Innføring av system for Software Asset Management

Prosjektet skal stå for anskaffelse og deretter etablering av et system for Software Asset Management, for bedre kontroll over lisenser og lisensutgifter. Søknad om midler for å etablere slikt system ble innvilget og godkjent under Forbedringsprogrammet.

Bakgrunn og formål

USIT utredet behovet for Software Asset Management i et eget prosjekt, og konkluderte i sluttrapporten at dette ville gi økonomisk gevinst.

SKAIT behandlet søknad om midler til innføring, og godkjente denne som del i Forbedringsprogrammet, IT drift.

Denne søknaden danner mandat for prosjektet.

Organisering og ansvar

Prosjektet legges inn som et delprosjekt i IT-drift. Anders Vinger er prosjekteier i linja og eier resultatet, mens eventuell koordinering med andre prosjekter gjøres i IT-drift.

Systemet overleveres til BNT.

Mål og ønskede gevinster

Hovedmålet er å effektivisere administrasjon knyttet til lisenshåndtering, og gi UiO bedre oversikt over sine lisenser og redusere kostnad knyttet til ubrukte lisenser. I tillegg har prosjektet et eget kvalitetsmål om bedre brukergrensesnitt for lisensbestilling.

Prosjektet skal konkret levere:

  • Installert programvare med integrasjoner
  • Oversikt over installert base (dvs installert programvare)
  • Registrert lisenser for sentral klientprogramvare
  • Rutinebeskrivelser for lisenskjøp, -installasjon, -inndragning, -flytting
  • Organisering av lisensforvaltning
  • Modell og rutiner for internfakturering
  • Klargjøre for bestillingsportal for brukere og lisensautomatikk

Avgrensninger

  • Prosjektet skal ikke registrere all programvare
  • Prosjektet skal forholde seg til lisenser, ikke installasjonsmetoder

Prosjektleveranser revidert 29. mai 2020:

Tid

Aktivitet

Utføre

Ansvarlig

Status

9. juni

Møte m/VMware-drift om ønsket integrasjon for bruk av klientprogramvare på VDI-er

Tor

Tor

Møte med SSD avholdt 11.06.20.
Bygging av Windows image med FlexNet agent startet. 

12. juni

19. juni

9. september

 

Installere Beacon + agent Mac/Autopilot

Gunnar

(SoftwareOne)

Gunnar

Alex

Forsinket , venter på SoftwareOne. ØW følger opp mot SoftwareOne.

Beacon OK, jobbes med agent.

12. juni

 

Flexera har rapportskjema som kan brukes som internfakturaunderlag for 2020

Øyvin

(Tor)

(Anders)

Tor

Eksempler er produsert. Skal klareres med Mari Skudal og Lene Stensrud

18. juni

27. august

 

Installering App Portal

SoftwareOne

(Gunnar)

Tor

Måtte reinstalleres av ny ressurs fra SoftwareOne

1. juli

31. septemer

Levere reelle eksempelrapporter til økonomi

Øyvin

 

Tor

 

20 August

1. oktober

Spikring av internfakturarapporter for 2020

Øyvin

Tor

(Mari)

Anders

 

27 August

25. oktober  

 

Utforske bruk av App Portal til utvalgte tjenester  

Tor

Øyvin

GDW-ressurs

Tor

 

24 september

1. november

 

Utforske App Portal-muligheter mot Innkjøp

Øyvin

Tor

Tor

 

24. september

1. november

Strategi for avtaleregistrering

Øyvin

Tor

Anders

 

6. oktober

Internfakturagrunnlaget 2020 levert

Øyvin

Tor

Anders

 

22. oktober

Prioriterte avtaler registrert i Flexera

Øyvin

Tor

 

19. november

Analyse av lisensbruk for hver registrerte avtale

Øyvin

GDW-ressurs

Tor

 

3. desember

Anbefalinger av lisensstrategi fremover

Tor

Øyvin

GDW-ressurs

Anders

 

 

Publisert 1. juni 2018 14:13 - Sist endret 6. des. 2020 21:31