Veiledning: Utarbeiding av årsplan

IT-direktøren har bestemt at alle enheter skal utarbeide årsplaner. Det er utarbeidet et dokument med føringer for årsplanarbeidet og en mal for enhetenes årsplaner.

Årsplan – mål – tiltak – milepæl

Årsplanen oppsummerer den enkelte enhets prioriteringer som enhetens prioriterte mål og knytter målene til tiltak som må gjennomføres for å nå målet og milepæler som representerer oppgavene som må løses for å gjennomføre et tiltak.

Årsplanen er et styringsverktøy som kopler ansvar og ressurser til tiltak og milepæler som må gjennomføres for å nå det enkelte mål.

Om årsplanen

  • Alle enheter skal ha årsplan
    • Seksjonene kan velge om de vil utarbeide en samlet årsplan der gruppenes prioriteringer inngår
  • Linjeleder er ansvarlig for utarbeiding av årsplan for egen enhet
  • Årsplanen godkjennes av overordnet linjeledelse
  • Årsplanen skal være index.html i "2014"-mappa i enhetens "Planer"-mappe (enhet/planer/2014/index.html)
  • Rapportering på arbeidet med målene i årsplanen skjer tertialvis:
    • 1. tertial pr 30. april
    • 2. tertial pr 31. august
    • Årsrapportering pr 31. desember

Oppbygging av årsplanen

1: Innledning

Årsplanen kan ha en innledning som redegjør for vurderingene som ligger til grunn for prioriteringene, knytter prioriteringene til mål og føringer i overordnet planverk, forutsetninger som er lagt til grunn eller andre forhold av betydning for arbeidet.

2: Ressursoversikt

Enheten (linjeleder) skal ha en oversikt over tilgjengelige ressurser. I arbeidet med ressursplanleggingen gjelder følgende:

  • I årsplanen eller på andre måter skal det være tydelig hvilke CT-koder som skal benyttes i timeføringen av arbeid med oppgaver (mål, tiltak eller milepæler) beskrevet i årsplanen
  • Så langt som mulig skal ressursbruk til oppgavene estimeres. Det normale vil være estimering av ressursbruk på milepæler med summering på tiltak- og målnivå
  • Oppgaver som krever ressurser fra andre deler av organisasjonen kan ikke skrives inn i egen årsplan før det er gjort et klar avtale om tilgang (omfang og tid) til disse ressursene. Slik avtale kan sikres på blant annet følgende måter:
    • Oppgaven (mål, tiltak eller milepæler) er skrevet inn i og estimert i alle involverte enheters årsplaner
    • Målet flyttes opp til et nivå der linjeleder rår over alle aktuelle ressurser (for eksempel til  seksjonens årsplan når oppgaven krever ressurser fra flere grupper i seksjonen)
    • En ressursavtale etter malen i prosjektguiden

Årsverk

I 2014 utgjør et 100 % årsverk 1695 timer (7,5 timer x (52 uker x 5 dager - (9 helligdager - 25 feriedager)) = 7,5 x (52 x 5 - (9 - 25)) = 1695. Man bør også sette av 10 % til diverse og 10 % til egenutvikling etc:

100 % 1695 timer
80 % 1356 timer
75 % 1271,25 timer
50 % 847,5 timer
25 % 423,75 timer
20 % 339 timer

[-- Mer om dette kommer fra LRM/CFS --]

Første, preliminære utkast til tabell:

Ressursoversikt
  CT-kode for tiltak (= CT: delprosjekt) NN - stillingsbrøk 100% Person 2 - stillingsbrøk Person 3 - stillingsbrøk Person 4 - stillingsbrøk - ressursavtale med gruppe X

Mål 1: Videreutvikle/etablere tjenester for forskningsinfrastruktur og -virksomhet.

Tiltak 1: Samle tilgangen til forskningsverktøy 50 % / 847,5 timer      
Tiltak 2: 20 % / 339 timer      
Tiltak 3:        
Tiltak 4: 20 % / 339 timer      

Mål 2

         
         
         
         

Mål 3

         
         
         

Mål 4

         
         
         

Mål 5

         
         

Mål 6

         
         
         

Ad-hoc /
Diverse

Minimum 10% for fleksibilitet
og nødvendig omorganisering
av ressurser
10 % / 169,5 timer      

I denne tabellen er det forutsatt at oppgaver knyttet til ledelse har et eget tiltak/delprosjekt som leder fører en andel tid på.

3: Mål

Et mål er en beskrivelse av hva enheten ønsker å oppnå og uttrykker en framtidig ønsket tilstand. Den formuleres som en "ønskesetning". Eksempel:

“Videreutvikle eksisterende og etablere nye tjenester og ressurser for å bygge forskningsinfrastruktur og tjenester som fremmer universitetets forskningsvirksomhet.”

Et mål består av ett eller flere tiltak som må gjennomføres for å nå målet.

4: Tiltak

Et tiltak er en handling eller aktivitet som må utføres for å nå et mål. Formuleringen av et tiltak starter med et verb, eksempelvis:

“Samle tilgangen til forskningsverktøy i en web-basert omgivelse”

I tillegg til formuleringen av tiltaket, gjelder følgende:

  • Et tiltak skal ha en ansvarlig
  • Et tiltak kan kan ha en utfyllende beskrivelse
  • Ressursene som inngår i gjennomføringen av et tiltak er lik summen av ressursen som kreves for å nå milepælene i tiltaket

Et tiltak består av en eller flere milepæler som må nås for å gjennomføre tiltaket.

5: Milepæl

En milepæl er en leveranse, en oppgave som må løses eller noe som må skje for å gjennomføre et tiltak. Formuleringen av en milepæl starter med ordet “Når”. Eksempel:

“Når en Galaxy-instans for utvikling og test er på plass 30. mai 2013”

En milepæl er en aktivitet som må utføres for å gjennomføre tiltaket.

Det er utarbeidet en tabell for beskrivelse av milepælene knyttet til et tiltak:

Milepæler:
# Milepæl Frist Ansvarlig Deltakere Status Kommentar
M1 Når <milepæl 1> er ferdig dato person
  • liste
4 8 12 tekst
M2 Når <milepæl 2> er ferdig       4 8 12  
                 

Tabellen med milepælene har følgende kolonner:

  1. Milepælnummer
  2. Formulering av milepælen
  3. Frist gjennomføring av milepælen
  4. Ansvarlig for milepælen
  5. Liste over deltakerne i arbeidet med milepælen
  6. Status for milepælen ved tidspunktene for rapportering:
    • Rapportering pr 1. tertial 30. april
    • Rapportering pr 2. tertial 31. august
    • Årsrapportering pr 31. desember
    • Ved rapporteringen brukes fargekodene:
      • Grønn: Arbeidet med milepælen går etter plan/milepælen er gjennomført
      • Gul: Arbeidet med milepælen avviker fra plan, korrigerende tiltak er satt i verk
      • Rød: Arbeidet med milepælen er vesentlig etter plan eller er umulig å gjennomføre
  7. Kommentar for hva det måtte være behov for
Publisert 18. des. 2013 20:54 - Sist endret 19. des. 2013 17:45