Mandat versjon 1.0, "2016-06-28"
Prosjektnavn
eValg 3.0
Roller
Oppdragsgiver
Internt prosjekt finansiert med porteføljemidler fra Strategisk koordineringsgruppe (SKAIT).
Prosjekteier ved USIT
Hans Kristian Fjeld, seksjonssjef i Seksjon for integrasjon og elektroniske identiteter (INT).
Prosjekteier er delegert systemeieransvar for eValg, og INT er ansvarlig for forvaltning og videreutvikling av eValg. Prosjektet vil i all hovedsak bli gjennomført med ressurser fra INT.
Andre aktører
- Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) er systemeier for eValg.
- Avdeling for personalstøtte (AP) er prosesseier for valgprosesser ved UiO.
- Strategisk koordineringsgruppe (SKAIT) har et strategisk ansvar for eValg som et administrativt it-system.
- Gruppe for brukeropplevelser (UX) vil bistå prosjektet med å gi applikasjonen en best mulig brukeroppelevelse.
Prosjektleder
Bakgrunn og begrunnelse
UiO har siden 2006 gjennomført UiO-valg, for ansatte og studenter, i valgsystemet eValg. Systemet er klassifisert som et nivå 3 system. AP har hittil vært systemeier, mens USIT har driftet og forvaltet applikasjonen for AP. Fra 1.4.2016 tok USIT over som systemeier, mens AP fortsetter å være prosesseier.
eValg er ikke blitt videreutviklet siden det ble introdusert. Ny teknologi gir nye muligheter og skaper nye forventninger blant brukerne, og det er derfor nå behov for å modernisere og forbedre systemet. USIT vil realisere 50% av videreutviklingen i 2016, og 50% i 2017.
Det er blitt søkt om kr 1 500 000,- fra SKAIT for å videreutvikle eValg. Søknaden ble innvilget 25.4.16.
Formål
eValg brukes til å gjennomføre elektroniske valg for ansatte på alle nivåer (styre/fakultet/institutt), og studentene benytter systemet til å gjennomføre valg til Studentparlamentet. I 2015 gjennomførte UiO 46 valg med eValg. I år med mange styrevalg gjennomføres opp mot 100 valg. Behovet forventes å være stabilt i overskuelig framtid.
eValg-systemet består primært av en web-applikasjon, der sluttbrukerne forholder seg til brukergrensesnitt i nettleser. Unntaket er opptelling av valg, som utføres i en dedikert applikasjon som ikke er web-basert.
Sluttbrukerne deles i to kategorier:
- Valgadministratorer – har eget brukergrensesnitt for å sette opp og gjennomføre valg.
- Velgere – har et enkelt web-grensesnitt for å avgi stemme.
Overordnet kan problemene med nåværende versjon av eValg oppsummeres i to punkter, og det er disse to punktene prosjektet skal adressere:
- Tungvint og lite tilgjengelig brukergrensesnitt.
- Tidkrevende og til dels manuell prosess for å gjennomføre valg.
Resultatmål og leveranser
- Moderne og mobiltilpasset brukergrensesnitt for velgere.
- Moderne og mobiltilpasset brukergrensesnitt for valgadministratorer.
- Mer automatisering og selvbetjening ved gjennomføring av valg.
- Enklere opptelling av valg (opptelling flyttes inn i web-applikasjon).
- Enklere håndtering av manntall (integrasjon med andre systemer, automatisering).
Rammer
Tidsramme: 2016-2017
Direkte kostnader: kr 150 000
Timeverk/årsverk: 1,5 årsverk fordelt over to år (2016/2017)
Andre rammer:
- Prosjektet skal være pilotprosjekt for å bruke sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter, som er et tiltak for realisering av USITs strategi, (Eksempel på mal for en applikasjon (nettskjema).
- Videreutvikling skal styres mot å gjøre applikasjonen "Cloud ready", i tråd med USITs strategi.
- Utviklingsarbeidet organiseres med smidig metodikk (Scrum) i INT. Prosjektet bestiller utviklingsleveranser ved å beskrive utviklingsbehov som brukerhistorier.
Hovedmilepæler
- M1: Plan for involvering av UX er klar.
- M2: Plan for rolle som pilotprosjekt for sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter er klar.
- M4: Plan for å styre utviklingen mot "Cloud ready" er klar.
- M5: Forarbeid for å planlegge utviklingsarbeid er gjennomført.
- M6: To av fire sprinter for utvikling er gjennomført.
- M7: Fire av fire sprinter for utvikling er gjennomført.
- M8: eValg 3.0 settes i produksjon og overføres til linjeorganisasjon.