IT i universitetets årsplan 2017-19

Universitetsstyret vedtok årsplan for 2017-19 og fordeling 2017 på sitt møte 20.-21. juni 2016. Dette notatet oppsummerer konsekvenser for IT-organisasjonen av prioriteringene i årsplan- og  fordelingsvedtaket.

Til: IT-ledernettverket, Strategisk koordineringsgruppe, USITs ledelse
Fra: IT-direktøren
Kopi til:  
Dato: 21. juni 2016
Referanse: Universitetsstyrets årsplan- og fordelingsvedtak 20.-21. juni 2016, se saksdokument og Årsplan for Universitetet i Oslo for 2017-19

Sammendrag

Forslaget til årsplan for universitetet for 2017-19 innebærer en satsing på IT-infrastruktur som det ene av to nye strategiske grep. Det sies eksplisitt at IT-infrastrukturen er vesentlig i arbeidet med å nå målene i universitetets strategi og for å skape flere og bedre resultater av forsknings- og utdanningsvirksomheten, samt effektivisering av administrativ virksomhet.

Dette følges opp med ekstra tildelinger til utbygging av stamnett og trådløsnett på universitetet i planperioden 2017-19.

Årsplanen innebærer en sterk prioritering av utdanningskvalitet og oppfølging av lærings- og studiemiljøet der studentenes læring skal stå i fokus. Dette innebærer satsing på nyskapende og studentaktive læringsformer og bedre oppfølging av studentene gjennom hele studieløpet. I tillegg skal arbeidet med digital eksamen videreføres og program for digitalt læringsmiljø er sikret finansiering. Det skal startes arbeid for å sikre bedre organisering og koordinering av støttemiljøene for utdanningsvirksomheten. Alt dette vil ha vesentlige konsekvenser for prioriteringene i IT-organisasjonen.

På forskningssiden er arbeidet med eInfrastruktur sikret finansiering selv om det vil ta 4 år før universitetet når målet om 15 millioner kroner i friske midler til dette arbeidet. Utover dette prioriteres økt ekstern forskningsfinansiering og bedre rekruttering som årsplantiltak. I tillegg kommer igangsatte aktiviteter og satsinger på forskningsområdet.

Ordningen med porteføljemidler for administrativ IT videreføres.

Universitetet regner ikke med noen realvekst i bevilgningen over statsbudsjettet. Finansieringen av forslag til strategiske satsinger og investeringer skjer med rammekutt, noe som innebærer at USIT vil få kutt i rammetildelingen. Størrelsen på kuttet vil ikke være klart før utpå høsten når budsjett for 2017 for LOS blir fastsatt.

1. Bakgrunn

I forarbeidet til årsplan 2017-19 og fordeling 2017 har det vært arbeidet med å kartlegge universitetets økonomiske handlingsrom og hvilke strategisle grep det er viktig å ta i 2017 og påfølgende år. Dette var sak på møte i universitetsstyret 14. mars 2016 og 3. mai 2016.

Til dette arbeidet leverte IT-direktøren notat om behovet for IT-investeringer og strategiske IT-satsinger i flere omganger, se nettstedet “IT-investeringsbehov” og notatet “Strategiske satsinger innen IT i forskning, utdanning og administrasjon”. Saken ble diskutert på møte i IT-ledernettverket og USITs ledelse ved flere anledninger.

2. Årsplan for Universitetet i Oslo for 2017-19

I innledningen til utkastet til årsplan understrekes ambisjonene om å styrke universitetets “internasjonale posisjon som et ledende forskningsuniversitet” som skal gi “høyere utdanning som er basert på det fremste innen forskning” og som skal etablere “et verdensledende utdannings- og forskningsmiljø for livsvitenskap”. I tillegg peker innledningen på de to andre tverrfaglige satsingsområdene (UiO:Norden og UiO:Energi) og utpekingen av fem miljøer (innen medisin, økonomi, materialvitenskap og nanoteknologi, psykologi og språkfag) som svar på regjeringens satsing på verdensledende miljøer.

