De små innsiktene – videre dykking i Nettskjemas indre

Vi skriver om koden til Nettskjema. For å effektivisere har vi valgt å pusse opp utseende og funksjonene i det administrative-grensesnittet i samme slengen.

Vi sendte i desember 2020 ut to separate undersøkelser der brukerne skulle gi sin tilbakemelding på de ulike elementene innenfor sidene «mine skjema» og «innstillinger».

Kvinne som holder en hvit kopp med en liste på. Listen lyder; Sikker, nyttig, enkel og brukervennlig

Mine skjema

Vi sendte ut spørreundersøkelsen til 333 brukere som har sagt seg villige til å hjelpe oss med utviklingen av Nettskjema.

Bilde av grensesnittet til Nettskjemas mine skjemaer, øvre venstre hjørne

Søkefeltet

Vi spurte brukerne om hvor ofte de har måttet benytte seg av søkefeltet for å finne et skjema. Her fikk vi overraskende svar at de aller fleste ikke hadde fått med seg at det var et søkefelt man kunne bruke for å finne skjemaer. Så her har nok søkefeltet blitt for dårlig kommunisert til brukeren. Det kom flere ønsker om at brukerne selv kunne gruppere og sortere skjemaene sine, slik at de skal slippe å måtte søke etter dem. I første omgang vil det bli lagt mest vekt på å bedre kommunisere søkefeltet og forbedre dets funksjon, framfor det å la brukerne sortere skjemaene selv. Det siste er høyt ønsket av brukerne, men vil kreve enorme ressurser. Men ikke se bort fra at det kan komme i en senere utviklingsfase.

Filtrering

På spørsmålet om hvor ofte brukerne har brukt filtreringsmulighetene for å få oversikt over skjemaene sine, svarte de fleste at de aldri har brukt denne funksjonen. Enten for at de ikke har lagt merke til at det var en mulighet. Eller for at det ikke er tilstrekkelig med å filtrere for å kunne få oversikt over sine skjemaer. Her kom det opp ønsker om å kunne filtrere på om skjemaet er tilknyttet Tjenester for Sensitive Data (TSD) eller ikke. Filtreringen vil i den nye utviklingen falle bort til fordel for en forbedret sorterings funksjon. Det er for å minske lasten av interaksjoner for brukerne, da det allerede er så mye de må ta stilling til her.

Skjemalister

Vi spurte om hvor ofte brukerne bruker de ulike listene for å se de ulike skjemaene. Her igjen er det et fåtall som bruker disse aktivt, da særlig «gamle skjemaer med personopplysninger». Det kom opp ønsker om et eget arkiv brukerne kan legge gamle skjemaer i, så man slipper å ha både åpne og lukkede i listen. Fokuset for å utvikle listene vil være å gi brukeren mer oversikt slik at de enklere finner fram til de skjemaene som er aktuelle. Det vil også legges til funksjoner og nye sorteringsmuligheter.

Sorteringsmuligheter

På spørsmålet om hvor ofte brukerne bruker sorteringsmulighetene for å få oversikt over skjemaer, svarer igjen de aller fleste brukerne at de aldri har brukt denne funksjonen. De oppgir også her at de ikke var klare over at man kunne bruke dem til sortering. Brukerne ytret ønske om å legge til flere sorteringsmuligheter som prosjekt, tema og emne. Her ønsker vi å videreutvikle og forbedre sorteringen slik at denne alene kan benyttes til å navigere seg i listen av skjemaer. De interaktive mulighetene skal kommuniseres tydeligere ettersom det ser ut til å fungere dårlig for brukerne i dag.

Andre kommentarer

Til slutt spurte vi brukerne om de hadde noen kommentarer til siden «mine skjema». Her kom det naturligvis også inn kommentarer til andre deler av Nettskjema også disse tar vi med oss inn i utviklingsarbeidet.

Når det kommer til ønsker og kommentarer til «mine skjema» mener brukerne at vi bør legge til en funksjon der man kan kopiere skjemaer med alle innstillinger, samt mulighet for å kopiere og gjenbruke deler av skjemaer. Det kom et sterkt ønske om et bedre visuelt skille for de skjemaene som har fått inn nye svar, for eksempel ved å bruke fet skrift eller lignende. Dette er funksjoner som sammenfaller med vår visjon for utviklingen av Nettskjema, men som må komme i andre rekke i denne omgang, men de er på lista.

Ønskene og kommentarene som var for andre deler av Nettskjema var at det er behov for tydeligere informasjon når et skjema vaskes for personopplysninger, mulighet for å legge inn lydfiler og filmfiler i skjema, samt muligheten for å bytte mellom spørsmålstyper i byggeren. Det kom også ønske om å ha en resultatrapport som kan skrives ut og som viser mer enn grunndataene. Dette er ønsker vi får ofte og som er satt på prioriteringslisten, og mye av det vil komme som funksjoner i fremtiden. 

