Den store innsikten - Et dypdykk i Nettskjemas indre

I fjor utførte vi en omfattende undersøkelse av Nettskjemas admin-grensesnitt. Dette gjorde vi for å ha et utgangspunkt og grunnlag for den store oppussingen som utføres i skrivende stund.

Bildet kan inneholde: servise, hånd, drikkevarer, håndskrift, kaffe kopp.

Innsikten

Vi sendte ut invitasjon til undersøkelsen 14 000 brukere av Nettskjema, hvor vi fikk svar fra litt over tusen brukere, dette er rundt 7% som valgte å hjelpe oss med gode data, innsikt og kommentarer. Flere av disse meldte seg også til videre tjeneste ved å si seg villig til å teste ut ny funksjonalitet, nye undersøkelser og oppfølgingsspørsmål, disse har vi valgt å kalle Nettskjemas hjelpere.

Hvem er brukerne og hva brukes skjemaene til?

Vi sendte ut invitasjoner til alle som har redigeringsrettigheter til et eller flere skjema, samt at vi lenket opp til spørreundersøkelsen på forsiden til Nettskjema. De aller fleste av de som svarte på undersøkelsen hadde laget et skjema selv, mens resterende kun administrerer. UiO-brukerne utgjør rett under halvparten av brukerne mens resten er eksterne, deriblant OsloMet og Universitetet i Tromsø.

Søylediagram med oversikt over de ulike institusjonene som bruker Nettskjema
Trykk på bildet for å forstørre det.

Av brukerne utgjør teknisk/administrative- og vitenskapelige ansatte majoriteten, fulgt av en betydelig mindre andel studenter og Ph.d-kandidater.

Nettskjema brukes mest hyppig som:

  • Påmeldingsskjema for kurs, seminarer og andre fellesaktiviteter
  • Datainnsamling i forbindelse med forskning eller studier
  • Datainnsamling som brukerundersøkelser og evalueringer

Av alle svarene fra undersøkelsen fremkommer det at Nettskjema kan ha mange flere bruksområder. Vi planlegger derfor å jobbe med å tilrettelegge for en bredere bruk av tjenesten.

Hvorfor brukes nettopp Nettskjema?

De fleste brukerne benytter seg av Nettskjema for at de synes det er det enkleste alternativet av de tjeneste som er der ute. Nettskjema blir brukt også av andre grunner som at det er det eneste tillatte verktøyet de kan bruke eller at de ikke kjenner til andre tjenester. Det er kun et fåtall som bruker Nettskjema på grunn av tilkoblingen til Tjenester for sensitive data (TSD). Svært få svarer at de bruker Nettskjema for at vi har funksjonalitet som andre tjenester ikke har.

Brukerne kommenterer også at de bruker Nettskjema på grunn av den høye graden av sikkerhet vi tilbyr. Andre grunner de oppgir er at de har blitt anbefalt Nettskjema som verktøy, samt at Nettskjema er et kostnadsfritt alternativ for dem på deres arbeidsplass.

Ordsky med de mest brukte ordene om Nettskjema
Trykk på bildet for å forstørre det.

De brukerne som oppgir at de har brukt andre tjenester, oppgir at Nettskjema er bedre på noen ting, men dårligere på andre, men samtidig svarer en del at Nettskjema generelt er bedre enn de andre tjenestene de har prøvd. Kun et ørlite fåtall svarer at de opplever Nettskjema som generelt dårligere.

Vi spurte brukerne om hva de mener vi kan lære av de andre tjenestene, det er elementer som funksjonalitet i skjemabyggeren, analyse- og eksport av resultatene som blir mest nevnt.

I kjølvannet av disse kommer generell UX-brukervennlighet og forbedring av den grafiske opplevelsen som ønsker. Dette samsvarer med de mer kritiske kommentarene vi fikk, som gikk på kritikk av utseende og den generelle brukervennligheten. I skrivende stund er dette ting vi ordner på, Nettskjema vil i løpet av 2021 stå fram i ny drakt, med bedre funksjoner, mer brukervennlig navigering og ikke minst et nytt utseende. Dette utarbeides og forbedres i samsvar med de dataene vi fikk samlet inn her.

