • Ca 3 timer for hver prosjekteier
  • I tillegg kommer eventuelle timer til lynkurs for prosjektgruppemedlemmer

L2 og L3 vil kunne estimeres i løpet av planleggingsfasen

Opplæringsplan

Prosjektlederkurs: 6 dager (2+1+2+1) fordelt over fire moduler innenfor ett semester

Betingelser for kurset og deltakerne på prosjektlederkurset:

  • Maksantallet på prosjektlederkurset 15 personer.
  • Prosjektstyrekontoret har stilt som krav til deltagerne som skal delta på dette kurset at de må ha et (eller flere) prosjekt eller særs prosjektaktig oppdrag de leder eller skal i gang med.
  • Deltaker må selv ønske å delta/utvikle seg som prosjektledere, samt at linjeledelsen deres ønsker at de skal utvikle seg som prosjektledere og ser for seg at de skal få flere prosjekt(leder)oppdrag framover.
  • Det er et krav om kartleggingssamtaler med hver av deltakerne i forkant av kurset

Prosjekteierkurs: En halv dags samling som gjerne gjennomføres før modul av prosjektlederopplæringen. Det betyr nokså tidlig i prosjektet. Det må forventes at alle seksjonsledere og gruppeledere på USIT stiller opp på denne.

Prosjektgruppedeltakerkurs: Det vil også bli et lynkurs/workshop for prosjektgruppedeltakere, men dette kurset er foreløpig under pilotering hos LOS. Omfang avklares senere.

Hovedmilepæler

Fase 1 - Konseptfasen i desember 2016

  • Etablere prosjektet, utdype mandat og prosjektbeskrivelse.
  • Gjøre nødvendige avgrensninger.

Fase 2 - Planleggingsfasen i januar 2017

  • Levere en plan for prosjektet og gjøre nødvendige avgrensninger for L3.
  • Gjennomføre interessentanalyse.
  • Definere prosjektgruppen tydelig med roller og ansvar, samt estimater for tidsbruk i prosjektet.
  • Gjennomføre usikkerhetsanalyse.
  • Definere kritiske suksessfaktorer.
  • Etablere gevinstrealiseringsplan.
  • Innledende opplæring for styringsgruppen og prosjektdeltakerne i vårt prosjekt.

Fase 3 - Gjennomføringsfasen - februar 2017 - august 2017

  • L1 Gjennomføre opplæring for prosjekteiere, prosjektledere og andre interessenter på USIT.
  • L2 Oppdatere malverk og tilpasse.
  • L3 Gjennomføre kartlegging, etablere prosesser.

Fase 4 - Avslutte og evaluere - september 2017

  • Overlevere sluttrapport
  • Evaluere

Fase 5 - Gevinstrealiseringsfasen

  • Eventuelle tiltak som måtte iverksettes vil avgjøre tidsrammen på denne fasen
Publisert 8. des. 2016 11:33 - Sist endret 6. jan. 2017 14:58