Veiledning: Utarbeiding av årsplan

Se presentasjon av utkast til disposisjon og mal for årsplan (pptx) på IT-direktørmøte m/seksjonssjefene 6. september 2016.

Om ny organisering av årsplanarbeidet

På bakgrunn av forslag fra arbeidsgruppa for planarbeid i oppfølgingen av USIT 3.1 har IT-direktøren besluttet ny organisering av årsplanarbeidet på USIT, se spesielt referat fra arbeidsgruppas møte 15. august 2016 og behandlingen av dette på IT-direktørmøte m/seksjonssjefene 30. august 2016. Noen viktige punkter:

  1. Det utarbeides årsplaner på to nivåer:
    • Årsplan for USIT
    • Årsplan for seksjonene, for underavdelingene er det valgfritt om det utarbeides årsplaner eller ikke
  2. I tillegg kommer prosjektplaner, planverk (handlingsplaner, gjøremålslister eller lignende) for tjenestegruppene og (rullerende) handlingsplaner for gruppene
  3. Det skal tilstrebes bruk av felles begrepsapparat i årsplanene
  4. Årsplan for seksjonene skal inneholde samlet oversikt over disponeringen av personellressursene og alle tjenester som seksjonen har eierskap til i tjenesteoversikten skal gjenfinnes i denne oversikten
  5. Aktiviteter og oppgaver skal planlegges ett sted, – hos eier av oppgaven eller aktiviteten
  6. Ordinær rapportering av arbeidet med målene i årsplanen følger universitetets årshjul for virksomhetsrapportering og skjer tertialvis:
    • Avviksrapportering pr 1. tertial: 30. april
    • Virksomhetsrapportering pr 2. tertial: 31. august
    • Årsrapportering: 31. desember
  7. Framdrift i arbeidet med målene i årsplanene er tema på IT-direktørmøtene m/seksjonssjefene

Årsplan – målområde – mål – tiltak – milepæl

I årsplanarbeidet benyttes de samme begrepene som benyttes i universitetets årsplan, – mål, tiltak og milepæler.

Årsplanen oppsummerer den enkelte enhets prioriteringer som enhetens prioriterte mål og knytter målene til tiltak som må gjennomføres for å nå målet og milepæler som representerer oppgavene som må løses for å gjennomføre et tiltak.

Årsplanen er et styringsverktøy som kopler ansvar og ressurser til tiltak og milepæler som må gjennomføres for å nå det enkelte mål.

USITs årsplan

For USITs årsplan betyr dette for disponeringen av årsplanen:

  1. På overordnet nivå er årsplanen delt i målområder og disse utgjør kapitlene i årsplanen. Årsplan for USIT for  2017-19 bygger på “Strategisk retning og prioriteringer” har følgende målområder:
    1. Innledning med redegjørelse av premissene for prioriteringene i årsplanen:
      • Prioriteringene i universitetets årsplan for 2017-19
      • Strategisk retning og prioriteringer
      • Andre overordnete føringer
    2. Forskning og utdanning først #1: IT i forskning
    3. Forskning og utdanning først #2: IT i utdanning og studier
    4. Cloud og BYOD er modellen (plattformen)
    5. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene
    6. Digitalisering av universitetets virksomhet
    7. Styring og organisering
    8. Videreføring av (prioritert) pågående aktivitet
  2. For hvert målområde formuleres (konkrete, målbare, overordnete) mål for USIT i planperioden
  3. For hvert mål listes det opp tiltak som må gjennomføres for å nå det enkelte mål
  4. For hvert tiltak listes det opp milepælene (leveransene) i arbeidet med å fullføre tiltaket

Seksjonenes årsplaner

Mal for seksjonenes årsplaner er utarbeidet.

