Prosjektbeskrivelse OUS - IKT i forskning

Prosjektbeskrivelse basert på UIOs prosjektrammeverk.

Dokumentet fungerer også som prosjektmandat, og inneholder enkelte elementer fra mandatmalen. 

1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet

Forskere ved OUS som ikke har tilknytning til UIO har i flere år, og spesielt siden tilgangen til mye av Forskningsnett-tjenestene ble fjernet i begynnelsen av 2018, hatt begrenset tilgang til IT-tjenester for å understøtte forskningen.

Utredningsrapporten "IKT i forskning" fra desember 2018, produsert av en styringsgruppe med medlemmer fra OUS, UIO og HSØ, konkluderer med at forskerne bør få tilgang til UIOs nett, og at de tilbys basis IT-tjenester, tilgang til instrumentnett og sikre lagringstjenester gjennom denne tilgangen.

I møte mellom USIT og Kenneth Solstrand og Torkel Thune fra OUS IT 7. februar 2019 ble USIT bedt om å initiere prosjektet og presentere beslutningsgrunnlag for prosjektoppstart i begynnelsen av mars. 

Kontrakt for prosjektet ble signert 6. mai 2019, med umiddelbar prosjektstart. 

2. Organisering og ansvar

Prosjektet organiseres internt i USIT, med BNTs underdirektør Ivar Holm som prosjekteier og senioringeniør Anders Lefébure-Henriksen som prosjektleder.

Prosjektet vil jobbe ut fra prinsippene om slank prosjektmetodikk, og vil tilknytte seg kun de ressursene som er nødvendige for å få utført oppgavene i de forskjellige fasene av prosjektet.

Etter prosjektslutt vil ansvaret for leveranse av tjenestene som prosjektet har utviklet ligge på USITs linjeorganisasjon, eventuelt med førstelinjestøtte levert av andre deler av UIOs IT-organisasjon.

Prosjektets hovedkontaktpersoner ved OUS IT er prosjektleder Kaia Spilhaug Torkildsen og IKT-direktør Kenneth Solstrand.

3. Mål og ønskede gevinster

3.1 Formål

Å forbedre de OUS-ansatte forskernes arbeidsforhold og evne til å levere god forskning ved å levere IT-tjenester som dekker forskningsaktivitetenes behov.

3.2 Gevinstmål 

  • Bedre opplevd tjenestetilbud for forskerne
  • Høyere effektivitet i forskningen gjennom mer effektiv bruk av hver enkelt forskers tid
  • Bedre muligheter for behandling av sensitive forskningsdata
  • Bedre samhandling mellom OUS og UIO

3.3 Produktmål

Målgruppen for prosjektet er 211 navngitte forskere ved OUS som ikke har tilknytning til UIO. Til disse skal prosjektet levere:

  • UIO-brukerkonto. Med brukerkontoene skal det følge
    • E-post
    • Hjemmeområde med sikkerhetskopiering
    • Feide-pålogging
  • Office 365 for Education-lisens (O365 A3), inkludert muligheter for fildeling og samhandling.
  • Klientmaskin på brukerens arbeidssted
    • Klientmaskinene vil settes opp på dedikerte UIO-nett som tilgjengeliggjøres av Sykehuspartner i OUS' lokaler.
    • OUS/Sykehuspartner er ansvarlig for innkjøp av klientmaskiner.
    • Brukerne vil ikke ha administratorrettigheter på sine egne klientmaskiner.
    • Klientmaskinene vil være koblet til UIO-nett på forskernes arbeidssted, med lik tilgang til internett som vanlige UIO-klientmaskiner .
  • Klientmaskin med UIO-nett på forskernes arbeidssted med programvaretilbud som så langt det er mulig tilsvarer UIOs standard tilbud, inkludert Office 365 A3.
  • Programvaretilbud på klientmaskin og i UIO programkiosk som så langt det er mulig tilsvarer UIOs standardtilbud.
    • Brukerne vil ha mulighet til å installere tilgjengeliggjort programvare fra UIOs programvarekatalog.
    • Programvaretilbudet er avhengig av tilgjengelige lisenser. Lisenser skal så langt det er mulig kjøpes av OUS.
  • Utskriftsmuligheter via UIOs utskriftssystem.
    • Skriverne settes opp på UIO-nett i OUS' lokaler.
    • OUS/Sykehuspartner står for innkjøp av skrivere.
  • Tilgang fra brukerens kontormaskin til digitale tidsskrifter fra Universitetsbiblioteket. Utvalget av tilgjengelige tidsskrifter reguleres av de til en hver tid gjeldende avtaler mellom OUS og UIO.
  • Lokal brukerstøtte levert av Seksjon for systemdrift ved Institutt for klinisk medisin
  • Relevant dokumentasjon for brukere og lokale IT-ansvarlige.
  • Teknisk mulighet for å koble seg til UIOs Tjenester for sikker databehandling (TSD) fra brukerens klientmaskin. Bruk av TSD er ikke inkludert i tjenesten, og krever en separat avtale.

