Ny løsning for utvekslingsrapporter

En undersøkelse gjort av Seksjon for studiekvalitet viser at flere studenter ønsker å lese om andre studenters erfaringer fra utveksling før de selv skal velge utvekslingssted. Nå har vi laget en ny løsning som gjør det enklere for studenter å lese om og sammenligne utvekslingssteder.

Bildet kan inneholde: gjøre, rektangel, skjermdump, merke.

Behovet for utvekslingsrapporter

Tidligere ble rapporter fra studenter publisert som intervjuer. Dette innebar en del manuelt arbeid for redaktører, da de måtte hente innholdet fra et skjema og lime det inn i en artikkelmal. Det var også flere som jobbet med det redaksjonelle innholdet, som gjorde at rapportene kunne få store variasjoner. 

Seksjonen for studiekvalitet (SK) ønsket utvekslingsrapporter som oppsummerte reisen i tydelige fordelte kategorier i et fast oppsett. Slik blir rapportene under en enkelt avtale lettere å sammenlikne.

Hva lagde vi?

Listevisning

Sluttresultatet er en listevisning av «teasers» for rapporter på en enkelt avtale. Om avtalen ikke har noen rapporter, blir studenten informert om at utvekslingsstedet kan ha rapporter under andre avtaler. For å se et eksempel på listevisningen, kan du besøke avtalesiden mellom Penn State University og Det juridiske fakultet.

Rapport i modal

Selve rapportene åpnes i en modal, hvor det er noe innledende tekst om oppholdet. Hovedinnholdet er fordelt i en rubrikk av faktabokser. Dette gjør at rapportene får et likt og sammenlignbart oppsett. Et eksempel på en utvekslingrapport er Erik sin utvekslingsrapport om oppholdet hans på Penn State University.

Trådskisser

Så fort de innledende ideene ble gjort til trådskisser, presenterte vi dem til SK. Slik sikret vi at både utviklingsteamet og SK var på samme side om konseptet, og ikke minst ble SKs behov og ønsker ivaretatt tidlig i fasen.

Listevisning

Trådskisser av teasers.

I listevisningen er det «teasers» av rapportene – en liten forhåndsvisning. Forhåndsvisningene har navn, sitat, studiested og semester. Tanken var å gi noen hint til hva som ville møte deg når rapporten åpnes. Tittelen viser hvor mange rapporter som har blitt levert totalt.

Trådskisser for å vise flere rapporter, info om andre avtaler og innleveringslenke.

Knappen «Vis flere rapporter» viser hvor mange flere rapporter som vises når den åpnes. Det er også informasjon om at andre avtaler under samme studiested kan ha rapporter. Innlevering for utvekslingsrapporter forekommer som en lenke.

Rapportene

Trådskisse av en åpnet utvekslingsrapports innledning

Innledningsvis i rapporten kommer samme informasjon som vist i «teaseren». Det forsikrer studenten om at de har åpnet riktig rapport.

Trådskisse av utvekslingsrapportens del for vurdering av oppholdet.

Tallvurderinga gir en rask antydning om hvordan utvekslingsstudenten opplevde oppholdet. Oppklaringer kommer eventuelt gjennom «Vurdering av utvekslingsstedet», under «Hvorfor jeg valgte dette universitetet».

trådskisse av rubriseringen av kategorier i utvekslingsrapporten.

Hensikten med å bruke rubrikker er å gjøre det enkelt å skumme gjennom og sammenligne flere rapporter fra samme avtale.

Høynivå-skisser

Gjennom kundemøter og brukertester finspisset vi innholdet i både listevisning og rapportene.

Endringer i listevisningen

Høynivå-skisse av teasers i listevisningen.

Tittelen er endret fra «Reiserapporter» til «Utvekslingsrapporter». Antall rapporter ble fjernet fra tittelen, siden det mest sannsynlig blir irrelevant når gamle avtaler skal fjernes etter noen år. Innholdet i «teaseren» ble noe uoversiktlig, og vi fjernet semester for å få mer rom til å bygge et godt visuelt hierarki.