2.1. Satsinger for å initiere endring

Under denne tittelen beskriver rektor og universitetsdirektør retning for virksomheten. Blant det viktigste for IT-virksomheten er:

  • Oppfølgingen av SAB-rapporten og anbefalingene fra SAB-arbeidsgruppene er “et sentralt og gjennomgående grep i planperioden”. Det er ingen egen plan for dette, i stedet er tiltakene innarbeidet i årsplanen der de hører hjemme tematisk
  • Universitetet skal gjennomføre “tiltak som gir et løft for utdanningskvaliteten og studentenes læring skal stå i fokus”. Studentene skal “nyte godt av oppdatert teknologi i utdanningen” og arbeidet med digital eksamen videreføres. I tillegg kommer “et særlig fokus på bedre koordinering av støtteressursene for utdanning”
  • IT-infrastruktur er “en vesentlig faktor i arbeidet for å nå målene i universitetets strategi” og skal bidra til “å skape flere og bedre resultater innen forsknings- og utdanningsvirksomheten, samt å effektivisere administrative rutiner”

I tillegg omtales satsing på tverrfaglighet og på innovasjon og kommersialisering, internasjonal forsker mobilitet og oppfølging av masterplan for moderniseering av universitetets eiendommer i innledningen.

2.2. Virksomhetsovergripende tiltak

Dette blir videreført i årsplanen for 2017-19 med følgende virksomhetsovergripende tiltak:

  • Arbeidsmiljøutvikling
  • Innovasjonsløftet
  • Karrierepolitikk
  • Læringsmiljø og utdanningskvalitet
  • Masterplan for eiendommer
  • Plattform for universitetsledelse
  • IT-infrastruktur for forskning og utdanning

IT inngår i mye av dette, men det er to av disse sju som er av spesiell betydning for IT-organisasjonen:

  • Læringsmiljø og utdanningskvalitet
    • Koordinere og samordne støtteressurser for utdanningsvirksomheten og utvikling av delingskultur
  • IT-infrastruktur for forskning og utdanning
    • Investere i IT-infrastruktur for å understøtte primæraktivitetene. IT-infrastruktur er en vesentlig faktor i alle utviklings- og endringsprosesser for å nå målene i universitetets strategi

2.3. Tiltak som skal gjennomføres på fakultetsnivå

Resten av årsplanen omfatter 6 tiltak som skal gjennomføres på fakultetsnivå under tre overskrifter:

  • Utdanning
  • Forskning
  • Samfunnskontakt, formidling og innovasjon

Til hvert av de 6 tiltakene er det knyttet konkrete forventninger til resultater i 2017 og 2019.

Innenfor alle tre områdene omtales prioriteringen av tverrfaglighet og spesielt de tre tverrfaglige forskningsområdene (UiO:Livsvitenskap, UiO:Norden og UiO:Energi).

2.3.1. Utdanning

På utdanningsområdet er utdanningskvalitet og å tiltrekke motiverte og dyktige studenter ved hjelp av et godt læringsmiljø og god oppfølging sentral sammen med god utnytting av kompetansen i støttemiljøene til å utvikle fremtidsrettete lærings- og vurderingsformer.

  • Tiltak #1: Fakultetene skal styrke studentenes integrering i fagmiljøet og gi god oppfølging underveis i studiene
  • Tiltak #2: Fakultetene skal ta i bruk nyskapende og studentaktive lærings- og vurderingsformer for å styrke studentenes læringsutbytte og utdanningenes arbeidslivsrelevans

2.3.2. Forskning

Ved siden av forskningskvalitet og å fremme grensesprengende forskning og  fremragende forskningsmiljøer er økt ekstern forskningsfinansiering og bedre rekruttering og oppfølging av forskere sentralt på forskningsområdet.

  • Tiltak #3: Fakultetene skal ha en betydelig økning i finansiering fra EU-systemet
  • Tiltak #4: Rekrutteringsprosessene ved UiO skal forbedres

2.3.3. Samfunnskontakt, formidling og innovasjon

I relasjon til omverden prioriteres kommunikasjon av universitetets strategiske tverrfaglige satsinger, toppforskningsmiljøer og forskningsbaserte utdanninger, samt synliggjøring av innovasjonssatsingen.