Etter prosjektslutt kan OUS bestille tjenesten til flere forskere enn de som inngår i prosjektets leveranse. Slike bestillinger blir en del av tjenesteleveransen som etterfølger prosjektet, på betingelser som reguleres av avtalen om tjenesteleveranse som utformes i prosjektets fase 2. 

4. Rammebetingelser

4.1 Økonomi

OUS dekker USITs prosjektkostnader basert på medgått tid innenfor prosjektets estimater. Sykehuspartner skal på vegne av OUS stå for innkjøp av klientmaskiner og skrivere som tilfredsstiller leveransens krav.

Prosjektkontrakten spesifiserer fakureringsintervaller og -betingelser. 

Etter prosjektslutt vil avtale om tjenesteleveranse regulere en månedlig evt. årlig kostnad per bruker etter leveranse. Den periodiske kostnaden dekker administrasjon, nødvendige lisenser, tilgang til infrastruktur og brukerstøtte.

4.2 Tid

Prosjektet legger opp til å levere pilotløsning i løpet av Q2/Q3 2019, med komplett leveranse  i løpet av Q4 2019. 

4.3 Omfang

Prosjektets brukermasse blir 211 forskere, basert på liste fra OUS. Det regnes som sannsynlig at antallet brukere vil øke etter prosjektslutt. 

4.4 Brukerprovisjonering

OUS-brukere opprettes i UIOs personalsystem og brukeradministrasjonssystem basert på brukerlister fra OUS. Innmeldingen må inneholde de nødvendige persondata, og må leveres på et format som kan brukes av UIO.

OUS er ansvarlig for å verifisere identiteten til brukerne som meldes inn, og at disse har den nødvendige tilhørigheten til OUS.

4.5 Tjenesteavtale 

Etter prosjektslutt skal IT-tjenestene som leveres gjennom Oppdraget videreføres i en ny avtale om tjenesteleveranse. Utforming av denne avtalen er en del av Oppdraget.

Kontrakt for tjenesteleveranse vil regulere brukernes plikter i forhold til UIOs retningslinjer for bruk av IT-tjenester, og eventuelle sanksjoner ved brudd på disse.

5. Prosjektets leveranser og avgrensning

5.1 Overordnet leveransebeskrivelse

Prosjektet skal levere IT-tjenester til forskere ved Oslo Universitetssykehus som ikke allerede har tilgang til UIOs tjenester. Tjenestene og brukerstøtte for disse skal etter prosjektslutt leveres av UIOs linjeorganisasjon.

Tjenestene skal omfatte: 

  • Brukerkontoer i UIOs systemer med samme generelle tilganger som studenter og ansatte ved UIO.
  • Klientmaskin med IP-adresse i UIOs nettsegment, fysisk plassert i OUS sine lokaler.
  • Grunnleggende programvare som Microsoft Office, statistikkprogramvare og annet
  • Tilgang til systemer for lagring av sensitive data
  • Opplegg for utskrift
  • Brukerstøtte

5.2 Klientmaskiner

Klientmaskiner kjøpes inn av Sykehuspartner. Klientmaskinene vil etter levering blir konfigurert for oppsett mot UIOs AD, enten ved hjelp av Microsoft Autopilot eller ved hjelp av UIOs løsning for provisjonering av klientmaskiner.