Knapper for å vise flere rapporter og knapp for innlevering.

«Vis flere rapporter» fikk også fjernet antallet i parentes og åpner nå alle gjenværende rapporter. Det var bekymringer om at innleveringslenka var lite synlig og ble gjort om til en knapp for å fremheve den. Informasjonen om flere rapporter vises nå kun på avtalesider uten rapporter.

Endringer i rapportene

Utvekslingsrapportens kontrollinformasjon

Alderen ble fjernet og sitatet har fått et dekorativt ikon.

Utvekslingsrapportens del for vurdering av oppholdet.

Delen for vurderinga har likt innhold, men vi fjernet dekorativt ikon til "Hvorfor jeg valgte dette stedet". 

Utvekslingsrapportens rubrisering av kategorier.

Kategoriene har dekorative ikoner som støtter oppunder hva som skal formidles, uten at de er kritiske å ha med. Brødteksten har fått mer rom og noen underoverskrifter har blitt justert. Kategorien «Økonomisk» ble justert mest, etter SKs innspill og brukertesting. Dette går vi gjennom i prosessen.

Prosessen

Innsiktsfasen

Under innsiktsfasen så vi på de tidligere intervjuene av studenter og spørreundersøkelsen de besvarte. Vi så også på NTNUs løsning av reiserapporter. Intervjuene inneholdt nyttig informasjon, men enkelte intervjuer ble veldig lange. NTNUs oppstykking av innhold i kategorier var god, med en navigering man klikker seg igjennom kategoriene. Her var besvarelsene mye kortere og mer faktaorienterte.

Utgangspunktet til de nye rapportenes innhold ble en sammensmelting av disse løsningene. Vi satte opp tydelig definerte kategorier i en rubrikk, hvor de faktaorienterte svarene ville vises. En totalvurdering med tall og begrunnelse ble plassert høyt oppe i rapporten, slik at man raskt fikk innblikk i studentens opplevelse.

Brukerreisen

Brukerreisen viser prosessen fra studentens hjemkomst til en utvekslingsrapport er publisert. I det semestre nærmer seg ferdig, får studenten mail med instruksjoner til hvordan de finner avtalen sin. Etter at studenten leverer utfylt skjema, ligger det til moderering i noen dager før det automatisk publiseres. I modereringsperioden kan SK se om det er behov for endringer før utvekslingsrapporten publiseres.

Brukertesting

For å forsikre oss om at spørreskjemaet ble forstått og ga oss forventet innhold til rapporten, hadde vi noen intervjuer med studenter hvor de også fikk testet om de fant frem til sin egen utvekslingsavtale.

Resultatene fra intervjuene ble evaluert innad i utviklingsgruppa, og nødvendige endringer ble implementert etter hvert intervju. Dette gjaldt hovedsakelig spørsmål og hjelpetekst i skjemaet, for å best veilede studenten gjennom leveringa av rapporten.

Utfordringer

Under arbeidet av de nye utvekslingsrapportene måtte vi utarbeide metoder for å omgå potensielle problemer.

Det er viktig for SK at rapportene tydelig er skrevet av studenter for studenter. Informasjonen skal altså ikke finjusteres av redaksjonen i ettertid. Dette introduserte to spørsmål: Hvordan begrenser vi informasjonsmengden? Og hvordan sikrer vi UiO mot sårbare innleveringer, uten redaksjonell kontroll?

Informasjonsmengden

For å hanskes med informasjonsmengden, testet vi skjemaet med utvekslingsstudenter. Med testingen så vi om spørsmålene ga oss forventede svar. Spørsmålene ble mer konkrete med testing, men besvarelsene ble fortsatt lange.

Nettskjema kan ikke begrense antall ord i studentenes svar eller vise en ordteller. Derfor oppga vi maks antall ord i hjelpetekst. Dette resulterte i at vi fremdeles fikk mer tekst enn vi så for oss, men dette kontret vi med "les mer"-funksjonen. Testing med reelle rapporter viste at dette fungerer fint. 