  • Tiltak #5: Fakultetene skal utarbeide konkret tiltak innen prioriterte innsatsområder for innovasjon, og sikre hensiktsmessig interaksjon og synergier med UiOs tverrfaglige satsinger og toppforskningsmiljøer
  • Tiltak #6: UiOs tverrfaglige satsinger skal kommuniseres for å øke kjennskap og oppslutning hos prioriterte målgrupper. Innsikt fra UiOs toppforskningsmiljøer skal nå samfunnet gjennom aktiv dialog og samfunnskontakt

3. Fordelingen for 2017 og strategiske satsinger

I budsjettet for 2017 er det funnet rom for 63 millioner kroner til faglige satsinger og 179 millioner kroner til investeringer. I år ble ikke enhetene bedt om innspill til strategiske satsinger og det blir presisert i saksframlegget til universitetsstyret at fakulteter og tilsvarende enheter er rammefinansiert og må prioritere satsinger innenfor egne rammer.

3.1. Faglige satsinger

Tilsammen foreslås 9 faglige satsinger:

  • Innovasjon og strategiske allianser
  • Satsing på frie midler til forskning
  • Rekruttering, internasjonal forskermobilitet og UiO:Karriere
  • Læringsmiljø
  • Toppforskningsinsentiv
  • Strategisk avsetning for å kunne gjennomført viktige institusjonelle tiltak/satsinger som blir aktuelle i løpet av året
  • Mediekjøp, øke avsetningen for å opprettholde kjøpekraften
  • Saving Oseberg-prosjektet
  • Samlepost med mindre forpliktelser

Av disse er det satsingen på 4,8 millioner kroner til tre aktiviteter knyttet til utvikling av læringsmiljø som har de mest direkte konsekvensene for IT-organisasjonen, – samordning av støtteressurser for utdanningsvirksomheten og digital eksamen og digital læringsmiljø, samt styrking av Fagområde for universitetspedagogikk (FUP).

3.1.1. Samordning av støtteressurser

Samordning av støtteressurser for utdanningsvirksomheten har en forhistorie i rapporten om IT i utdanning og anbefalingene fra SAB-arbeidsgruppe for utdanningskvalitet. I omtalen av dette i saksdokumentene foreslås det opprettet en ny koordinerende enhet der målet er “bedre synliggjøring og utnyttelse av eksisterende ressurser og en mer koordinert støttetjeneste for undervisning”. Dette var oppe på møte i universitetsstyret 20.-21. juni 2016 som diskusjonssak, se styredokumentet der det står:

“Universitetsledelsen foreslår derfor at det settes av ressurser til et prosjekt som kan avklare mer i detalj hva slags oppgaver og organisasjonsform en slik koordinerende enhet skal ha. Dette er en del av styresaken om Årsplan 2017-2019 og fordeling 2017. Prosjektet bør ha oppstart høst 2016 og fortsette i 2017 til en ny enhet er organisert.”

3.1.2. Digital eksamen og digitalt læringsmiljø

Arbeidet med digital eksamen videreføres i 2017-19. Sentrale driftsutgifter på 7,85 millioner kroner for digital eksamen, inkludert digital eksamensløsning for Det juridiske og De medisinske fakultet, foreslås dekket av fakultetene. Det samme gjelder finansieringen av drift av eksamenslokalene i Silurveien 2.

Programmet for digitalt læringsmiljø foreslås finansiert av porteføljemidlene til IT i forskning og utdanning (5,0 millioner kroner), samt friske midler på 1,8 millioner krone i 2017 og 2,8 millioner kroner i 2018.

3.2. Investeringer

Investeringene omfatter to poster, – 150 millioner kroner til arealer (oppfølging av masterplan for bygninger og nedbetaling forhåndsdisponeringer) og 29 millioner kroner til IT i forskning, utdanning og administrasjon:

  • 11 millioner kroner til stamnettet i 2017, så 7,0 millioner i 2018 og 6,0 millioner i 2019
  • 6 millioner kroner til trådløsnettet i 2017, så 6,0 millioner i 2018 og 1,0 millioner i 2019
  • 7 millioner kroner til eInfrastruktur i 2017, så 10,0 millioner i 2018, 12,0 millioner i 2019 og 15 millioner i 2020
  • 5 millioner kroner til effektivisering av saksbehandling gjennom ny arkivløsning i 2017, så 6,0 millioner i 2018 og 4,0 millioner i 2019

Utover dette sier styredokumentet at “foreløpige anslag indikerer at det fra 2018 og utover kan være behov for økte avsetninger til investeringer på IT-siden på over 50 millioner kroner, utover de 30 millioner kroner som er foreslått avsatt i 2017”. Det er lagt opp til at framtidige IT-investeringsbehov skal konkretiseres i løpet av høsten 2016. Videre vil behovet for å finansiere utskifting av systemer innen økonomi og lønn og personal fra 2018 bli tatt opp på et senere tidspunkt.