Seksjonens årsplan skal ligge i mappa “2017” som opprettes i mappa “Planer” på seksjonens nettsted:
https://usit.uio.no/om/organisasjon/underavdeling/seksjon/planer/2017/

Seksjonenes årsplaner følger disposisjonen for USITs årsplan med ett unntak, – delen “Videreføring av (prioritert) pågående aktivitet” går ut og erstattes av kapitler som reflekterer målområdene for seksjonenes ordinære virksomhet. Dette kan være tjenesteområder, ansvar- og oppgaveområder eller en annen samling av sammenhørende mål. Dette gir følgende disposisjon:

  1. Innledning med redegjørelse av premissene for prioriteringene i årsplanen
  2. Forskning og utdanning først #1: IT i forskning
  3. Forskning og utdanning først #2: IT i utdanning og studier
  4. Cloud og BYOD er modellen (plattformen)
  5. Tjenestekvalitet, brukeropplevelse og sikkerhet er kriteriene
  6. [Digitalisering av universitetets virksomhet
  7. Styring og organisering
  8. [-- Målområde #1 for ordinær virksomhet --]
  9. [-- … --]
  10. Ressursoversikt

Ressursoversikt

Det er bestemt at seksjonenes årsplaner skal inneholde oversikt over planlagt disposisjon av personellressursene (årsverkene) i seksjonen. Utgangspunktet for oppsettet av denne er tjenestelista med tilhørende ressursanslag for 2015 (fra “Kostnadsberegning av USITs tjenester"). Det skal framgå av denne lista hvor mye ressurser seksjonen planlegger å bruk på målene i kapittel 2-6.

Det må arbeides mer med formatet på denne lista.

Timeføring

Det er en sterk ambisjon om å kople målene i årsplanen og tjenestene i tjenesteoversikten til kodeverket i CT. Dette arbeidet må ferdigstilles i god tid før nyttår.

Oppbygging av seksjonenes årsplaner

1: Innledning

Årsplanen kan ha en innledning som redegjør for vurderingene som ligger til grunn for prioriteringene, knytter prioriteringene til mål og føringer i overordnet planverk, forutsetninger som er lagt til grunn eller andre forhold av betydning for arbeidet.

2: Målområde

Et målområde samler beskrivelsen av arbeidet med mål som henger sammen.

2.1: Mål

Et mål er en beskrivelse av hva enheten ønsker å oppnå og uttrykker en framtidig ønsket tilstand. Den formuleres som en "ønskesetning". Eksempel:

“Videreutvikle eksisterende og etablere nye tjenester og ressurser for å bygge forskningsinfrastruktur og tjenester som fremmer universitetets forskningsvirksomhet.”

Et mål består av ett eller flere tiltak som må gjennomføres for å nå målet.

2.2: Tiltak

Et tiltak er en handling eller aktivitet som må utføres for å nå et mål. Formuleringen av et tiltak starter med et verb, eksempelvis:

“Samle tilgangen til forskningsverktøy i en web-basert omgivelse”

I tillegg til formuleringen av tiltaket, gjelder følgende:

  • Et tiltak skal ha en ansvarlig
  • Et tiltak skal ha en CT-kode
  • Et tiltak kan kan ha en utfyllende beskrivelse
  • Ressursene som inngår i gjennomføringen av et tiltak er lik summen av ressursen som kreves for å nå milepælene i tiltaket

Et tiltak består av en eller flere milepæler som må nås for å gjennomføre tiltaket.

2.3: Milepæl

En milepæl er en leveranse, en oppgave som må løses eller noe som må skje for å gjennomføre et tiltak. Formuleringen av en milepæl starter med ordet “Når”. Eksempel:

“Når en Galaxy-instans for utvikling og test er på plass 30. mai 2013”

En milepæl er en aktivitet som må utføres for å få gjennomført tiltaket.

[-- Kommer etter møtet --]

2: Ressursoversikt

Det skal arbeides med format og innhold i denne lista.

Publisert 20. juni 2016 09:57 - Sist endret 29. sep. 2016 14:26