Innstillinger

Vi sendte denne undersøkelsen ut til de samme 333 brukerne som hjelper oss i utviklingen av Nettskjema.

Kodebok

Bildet kan inneholde: rektangel, skrift, parallell, mønster, logo.

Først spurte vi brukerne om de har brukt kodeboken. Her svarte flere at de ikke har brukt den, eller at de ikke vet hva den er eller gjør.

De som har brukt kodeboken syns i midlertid at den er enkel å bruke, men at det kan forbedres noe. De ulike funksjonene brukes, men de mer spesifikke og spesielle funksjonene benyttes kun av spesielt interesserte. Dette gjelder særlig funksjonen å laste ned kodeboken som SPSS-syntaks-fil. Automatisk utfylling av kodeboken brukes desidert mest, men har forbedringspotensialer da vi fikk kommentarer på at noen brukere må rette mye eller alt som den automatiske utfyllingen legger til.

Det er et sterkt ønske om mer veiledning på sidene slik at flere kan bruke denne funksjonen. Når feil oppstår ønsker brukerne tydeligere beskjed om hva som er feil, hvor den er og forslag til hvordan de kan rette opp feilen. Det kom også kommentarer om at brukerne ikke var klar over at kodeboken kunne fylles ut automatisk.

Her vil vi fokusere på å gi informasjon om hvordan og når kodeboken skal brukes, slik at flere av brukerne våre kan benytte seg av denne.

Innstillinger

Vi startet kartleggingen av innstillingene med å spørre om brukerne synes innstillingssiden er forståelig å bruke. Her svarer de aller fleste at de synes den er enkel å bruke, men også at den kunne vært bedre. Forslagene for hva som kan gjøres for at siden skal bli bedre å bruke, er at brukerne vil ha mer veiledning direkte på siden da de finner det forvirrende å forstå hvilke innstillinger som er hvor, og gjør hva. De ønsker også en lenke til veiledningssidene lett tilgjengelig. For innstillingene skal vi fokusere på å gi en bedre oversikt over hvor de ulike innstillingene er, vi skal også legge til informasjon om hva de gjør og hvilke alternativer og handlinger som kan velges.

Når er skjemaet åpent, levering, e-post og personopplysninger, og kontaktinformasjon

På spørsmål om hvor ofte brukerne benytter seg av innstillingen «når er skjema åpent?», svarer de fleste at de bruker det ofte, mens de stort sett er fornøyde med forhåndsinnstillingen her. Ett ønske er å kunne forhåndsinnstille når et skjema sendes ut.

Vi spurte brukerne om hvor ofte de aktivt har benyttet seg av innstillingene under «Levering, e-post og personopplysninger». De fleste innstillingene brukes relativt ofte, men det er en innstilling som nesten ikke brukes av noen – «Få e-postvarsel når skjemaet mottar svar».

Det er også her rom for forbedringer, som brukerne ga tydelig beskjed om. Det er ønsker om tydeligere informasjon i invitasjoner, og bedre informasjon rundt anonymitetsgraden for et skjema. Det største ønsket er at brukerne selv kan utforme invitasjonen og kvitteringene, både tekstlig og visuelt.  

Når det kommer til endring av kontaktadresse for skjemaet, er dette en godt brukt funksjon. Men også her kommer det kommentarer om at brukere ikke viste at dette gikk an.

Selv om vi får til svar at det ikke er så mange som bruker noen innstillinger, er akkurat de innstillingen ekstremt viktig for noen få. Det er dette som gjør Nettskjema så spesielt.

Invitasjoner skal endres slik at det blir en flyt i prosessen, samt prøve å få til en funksjon der brukerne i større grad har kontroll over utseende og tekst.

Generelle innstillinger

Bildet kan inneholde: rektangel, skrift, nummer, sirkel, parallell.

For de generelle innstillingene har brukerne mest problem med å skille mellom de ulike innstillingene og hva de egentlig gjør. De etterlyser også mer informasjon og brukerveiledning inne på sidene. Her er det «skjematype» som desidert er mest brukt, fulgt av «mulig for respondent å endre/slette svar».

Her skal det pirkes på småting for å få det til å passe sammen med resten av det vi skal forbedre.

Meldinger og språk

Innstillingene om meldinger og språk brukes, men det er et fåtall som bruker dem ofte. Noe av grunnen til dette opplyser brukerne kan være for at det er uklarhet i hva de ulike innstillingene gjør før man har trykket for å endre. Et særlig problem er at det er uklart hva brukerne endrer på når de endrer «skjemaspråk».