3.3. Intern fordeling

Universitetet estimerer en brutto økning på 2,1% av bevilgningen over statsbudsjettet for 2017, med en pris- og lønnsøkningen beregnet å bli 2,2% gir dette en 0,1% nedgang i realverdien av bevilgningen. Om lag 96% av denne bevilgningen kanaliseres videre til fakulteter og andre enheter etter gjeldende fordelingsmodell.

Det er foretatt rammekutt blant annet for å finansiere de foreslåtte investeringene. For LOS vil dette rammekuttet komme i tillegg til kuttet på 50 millioner kroner i oppfølgingen av Internt handlingsrom (IHR). For USIT vil dette høyst sannsynlig innebære ytterligere kutt i rammetildelingen.

3.4. Porteføljemidler til administrativ IT

For SKAIT så videreføres porteføljemidler for administrativ IT som tidligere med 17,5 millioner kroner. Det er i tillegg bevilget midler til ny løsning for saksbehandling og arkivering fra styret. Styret besluttet i møtet at tilsvarende beløp skal bevilges av porteføljemidlene til administrativ IT:

  • 5 millioner kroner i 2017
  • 6 millioner kroner i 2018
  • 4 millioner kroner i 2019

Ordningen med porteføljemidler til IT i forskning og utdanning videreføres ikke i 2017. Disse midlene er disponert til digital eksamen og digitalt læringsmiljø, samtidig som det er vedtatt en opptrappingsplan for finansiering av eInfrastruktur.

SKAIT vil ikke fordele porteføljemidler til IT i forskning og utdanning for 2017 fordi styret har disponert midlene til digital eksamen og digitalt læringsmiljø.

3.5 Utgifter til Digital eksamen og Silurveien

Driftskostnader for digital eksamen på 7,8 mill. kroner fordeles mellom fakultetene med en nøkkel basert på 50% vekt iht bevilgning og 50% vekt iht studieplasser. I driftskostnadene inngår dekning av personalressurser i fagstøtte (systemeier), lisenser, samt driftsmidler til USIT for dekke driftskostnader for både Insperia, Jus og Medfak løsning.

Kostnadene til drift av Silurveien 2 er estimert til 19,3 mill. kr. Midlene finansieres av midler hhv Eiendomsavdelingen (2 mill. kroner) og fakultetene (17,3 mill. kroner) i dag bruker til å leie eksamenslokaler, eksamensvakter mm.

Fordeling av kostandene er basert på enhetenes utgifter til eksamensvakter i 2015. Det er vår vurdering av dette var den enkleste og beste måleenhet for å vise omfang av skoleeksamener. Konkret ble det utarbeidet en lønnart rapport, hvor følgende lønnsarter ble tatt med: Overinspektør, Ass. Overinspektør og Eksamensvakt med feriepenger inkludert i grunnlaget.

Det juridiske fakultet har selv nær 100% dekning av digital eksamen for sine studenter. De har selv investert i tilpasninger av lokaler og stasjonære pc’er. De vil ikke benytte Silurveien i første omgang, og er dermed heller i med i fordelingen av utgifter for 2017.

De totale utgifter til Silurveien i drift er estimert til 19,3 mill. 2 millioner har blitt benyttet til eksterne lokaler og er vært finansiert av Eiendomsavdelingen. Det er dermed et behov for å finansiere 17,3 millioner. De totale utgifter til eksamensvakter i 2015 var på 13,1 millioner, disse vil falle bort i 2017 for fakultetene. I tillegg vil man ikke ha utgifter til IT-vakter lokalt, et omfang som ville økt ved den økte andelen av digitale skole eksamener Håndtering av kontrakter og utbetaling for både eksamensvakter og IT-vakter vil skje i regi av sentralt. Gitt omfanget på antallet bilag, i 2015 var det 2150 bilag, vil det frigjøre ressurser for enhetene.

Fordelingen av utgiftene vil bli vurdert jevnlig.

Det vil arbeide aktivt med fakultetene på planleggingsstadiet for aktivt å utnytte Silurveien optimalt. Men i 2017 forventer vi at det fortsatt vil være behov for å avholde eksamener på Campus.

Publisert 20. juni 2016 11:47 - Sist endret 13. mars 2017 21:35