Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet
USIT har i lang tid sett behovet for et Software Asset Management (SAM) -system, som kan styre anskaffelse og omfordeling av programvarelisenser på UiO. Volumet av ulike anskaffelser øker stadig. Mer ansvar ligger på enhetene, og dette kommer delvis som konsekvens av økt bruk av skytjenester (SaaS), f.eks. Adobe Creative Cloud.
Samtidig ser vi at økonomisk konsekvens øker. Sentralt på tiltak 979059 faktureres i underkant av 10 mill.pr år. 60 % av dette på de to store postene MS Campus og SPSS. Det kjøpes i tillegg programvare lokalt. UiO som helhet kjøpte i 2016 lisenser for over 60 mill/år, økende med omkring 10 % pr år. Dette er under anslått vekst i markedet, som er ca 20 %.
Parallelt ser vi en økende mengde lisenser som forvaltes i leverandørens sky (som Office365 og Creative Cloud). Det er derfor vanskeligere, eller mer arbeidskrevende, å holde oversikt over lisensiering for UiO.
UiO har et økonomisk innsparingspotensiale ved å frigjøre lisenser når en ansatt slutter eller ikke lenger har behov. Behovet for dette tiltar med softwarehusenes overgang til årlig leie, i stedet for kjøp og eventuell support (jfr. Grtner m.fl.). Overgangen vil gi oss til dels voldsomme kostnadsøkninger om vi ikke justerer både vår rapportering og bruk.
Bransjetall sier 10 – 25 % innsparing i lisenser første år med SAM, og halvparten av dette året etter. UiO forventer å ligge helt i nedre del av spennet, men det er uansett betydelig beløp. Vi har også en mulig økonomisk gevinst ved mer effektivt å kunne vurdere mellom alternative lisensregimer, så som enkeltlisenser, samtidig bruk, volum, sitelisenser o.l.
Sluttrapporten fra utredningsprosjektet er tilgjengelig på http://www.usit.uio.no/prosjekter/sam/leveranser/sam-endelig-rapport.docx
Mål og ønskede gevinster
|
Nivå |
Beskrivelse |
Suksesskriterier |
|
Formål
|
Mål for UiO som dette prosjektet bidrar til oppfyllelsen av |
|
|
Det er et strategisk mål for UiO å redusere administrativ belastning |
Mindre tid og oppmerksomhet brukt på lisenshåndtering |
|
Effektmål |
Langsiktige positive gevinster (Merk at disse kan være både «harde» og «myke») |
|
|
Vi har i dag et system som ikke gir den oversikt og effektivitet mer moderne SAM-løsninger kan gi. Vi har ikke det styringsgrunnlaget vi kunne hatt, vi har flere manuelle oppgaver enn vi behøver, og vi har en større risiko for unøyaktigheter knyttet til menneskelige feil. Dette gjelder spesielt dersom det skulle dukke opp behov for oversikter vi ikke vedlikeholder løpende.
Vi ser også at vi møter nye lisensregimer, spesielt lisenser administrert i leverandørens skyløsning (som Office 365, Adobe Creative Cloud). Dagens rutiner fanger ikke opp disse på en god måte.
Et moderne SAM-system vil gi bedre kontroll og mer effektiv distribusjon og redistribusjon av lisenser. Vi vil bruke mindre tid på manuelle oppgaver, kunne se bedre hvor vårt lisensregime er ineffektivt, og mer effektivt kunne levere oversikter og rapporter det måtte være behov for.
|
Mer effektive bestillingsrutiner for programvare i systemet.
Enkelt å refordele lisenser, også for nye lisensregimer.
Mulighet for å produsere oversikter over reell bruk.
Samlet oversikt over lisenser i leverandørens sky. |
|
Resultatmål |
De målene som prosjektet skal oppnå i prosjektets levetid; f.eks. målt i tid, kostnad, kvalitet |
|
|
Installert system |
SAM-programvare må anskaffes og installeres |
|
|
Registrere lisenser |
Systemet må registrere installert programvare |
Dette går relativt automatisk, men vi må påregne noe tilpasning og kategorisering |
|
Etablere rutiner |
Å beskrive arbeidsoppgaver for lokal og sentral lisensforvaltning, slik at vi kan ta ut gevinster |
|
Rammebetingelser
Anskaffelsen må være i tråd med Lov- og Forskrift om offentlige anskaffelser.
Implementasjon og implementasjonsvalg må ivareta krav til personvern.
