Robot-hjelp med registrering av "gyldig fravær"

På UiO har robotiserte prosesser (Robotic process automation / RPA) vært i bruk i snart tre år, og nå er det prosessen med å registrere gyldig fravær fra eksamen og annet obligatorisk arbeid eller oppmøte, som har fått robot-hjelp.

Bort fra manuell registrering

– Tidligere måtte studenter som ikke kunne møte til eksamen på grunn av gyldig fravær, enten sende søknad om godkjenning med brev eller møte opp fysisk og levere inn dokumentasjon, forklarer gruppeleder og teknisk eier av RPA på USIT, Rune Olsen. – Dette var tidkrevende og upraktisk for studentene, og med smittevernreglene som kom med Covid, ble det umulig. Og ikke minst var det var tidkrevende for saksbehandlerne på enhetene. Alt som ble levert på papir måtte jo behandles og registreres manuelt i UiOs systemer.

Robotene kommer

Og det er for akkurat slike prosesser at RPA (Robotic process automation) fungerer godt. Det betyr ikke at UiO har roboter som sitter ved en PC og skriver inn data som i en science fiction-film, men at det brukes robotiserte prosesser som behandler og legger data der de skal være. På USIT er det Hilde Solesvik Skeie som har stått for kodingen av prosessene for håndtering av gyldig fravær. – RPA-automatisering skiller seg fra tradisjonell automatisering fordi vi observerer hvordan brukere utfører standardiserte oppgaver i ulike brukergrensesnitt og deretter utfører en automatisering ved å gjenta oppgavene. RPA innebærer altså å etterligne menneskelig atferd (Robotic) og implementere en sekvens av aktiviteter som skaper menneskelige resultater (Process) uten menneskelig innblanding (Automation), forklarer Solesvik Skeie. 

Enklere for alle

Takket være den nå heldigitale prosessen kan nå studentene sende inn søknad om gyldig fravær, med vedlegg, gjennom et sikkert nettskjema. Dette omfatter søknad om fravær for skoleeksamen, hjemmeeksamen, eksamensinnlevering, muntlig eksamen, masteroppgave, obligatorisk aktivitet og praksis/feltkurs. Prosessene som Solesvik Skeie har kodet, overfører data og vedlegg fra Nettskjema inn i RT (ticketsystemet på UiO), og videre til ePhorte når saken er behandlet. Ingen trenger å skrive ut et eneste ark eller manuelt skrive inn data. Slike søknader inneholder også som regel sensitiv informasjon om studentens helse, så prosessen benytter krypterte nettskjema og sensitive data fjernes automatisk fra RT og Nettskjema etter at alt er arkivert i ePhorte. 

Solesvik Skeie og Olsen er enige: – Dette er enklere for alle. Studentene sender inn via Nettskjema, og saksbehandlerne får frigjort tid til å gjøre andre og mer interessante oppgaver. UiO mottar minst 10 000 slike søknader i året så her slipper vi mye manuell innskriving og annet svært rutinepreget arbeid. Men selve godkjenningen er det jo saksbehandlerne som gjør. Det er ikke robotene klare for ennå, avslutter Olsen.

Fakta om RPA på UiO

I dag brukes RPA på 21 prosesser på UiO, alt fra registrering av politiattester knyttet til studier som krever dette, klager på eksamen, søknader om studiepermisjon, søknader om tilrettelegging av eksamen, hjelp til planlegging av digital eksamen, automatisert håndtering av søkerlister i Jobbnorge, automatisering av forskjellige saksbehandleroppgaver i DUO vitenarkiv og automatisert arkivering av UiOs emnebeskrivelser og pensumlister, for å nevne noe. Du kan lese mer på tjenestesiden for RPA på UiO og du kan se en grafisk framstilling av alle prosessene og tidsbesparelser, på nettsiden for det digitale UiO

Vet du om en prosess du tror kan automatiseres ved hjelp av RPA? Ta kontakt med gruppeleder Rune Olsen.

Publisert 17. nov. 2021 15:53 - Sist endret 17. nov. 2021 16:08