Navnet på innstillingene skal endres og strammes opp slik at brukerne får informasjon om hva det er de kan endre på her.

Rettigheter

Bildet kan inneholde: rektangel, skrift, nummer, parallell, logo.

På spørsmålet om hvor ofte brukerne benytter seg aktivt av de ulike rettighetsinnstillingene, svarer de fleste at de bruker dem. Her er det innstillingen om hvem som kan svare på skjemaet som brukes hyppigst, mens kopieringsrettigheter brukes noe mindre. Ønskene her er også at det er behov for mer og bedre veiledning og forklaringer på hva ting er og gjør.

Planen er å slå sammen rettigheter og innstillinger slik at brukerne ikke får for mange faner å forholde seg til, da innstillinger og rettigheter er tett beslektede.

Innhent svar

Bildet kan inneholde: skrift, rektangel, materiell eiendom, skjermbilde, parallell.

Brukerne endrer relativt ofte nettadressen til skjemaet, selv om flere kommenterer at de ikke er sikre på hva det er og at de føler at denne innstillingen er feilplassert. Å dele nettadressen på e-post er det en del færre som gjør. Her går det igjen et behov for bedre og tydeligere forklaring på hva ting er og gjør.

Vi skal flytte endring av nettadressen inn på innstillingssiden, høyt oppe slik at kanskje flere ser den og vil benytte seg av den. Da unngår vi sinte mail om at brukerne ikke finner innstillingen.

Legge skjemaet på en nettside

Det å legge skjemaet på en nettside er noe kun spesielt interesserte brukere gjør, i følge svarene som er oppgitt. Godt over halvparten har aldri brukt denne funksjonen, verken innenfor eller utenfor UiOs nettsider. Brukerne kommenterer her at de som er eksterne føler seg ekskludert fra tjenesten når det er hovedfokuset på UiO som går igjen.

Her vil vi prøve å gjøre det enklere å hente ut kodesnutter, og utvikle presets for utvalgte applikasjoner som Vortex og Canvas.

Se resultater

Bildet kan inneholde: rektangel, skrift, programvare, parallell, skjermbilde.

Brukerne benytter seg jevnt over av de fleste funksjonene her, med unntak av «publisere svar – se og velg hvilke spørsmål du vil publisere på en nettside». Det å «se rapport» og «eksportere data – Excel-fil» er de desidert mest brukte funksjonene av våre brukere. Brukerne ønsker her en mulighet for å kunne hente ut vedleggene i et skjema på en enklere måte, samt å kunne laste ned web-rapporten.

Her vil det komme en opprydning av grensesnittet, samt mer informasjon om hva de ulike funksjonene er og gjør.

Helt til slutt

Brukerne fikk mulighet til å komme med kommentarer helt til slutt i skjemaet der de kunne skrive om de hadde andre synspunkter, tilbakemeldinger eller ris eller ros. Et sitat vi ønsker å trekke fram er et som gjenspeiler de fleste kommentarene her: «spørreskjema har gjort meg oppmerksom på funksjoner jeg kanskje bør ta i bruk. Takk!». Andre ting brukerne våre drar fram er at vi bør prioritere en enklere måte å publisere svar på nettsider og at vi bør se på og utvikle flere spørsmålstyper.

Spørreskjema har gjort meg oppmerksom på funksjoner jeg kanskje bør ta i bruk. Takk!

Konklusjon

Dette er en betydelig mindre undersøkelse enn den forrige «den store innsikten», men denne ga oss viktig informasjon som vi skal legge til grunn for videreutviklingen vi står ovenfor.

Kort oppsummert mener brukerne våre at vi bør bli bedre på navigeringen på sidene, og det å få inn mer og tydeligere veiledning. Vi må legge inn tydeligere og mer forståelige overskrifter og inndelinger, samt forklaringer på hva ting er og gjør.

Men det største problemet vi må løse er å gjøre funksjonene mer synlige, da vi fikk til svar på de fleste spørsmålene at brukerne enten ikke viste hva funksjoner er eller at de ikke viste at den var der.

Se presentasjonen: De små innsiktene

Av Iselin Tomsdatter Ellingsen
Publisert 7. mai 2021 09:08 - Sist endret 7. mai 2021 09:11
Tegneblokk med håndtegning av et brukergrensesnitt

UX-bloggen

En blogg for deg som er interessert i gode brukeropplevelser, tips og triks, nyttige UX-verktøy og erfaringer fra prosjekter vi i Gruppe for Brukeropplevelse arbeider med.