Mandat for tjenestegruppe: UiO-Cloudification

Mandat versjon:1.0
Godkjent av USITs ledermøte: N/A
Tjenestegruppeeier: BNT ledelse
Tjenestegruppeleder: Karine Fluge Ulleberg

Bakgrunn

Det er et stort behov for å organisere og strukturere arbeidet rundt bruk av ulike SaaS/sluttbrukertjenester i Skyen. UiO har i dag O365 og Dropbox i produksjon, Box.com i test og på vei inn: Adobe Creative Cloud, GSuite for Education, Google Cloud, Azure m.m 

Mer spesifikt kan vi si at det er behov for et team som kan ta eierskap til følgende aktiviteter for de respektive løsningene:

Klargjøringsprinsipper:

  • Utarbeide formålsvurdering
  • Inngå databehandleravtale
  • Gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse
  • Klargjøre kjøpsbetingelser
  • Gjennomføre universell utforming-test
  • Integrasjon (der det er formålstjenlig)
  • Autentisering (der det er formålstjenlig)

Som en del av dette arbeidet kommer:

  • Avgrensninger rundt hva som skal tilbys i den enkelte skytjeneste
  • Avgrensninger rundt målgruppe for tjenesten, bruk og deres behov
  • IT-sikkerhet  (blant annet Leverandørgjennomgang, "Sjekkliste")
  • Juss - personvern hensyn
  • Avklare lisensnivå, mekanismer for lisensstyring og kjøp av tilleggstjenester 
  • Alternativer
  • Gevinster ved UiOs innføring av tjenesten
  • Avklare tjenesteeier
  • Avklare forvaltning- og supportnivå
  • Vurdere hvilke premisser og retningslinjer tjenesten vil kunne kreve

Mer enn bare "klargjøringsprinsippene"

Videre er det ønske om at tjenestegruppa også bidrar handlekraftig inn under UiOs strategi om "Sky først". 

Derfor er det også behov for folk som har kompetanse og forståelse for de ulike IaaS-, PaaS-, SaaS-produktene slik at vi kan få opp konkrete tjenester og forvalte plattformene på en god måte.

Vi ser derfor behov for ressurser inn i roller som kan støtte organisasjonen i å:

  • bygge kompetanse på å utnytte de skyplattformene vi har innført.
    • konsumere nye tjenester inne i skytjenester vi allerede har etablert
    • etablere god digital arbeidsflyt.
    • fremme policy og governance for forvaltning og bruk
  • finne on-premise tjenester som kan migreres til skyen

Dette er et bredt omfang av oppgaver som vil løpe over lang tid. Vi foreslår derfor å plassere koordineringen av dette inn i "Tjenestegruppe for Skytjenester".

Eksempler på konkrete oppgaver til tjenestegruppa som går utover bare klargjøringsprinsippene.

Gruppens ansvar og oppgaver

Tjenestegruppen skal: 

  • Gjennomføre klargjøringsprinsipper for nye skytjenester
    • Ha en samlebåndsprosess for innføring, inkludert juss/sikkerhet
    • Mulig skille på lettvekts skytjenester kontra tyngre
      • Eksempelvis GSuite kontra småtjenester som Zeppelin
  • Tilstrebe en felles logikk/arkitektur i hvordan integrasjonene gjøres 
  • Tilstrebe bruk av UiO:IntArk 
  • Jobbe utfra en kø av skytjenester basert på ønsker fra organisasjonen. En ikke uttømmende liste vi kjenner i dag er: 
    • Dropbox 
    • GSuite 
    • Google Cloud 
      • AI-prosjekter
    • Adobe CC 
    • Azure
      • Manged labs/Azure labs
    • O365
      • Bistå exchange hybrid med O365 
      • Windows Autopilot med Intune 
    • AWS
  • Sentral i etablering av tjenestemodell for hver av disse
  • På sikt kunne bistå med å veilede brukere på nye tjenesteområder. 

Arbeidsmetodikk

Det er ikke tanken at tjenestegruppa  skal basere på prosent ressurs-bemanning med faste møter og agenda, men at gruppas virksomhet er mer prosjektbasert og at det jobbes i sprinter for de prioriterte aktivitetene.  

Bemanningsbehov

Arbeide med klargjøring og integrasjon involverer gjerne et minimum av faste ressurser fra 

  • Stab og Støtte - avtale og juss
  • Tjenernær drift/ Katalog-, Integrasjon- og autentiseringstjenester
  • Integrasjon og elektroniske identiteter
  • Klientnær Drift (Alle grupper unntatt Lokal-IT)
  • IT-Infrastruktur forøvrig
  • ITF
  • IT-Sikkerhet
  • Web (UX m.m.)