Søylediagram med oversikt over de funksjonene brukerne mener vi kan lære noe av
Trykk på bildet for å forstørre det.

Hvordan fungerer Nettskjema i bruk?

Brukerne mener at det som er enklest å gjøre i Nettskjema er å opprette et skjema, finne et skjema de administrerer og det å innhente svar fra respondentene. Det de aller fleste opplever som problematisk er først og fremst å lage avhengigheter mellom spørsmål, samt det å forstå hva de ulike innstillingene er og gjør. Vi arbeider nå med å legge inn mer informasjon og veiledning der brukerne har gitt uttrykk for at det er nødvendig og ønsket.

Brukerne mener først og fremst at det er utfordrende eller lite effektivt å bruke funksjonene i byggeren. De tar fram at det er klønete å få oversikt i skjema, de ønsker en bedre visuell utforming, samt tilrettelegging for gjenbruk av spørsmål og muligheten for å endre spørsmålstyper. Øverst på ønskelisten kommer bedre tilrettelegging for avhengige spørsmål. Andre ting som kommer opp er at de ønsker en mer visnings-nær bygger, flere spørsmålstyper og at de vil kunne laste ned skjemaet i sin helhet til en PDF fil, ikke bare grunndataene. Det er store behov for å endre byggeren, og dette vil skje i nærmere fremtid i takt med de andre utviklingene og oppussingen av Nettskjema.

Søylediagram med oversikt over hvilke oppgver brukerne synes er utfordrende eller lite effektive å utføre i Nettskjema
Trykk på bildet for å forstørre det.

På andreplass av funksjoner de opplever som utfordrende kommer etterbehandlingen av data når skjemaet har samlet inn svar. Her er ønsket om en bedre og mer fleksibel webrapport, som gir en bedre presentasjon av data, med flere grafer, sorteringer og sammenligninger. Et mer alvorlig problem som ble belyst var at «slett alle svar» knappen er plassert slik at man lett kan komme borti den ved et uhell. Det er også ønsket en enklere måte å eksportere webrapporten til flere filtyper. Den enkleste men kanskje også mest fatale feilen å fikse, har vi løst med at vi har lagt inn funksjoner som gjør at ingen skal kunne slette alle svar elller andre deler av skjema ved uhell. Tydeligere markeringer av knappen, og en aktiv interaksjon fra brukeren kreves for å slette store og viktige elementer. 

Andre utfordrende eller lite effektive funksjoner er deling av eierskap eller selve skjemaet. Dette mener brukerne skyldes at man må bruke brukernavn, istedenfor e-post som de fleste finner mer intuitivt. Flere finner organiseringen av Mine skjema som lite hensiktsmessig slik som det er nå. Våre eksterne brukere mener at Web-login ødelegger og ekskluderer de fra en tjeneste de tross alt er brukere av. Det kommer også opp et ønske om mer kursing og gode eksempler på bruk av Nettskjema. Når det kommer til problemstillingen rundt web-login, byttet vi denne til FEIDE-innlogging tidlig i 2021, med denne innsikten som en faktor i bestemmelsen for dette byttet.

Hva ville gjort Nettskjema bedre?

Brukerne våre mener at Nettskjema hadde blitt bedre for dem å bruke hvis de kan gjenbruke spørsmål fra andre skjema, hvis vi tilrettelegger for bedre støtte for å analysere svar og bedre støtte for avhengigheter/dynamiske svar, samt å kunne laste ned vedlegg samlet og kunne se respondentens gjennomføringsgrad.

Stort søylediagram med oversikt over hvilke prioriteringer brukerne har for utviklingen av Nettskjema
Trykk på bildet for å forstørre det.

Her kommer bedre støtte for å analysere svar desidert øverst på ønskelisten til brukerne.

Funksjoner knyttet til å bygge et skjema, kommer generelt høyt opp de også. Her er lyder ønskene om bedre oversikt og støtte for å gjøre endringer i skjemaet, bedre støtte for avhengigheter/dynamiske spørsmål, og gjenbruk av spørsmål, samt nye spørsmålstyper. Et annet viktig ønske er muligheten å endre spørsmålstypen, da særlig mellom avkrysningsbokser og radioknapper.