Prosjektets leveranser og avgrensning
|
Leveranser |
Beskrivelse |
|
Anskaffe et SAM-system via anbud |
Vi utarbeider forespørsel sammen med Crayon |
|
Etablere systemet/Sette opp systemet |
Dette er hovedsakelig en bestilling fra linjeorganisasjonen |
|
Innrullere UiOs lisensportefølje i systemet |
Dette er den største oppgaven. Vi må vurdere grenseverdier for hvor mye programvare som skal registreres når vi har bedre oversikt over porteføljen. |
|
Etablere nye arbeidsprosesser for lisensforvaltning |
Systemet vil ha en beste arbeidsflyt for forskjellige oppgaver, disse må detaljeres og beskrives slik at løpende forvaltning blir enkel og spisset mot det som gir oss gevinst |
|
Etablere ny modell for internfakturering |
Utarbeide rutinger for internfakturering |
|
Etablere roller for løpende forvaltning ved enhetene |
Dette inngår som en del av arbeidsprosesser, men nevnes spesielt siden dette vil gjelde enheter eksterne til USIT |
Avgrensninger
Oppgavene til prosjektet er kun knyttet til etablering av systemet med data og rutiner. Løpende forvaltning ligger til linja.
Vurdering av usikkerhet i prosjektet: Trusler og muligheter
Interne og eksterne forhold som påvirker prosjektets leveranser (hva er det viktig at prosjektet forholder seg til?):
|
Trusler |
Beskrivelse |
Reduserende tiltak |
|
Ikke nok ressurser til forvaltningsarbeidet |
Leverandører beskriver dette som en forutsetning for gevinstrealisering. |
|
|
Ulike rolledefinisjoner i organisasjonen |
Forskjellige enheter kan ha ulik arbeidsflyt og rollefordeling |
|
|
Integrasjon med eksisterende systemer |
Et effektivt SAM må minimum integreres med identitetshåndtering og deployering. Erfaringsmessig introduserer dette komplikasjoner. |
|
|
Ressurstilgang |
Enkeltpersoner er tett booket |
|
|
Muligheter |
Beskrivelse |
Tiltak |
|
Økende mulighet for internfakturering |
Et SAM-system skal gi bedre og mer presist grunnlag for internfakturering. Dette gir mulighet for å ta sentralt ansvar for programvare som i dag ligger lokalt, og i tillegg til å gi mer rettferdig fordeling for eksisterende internfakturering enn i dag. |
Dette er et av målene når vi etablerer rutiner |
|
Lisensoptimering |
Vi kan gå inn i lisensmodeller og vurdere alternativer på et tidligere stadium enn i dag Gjenbruk av lisenser som ikke brukes fremfor nykjøp |
Dette er en kjernefunksjon ved SAM |
|
Bedre brukeropplevelse |
De aktuelle systemene har mulig funksjonalitet for brukerportal. Systemet kan bygges ut med integrasjoner som understøtter en automatisert arbeidsprosess fra behov oppstår til programvare er kjøpt og gjort tilgjengelig for bruker |
Prosjektet beskriver hva som er relevant for brukere i en eventuell portal, og setter opp denne portalen |
Valg av alternativ og nytte/kost-vurdering
Alternative løsninger/konsepter med vurdering og valg
Det har i forbindelse med SAM-prosjektet USIT har kjørt blitt gjort sonderinger i UH-Sektoren og mot leverandørene rundt en mulig felles løsning. Konklusjonen foreløpig er at uten større grad av felles drift på underliggende løsninger er det vanskelig å se reelle samarbeidsgevinster utover erfaringsutveksling per i dag. Erfaringsutveksling kan det imidlertid være en del å hente på da det er en ingen av de store BOTT-institusjonene som har implementert et SAM-system i dag.
For UiO alene sin del er det et alternativ å ikke innføre et SAM-system. Da vil UiO fortsatt manuelt ivareta disse arbeidsprosessene, med noe egenutviklet sammenstilling. Egenutviklet programvare kan ikke levere software-gjenkjenning, altså automatisk gjenkjenning og gruppering av installert programvare på klientmaskiner eller servere, som er en sentral del av et SAM-system.
Dette betyr i praksis videreføring av status quo. Det betyr mer upresis internfakturering av programvare, ikke samme grunnlag for optimaliserte lisenskjøp, sannsynlig overlisensiering og mulig underlisensiering. Det vil også være manuelle prosesser knyttet til forvalting av lisenser i skytjenester.