Den redaksjonelle kontrollen

Siden intervjuene fra utvekslingsstudenter tidligere ble redaksjonelt bearbeidet og publisert som en artikkel, var det den gang lettere å kontrollere hvordan innholdet ble formidlet og fremstilt. 

I den nye fremstillingen vil ikke rapportene kunne redaksjonelt bearbeides, ettersom at det henter informasjon direkte fra skjemaet. En ny risiko blir dermed at uheldige og useriøse besvarelser kan bli publisert på UiOs nettsider. For å løse dette foreslo vi å innføre en utsatt publisering av innleveringer. Det settes av et antall dager hvor SK kan lese gjennom innleveringen. Om det er behov for endringer, kan SK melde studenten som selv kan endre svaret sitt i skjemaet. I verste fall kan besvarelsen slettes.

Økonomikategorien

Utgangspunktet for underkategorier var basert på NTNUs løsning for utvekslingsrapporter og tidligere studentintervjuer. Underkategoriene var «Skolepenger/Semesteravgift», «Boligutgift», «Kostnader utover Lånekassen», «Stipend utover Lånekassen» og «Tips». Disse feltene skulle fylles ut av studenten. Under prosessen undersøkte vi utvalget og bearbeidet det for å hjelpe fremtidige utvekslingsstudenter på best mulig måte.

Målet var å få konkrete kategorier som kan sammenlignes med andre rapporter. Derfor kuttet vi ut felles informasjon, som «Skolepenger». «Stipend utover lånekassen» ble byttet fra fritt input til et utvalg av stipender man typisk kan søke på ved utveksling. Formålet var å påpeke for studenter som vurderer utveksling at det er flere stipend man kan søke på.

Om vi ber om eksakte tall, ber vi studenten om å finne beløp som er både vanskelig å huske og finne frem. I stedet ga vi alternativer for intervaller. Slik ble det enklere for studenten å gi et anslag over utgifter.

Hva har vi lært?

Prosjektet hadde et begrenset tidsrom for utvikling, siden vi ønsket å ha de nye utvekslingsrapportene klare før årsskiftet. Derfor baserte vi utgangspunktet til rapportene på SKs erfaringer, heller enn å gjennomføre en innledende undersøkelse. Det ble dermed enda viktigere at SK var involvert og kunne bistå med innspill.

Sammen med SK har vi lært hva som faktisk kan formidles gjennom utvekslingsrapporten. Vårt kroneksempel er kategorien økonomi. Det er vanskelig for en student å anslå hva de brukte på utvekslingen sin i levekostnader. Eventuelt kan en student ha utvekslet i flere semestre. En student har nok mer følelse på om en banan er dyrere i utlandet enn i Norge, eller hva en middag ute koster sammenlignet med Norge.

Til slutt

Målene var å få vist utvekslingsrapporter inn under avtalesiden sin. Rapportene skulle ha harde, kortfattede fakta som ble enklere å sammenligne, kontra lengre intervju i en enkelt artikkel.

Tilbakemeldinger fra SK tyder på at målet om å få rapportene mer sammenlignbare ble oppnådd. Studentene som ble med på testingen av skjemaet har fått sett rapportene sine i etterkant og kan si seg enig.

Veien videre blir i en eventuelt ny utviklingsfase, basert på tilbakemeldinger fra studenter og kunde den neste tiden. Vi håper uansett at den nye rapportløsningen vil gjøre det enklere for studentene å gjøre et godt valg av utvekslingssted!

Av Hans Aasland
Publisert 13. jan. 2022 09:01 - Sist endret 22. feb. 2022 19:52
Tegneblokk med håndtegning av et brukergrensesnitt

UX-bloggen

En blogg for deg som er interessert i gode brukeropplevelser, tips og triks, nyttige UX-verktøy og erfaringer fra prosjekter vi i Gruppe for Brukeropplevelse arbeider med.