Når vi sammenligner svarene fra brukerne gitt ved avstemning og fritekst får vi veldig like prioriteringsønsker. Det er kun to ulikheter, men disse er de som kommer nederst i prioriteringsrekkefølgen. Som i resten av undersøkelsen er det etterbehandling av data og funksjoner i byggeren som brukerne mener vi bør prioritere å utvikle eller forbedre. Brukerne begrunner sine prioriteringsønsker med at det vil effektivisere etterarbeidet, funksjonene vil gjøre Nettskjema mer oversiktlig, at det blir enklere i bruk og at de vil i større grad unngå etterarbeid. Disse prioriteringene vil også gi brukerne flere muligheter og det vil generelt effektivisere deres bruk av Nettskjema.

Topp 5 fuknsjoner vi bør satse på

Basert på avstemning Basert på fritekstsvar
A) Bedre støtte for å analysere svar (flere grafer, filtrere, sortere, sammenligninger)​ A) Bedre støtte for å analysere svar (flere grafer, filtrere, sortere, sammenligninger)​
B) Bedre støtte for å få oversikt og gjøre endringer i skjemaet (f.eks. enklere å bytte om rekkefølgen på spørsmål, se avhengigheter mellom spørsmål, gruppere spørsmål, etc.) C) Forbedre funksjonen for å lage skjema med avhengigheter/logikk (dynamiske skjema hvor respondenten får opp ulike spørsmål basert på hva de har svart tidligere)
C) Forbedre funksjonen for å lage skjema med avhengigheter/logikk (dynamiske skjema hvor respondenten får opp ulike spørsmål basert på hva de har svart tidligere) B) Bedre støtte for å få oversikt og gjøre endringer i skjemaet (f.eks. enklere å bytte om rekkefølgen på spørsmål, se avhengigheter mellom spørsmål, gruppere spørsmål, etc.)
D) Mulighet for å hente inn og gjenbruke spørsmål eller deler fra andre spørreskjema D) Mulighet for å hente inn og gjenbruke spørsmål eller deler fra andre spørreskjema
E) Nye spørsmålstyper (f.eks. Slider, rangering, inputfelt i matriser e.l.)​

F) Kunne endre spørsmålstypen for et spørsmål (f.eks. endre fra radioknapp til avkrysningsbokser)

Prioriteringene er merket med bokstsaver for å fremmheve likheter og ulikheter i utvalget.

Hva bør vi jobbe videre med i Nettskjema?

Vi har satt sammen alle svar og prioriteringer i en prioriteringsliste, som er innenfor kategoriene etterbehandling av data, bygger og mine skjema. Disse er de elementene vi bør bygge Nettskjema videre på:

  1.      Bedre støtte for å analysere svar (flere grafer, filtrere, sortere, sammenligninger)​

  2.      Bedre støtte for å få oversikt og gjøre endringer i skjemaet (f.eks. enklere å bytte om rekkefølgen på spørsmål, se avhengigheter mellom spørsmål, gruppere spørsmål, etc.)

  3.      Forbedre funksjonen for å lage skjema med avhengigheter/logikk (dynamiske skjema hvor respondenten får opp ulike spørsmål basert på hva de har svart tidligere)

  4.      Mulighet for å hente inn og gjenbruke spørsmål eller deler fra andre spørreskjema

  5.      Nye spørsmålstyper (f.eks. Slider, rangering, inputfelt i matriser e.l.)​

  6.      Kunne endre spørsmålstypen for et spørsmål (f.eks. endre fra radioknapp til avkrysningsbokser)

  7.      Bedre støtte for å dele resultatene (laste ned som PDF, publisere på nettside etc.)

Hele innsikten

Det ble utarbeidet en presentasjon av alle funnene som ble gjort, og denne kan du se ved å trykke på knappen under.

Se PDF av hele Den store innsikten

 

Av Iselin Tomsdatter Ellingsen
Publisert 3. mars 2021 15:05 - Sist endret 3. mars 2021 15:22
Tegneblokk med håndtegning av et brukergrensesnitt

UX-bloggen

En blogg for deg som er interessert i gode brukeropplevelser, tips og triks, nyttige UX-verktøy og erfaringer fra prosjekter vi i Gruppe for Brukeropplevelse arbeider med.