Bakgrunn og formål
USIT utredet behovet for Software Asset Management i et eget prosjekt, og konkluderte i sluttrapporten at dette ville gi økonomisk gevinst.
SKAIT behandlet søknad om midler til innføring, og godkjente denne som del i Forbedringsprogrammet, IT drift.
Denne søknaden danner mandat for prosjektet.
Organisering og ansvar
Prosjektet legges inn som et delprosjekt i IT-drift. Anders Vinger er prosjekteier i linja og eier resultatet, mens eventuell koordinering med andre prosjekter gjøres i IT-drift.
Systemet overleveres til BNT.
Mål og ønskede gevinster
Hovedmålet er å effektivisere administrasjon knyttet til lisenshåndtering, og gi UiO bedre oversikt over sine lisenser og redusere kostnad knyttet til ubrukte lisenser. I tillegg har prosjektet et eget kvalitetsmål om bedre brukergrensesnitt for lisensbestilling.
Prosjektet skal konkret levere:
- Installert programvare med integrasjoner
- Oversikt over installert base (dvs installert programvare)
- Registrert lisenser for sentral klientprogramvare
- Rutinebeskrivelser for lisenskjøp, -installasjon, -inndragning, -flytting
- Organisering av lisensforvaltning
- Modell og rutiner for internfakturering
- Klargjøre for bestillingsportal for brukere og lisensautomatikk
Avgrensninger
- Prosjektet skal ikke registrere all programvare
- Prosjektet skal forholde seg til lisenser, ikke installasjonsmetoder
Prosjektleveranser revidert 29. mai 2020:
Tid |
Aktivitet |
Utføre |
Ansvarlig |
Status |
9. juni |
Møte m/VMware-drift om ønsket integrasjon for bruk av klientprogramvare på VDI-er |
Tor |
Tor |
Møte med SSD avholdt 11.06.20. |
9. september
|
Installere Beacon + agent Mac/Autopilot |
Gunnar (SoftwareOne) |
Alex |
Forsinket , venter på SoftwareOne. ØW følger opp mot SoftwareOne. Beacon OK, jobbes med agent. |
12. juni
|
Flexera har rapportskjema som kan brukes som internfakturaunderlag for 2020 |
Øyvin (Tor) (Anders) |
Tor |
Eksempler er produsert. Skal klareres med Mari Skudal og Lene Stensrud |
27. august
|
Installering App Portal |
SoftwareOne (Gunnar) |
Tor |
Måtte reinstalleres av ny ressurs fra SoftwareOne |
31. septemer |
Levere reelle eksempelrapporter til økonomi |
Øyvin
|
Tor |
|
1. oktober |
Spikring av internfakturarapporter for 2020 |
Øyvin Tor (Mari) |
Anders |
|
25. oktober
|
Utforske bruk av App Portal til utvalgte tjenester |
Tor Øyvin GDW-ressurs |
Tor |
|
1. november
|
Utforske App Portal-muligheter mot Innkjøp |
Øyvin Tor |
Tor |
|
1. november |
Strategi for avtaleregistrering |
Øyvin Tor |
Anders |
|
6. oktober |
Internfakturagrunnlaget 2020 levert |
Øyvin Tor |
Anders |
|
22. oktober |
Prioriterte avtaler registrert i Flexera |
Øyvin |
Tor |
|
19. november |
Analyse av lisensbruk for hver registrerte avtale |
Øyvin GDW-ressurs |
Tor |
|
3. desember |
Anbefalinger av lisensstrategi fremover |
Tor Øyvin GDW-ressurs |
Anders |