5.3 Programvare

Klientmaskinene og brukerkontoene blir satt opp med Office 365, og vil ha tilgang til å installere UIOs standard programvaretilbud gjennom SCCM-rammeverket så langt standard lisensiering tillater det.

Behov for programvare som krever individuelle eller ekstra lisenser må spesialbehandles.

Spesialprogramvare som for eksempel ressurskrevende statistikkprogramvare vil være tilgjengelig gjennom eksisterende terminalservertjenester, forutsatt gyldige lisenser.

5.4 Brukerstøtte

Brukerstøtte fra UIO er inkludert i den periodiske kostnaden. Prosjektet skal levere rutiner for denne. 

IT-seksjonen ved UIOs Institutt for klinisk medisin vil levere den faktiske brukerstøtten som en del av tjenesteleveransen. 

5.5 Lagring

Brukerne får hjemmeområder på klientmaskinene, basert på UIOs standard løsning med hjemmeområder på sentrale filservere montert på klientmaskinen.

5.6 Sikker lagring

Behov for lagring og behandling av sensitive data vil dekkes gjennom USIT-tjenesten TSD.

Bruk av TSD og kostnader knyttet til dette dekkes ikke av prosjektet eller den årlige kostnaden per bruker.

5.7 Backup

Det vil ikke bli tatt generell backup av klientmaskinene. Det vil bli tatt backup av brukernes hjemmeområder, uavhengig av hva den tekniske løsningen blir.

5.8 Nettverk

UIOs klientnett er gjort tilgjengelige i OUS sin nettverksinfrastruktur per februar 2019.

Sykehuspartner får anvar for å konfigurere riktig VLAN på de nødvendige nettverksuttakene basert på innmeldte behov.

I tillegg vil klientmaskiner bli satt opp med Directaccess for å kunne nå UIO-ressurser fra hjemmenett/internett. 

Tilgang til instrumentnett gis på linje med gjeldende praksis ved UIO. 

5.9 Print

Utskriftsmuligheter på multifunksjonsskrivere med pullprint leveres som en del av prosjektet. Skriverne settes på UIO-nett i OUS sine lokaler akkurat som klientmaskinene.

OUS/Sykehuspartner står for innkjøp av skrivere basert på USITs anbefalinger.

5.10 Rutiner for oppretting og fjerning av nye brukere

OUS-brukere ved UIO opprettes på bakgrunn av informasjon fra OUS

Prosjektet må levere rutiner for hva slags informasjon som skal leveres, hvordan den skal kommuniseres, og hvordan opprettelse og sletting av brukere faktisk skal gjøres på UIOs side. 

6. Prosjektets interessenter

 Prosjektets viktigste interessenter er:

  • OUS-forskere i prosjektets målgruppe
  • Andre OUS-forskere uten UIO-tilknytning
  • OUS-ledelsen
  • IT-ledelsen ved OUS

  • Forskningsutvalget ved OUS

  • Sykehuspartner

  • Helse Sør-Øst
  • UIOs ledelse
  • USITs ledelse
  • Medfak-IT (Tor Henry Wold/IKM))
  • UIO/USIT IT-sikkerhet
  • USITs driftsorganisasjon
  • Forskere ved OUS med tilknytning til UIO

Se prosjektet interessentanalyse for flere detaljer.

7. Vurdering av usikkerhet i prosjektet

Prosjektets viktigste usikkerhetsmomenter:

  • Tilgang til klientmaskiner
  • Tilgang til nett
  • USITs leveringskapasitet 
  • Autopilot 
  • Programvarelisenser
  • Priser på skrivere

Se prosjektets risikoanalyse for flere detaljer.  

Publisert 11. feb. 2019 12:20 - Sist endret 7. mai 2019 12:11