Vi ser for oss en modell som inkluderer noen faste og noen variable medlemmer etter behov. For konkret arbeide med å ta i bruk tjenestene må vi også ha inn folk fra andre grupperinger som kan dekke de ulike fagområdene.

Avgrensninger

Ønske er at gruppen skal jobbe sekvensielt med innføring av tjenester. Når en tjeneste er innført er den ferdig fra tjenestegruppens perspektiv. I teorien ønsker vi at det skal være slik, men i praksis vet vi at det å innføre en tjeneste er en iterativ prosess. Modellen må prøves ut og justeres underveis og tilpasses til nye case.

Målsetningen er at:

  • Tjenestegruppen alene ikke skal sitte med løpende forvaltning av skytjenestene som er innført og etablert.
  • Tjeneste-eierskapet og forvaltningsmodellen bør være avklart før et tjenesteområde kan igangsettes.
  • Tjenestegruppa skal på noe sikt bygge kompetanse og ha ressurspersoner som kan rådgi eller kurse/veilede forsker på de nye tjenesteområdene om mulighetene som finnes. 
  • Tjenestegruppa skal ha et kontaktledd inn mot UH-sky for å fange opp tjenester som andre i sektoren har kommet igang med.

Relasjon til SKAIT og andre organer

SKAIT kjører store prosjekter som ofte involverer SKY-tjenester. Disse er ofte såpass store, at de ikke uten videre kan tas inn i tjenestegruppens virkeområde. Samtidig burde læring og gjenbruk av kunnskap samkjøres på UiO.

Relasjonen til SKAIT vurderes når det dukker opp konkrete skytjenester som er på SKAIT sitt bord.

Eierskapet for "Fellesløsninger"

For fellesløsninger som gradvis utvikles og hvor man til en viss grad kan gjenbruke disse inn i de enkelte skytjenestene, vil det naturlige eierskapet for disse løsningene ligge hos tjenestegruppa. Mens løpende forvaltning av den enkelte tjeneste, tilhører linja de hører hjemme i.

Det vi her kaller "fellesløsninger" kan være av både teknisk og administrativ karakter. Eksempelvis integrasjoner, autentiseringsløsninger, serverapplikasjoner, arbeidsprosesser, lisensstyring, maler og avtaler m.m. 

Prinsipper for utvelgelse og prioritering av nye skytjenester 

Tjenestegruppen forbereder saker til IT-Dir når det er kommet inn ønske om nye tjenester. Tjenestegruppen lager forslag til prioritering av tjenesten ut fra de til enhver tid gjeldende prinsippene for nye tjenester gruppen benytter. Tjenestegruppen gjør en prioritering og informerer oppover om dette tjenestevei.

Styringsprinsipper

Prioritering og beslutning av hvilke skytjenester og aktiviteter som tas inn, gjøres av IT-dir. Dette skal inkludere eventuelle avgrensninger på moduler/funksjoner som følger med skytjenester som velges innført.

Referansegrupper/Interessenter

  • DML-Systemeierforum 
  • IT-Ledernettverket 
  • Forsknings-siden (FANE o.l.)
  • SKAIT
  • UH-SKY/Unit ?

Gruppene nevnt over er naturlige høringsinstanser. Tjenestegruppeleder melder inn etter behov.

Finansiering

  • Enkelte prosjekter kan komme med både investeringsmidler og frikjøpsmidler slik som Google (Fra UH-SKY) og kanskje enkelte forskningsprosjekter, som bruk av AI og liknende
  • Ellers, rammemidler (Ressurser prioriteres inn fra linja i IT-Organisasjonen)
  • Enkelte innføringsprosjekter kan fordre fakturering av miljøet som forespør 

Rapportering og kommunikasjon

Tjenestegruppa rapporterer til BNT-ledelse som rapporterer til IT-dir.

Leder av tjenestegruppa møter på BNT-møtene ved behov.

Utvikling av tjenestesider/tjenestekatalog

Det er naturlig at tjenestegruppen har ressurser som bistår i arbeidet med etablering av tjenestesider, men eierskap og forvaltning må ligge i linja. Skytjenester skal på lik linje med andre tjenester beskrives i UiOs tjenestekatalog.

Brukerstøtte og support

I en innføringsfase er det naturlig at tjenestegruppen er med, men dette skal også overføres til linja.

Publisert 14. sep. 2018 17:56 - Sist endret 26. feb. 2019 08:16