Gevinstoversikt
Sikre lisenscompliance
- Redusere UiOs risiko ved eventuelle lisensrevisjoner
- Redusere arbeidsbelastning ved eventuelle lisensrevisjoner
Etablere optimalisert lisensforvaltning med tanke på å spare lisensutgifter
- Unngå overlisensiering
- Etablere system for gjenbruk av lisenser
- Oversikt over eierskap og bruk gir mulighet for bedre porteføljestyring
Etablere optimalisert arbeidsflyt i organisasjonen for å spare timer
- Lisensforvaltning uten filgruppe-basert administrasjon
Etablere brukervennlig arbeidsflyt
Etablere en løsning som er tilpasset teknologiskiftet til skybasert leveransemodell for programvare, og lisenser
|
Gevinster |
For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten? |
Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres |
|
Lavere lisenskostnader
|
Lisensutgifter fremkommer i regnskapet. Måling kan være vanskelig, da innsparinger kan komme i form av en lavere vekst enn vi ellers ville hatt (jfr. 10 % øking år om år beskrevet over). |
|
|
Korrekt lisensiert
|
Gevinst kommer i lavere utgifter der vi er overlisensiert, og lavere risiko der vi er underlisensiert. Gevinsten kan måles i registrert compliance i et SAM-system, f.eks. å sammenligne compliance ved etablering og etter ett år. |
|
|
Arbeidsflyt
|
Samlet grensesnitt for forvaltning og mindre arbeidskrevende lisensforvaltning, både for enheter på USIT og lokale enheter. Kan måles i tilfredshet, og sammenligning av rutiner ør og etter |
|
|
Bedre kontroll på inn- og utfakturering av USITs klientprogramvare |
Lokale enheter og USIT kan få korrekt internfakturering etter bruk USIT kan ta ansvar for programvare uten å måtte dekke innkjøp selv Gevinsten kan måles med en sammenligning av faktureringskriterier før og etter |
|
|
Porteføljestyring |
USITs ledelse vil kunne få rapporter på lisensbruk og registrert compliance, bestemme driftsregime for programvare o.l. |
|
|
Brukervennlig portal |
Brukere kan få en portal bedre tilpasset deres handlinger, med mer automatisering enn i dag |
|
Nytte/kost-vurderinger
Nøkkeltall fra utredning og søknad. Andre kostnader må beregnes.
|
Økonomiske hovedtall/kvalitative gevinster |
År 1 |
År 2 |
År 3 |
År 4 |
År 5 |
|
Lisensutgifter |
2.000.000 |
350.000 |
350.000 |
|
|
|
Prosjektutgifter interne (ressursbruk personell) |
0,5 åv |
|
|
|
|
|
Økonomiske gevinster (besparelser) |
10-20% lisensutgifter Jamfør kapittel 1 og sluttrapport for SAM-prosjekt |
Ytterligere 5-10% |
Bedre grunnlag for avtalereforhandling (eks. Google vs MS) |
|
|
|
Kvalitative gevinster |
|
|
|
|
|
|
Oversikt over compliance |
|
|
|
|
|
|
Ny brukerportal |
|
|
|
|
|
|
Integrasjon med innkjøpssystem og provisjoneringssytemer for programvare |
|
|
Grov tidsplan og milepæler
Planleggingen av prosjektet kan bygger på rapporten fra utredningsprosjektet, og vil derfor kreve relativt lite ressurser.
Forespørsel utarbeides sammen med Crayon, og Crayon står for forespørselen til leverandørene.
Tidsplanen er kun foreløpige anslag.
|
Milepæl |
Tid, i utstrekning |
||||
|
Anskaffe og velge system |
6 uker |
|
|
|
|
|
Sette opp programvare |
|
3 uker |
|
|
|
|
Registrere installert programvare |
|
|
2 uker |
|
|
|
Utarbeide rutiner for forvaltning lokalt, viktigste del av lisensportefølje registrert |
|
|
|
8 uker |
|
|
Utarbeide rutiner for forvaltning USIT, viktigste del av lisensportefølje registrert |
|
|
|
8 uker |
|
|
Utarbeide rutiner for internfakturering |
|
|
|
4 uker |
|
|
Opplæring i rutiner |
|
|
|
|
3 uker |
Hvor stor del av lisensporteføljen som registreres, vil være en funksjon av hvor mye tid som er tilgjengelig. Det vil være mulig med noe overlapp mellom fasene.
Organisering, roller og ansvar
Prosjektsammensetning må diskuteres litt nærmere.
Det er mulig å tenke seg en nettverksløsning, der det er oppnevnt forskjellige grupper for de forskjellige deloppgavene, kombinert med bestillinger i linja. Lokale enheter må med i oppgaver som angår dem, men vil ikke nødvendigvis ha samme interesse for oppsett av systemet, og vise versa.
Prosjekteier: Anders Vinger
Prosjektleder: Øyvin Wormnæs
Prosjektdeltakere fra: USIT/BNT, USIT/ITI, USIT/SST, Lokal-IT
Interessenter/målgrupper
|
Interessent |
Interesse knyttet til |
|
Seksjon for Innkjøp |
Anskaffelsen, Mulig integrasjon med innkjøpssystem i en senere fase. Sannsynligvis etter prosjektets levetid |
|
Serverdrift |
Oppsett, integrasjoner, serverlisensiering, arbeidsflyt og økonomi |
|
Klientdrift |
Kategorisering av programvare, registrering av lisenser, utarbeidelse av rutiner, arbeidsflyt og økonomi |
|
Lokal-IT og IT-ledernettverket |
Utarbeidelse av rutiner, registering av lisenser, arbeidsflyt og økonomi |
|
Sikkerhetssjef, juristene |
Personvern, sikkerhet |
|
Økonomifunksjonen |
Internfakturering og kostnadsberegning |
Budsjett
Vi ønsker 750 timer til etablering av nye rutiner for lisensforvaltning og registrere eierskap for lisenser UiO allerede har inn i systemet.
Systemet anslås å koste mellom 2 og 4 millioner, over fire år. Det er en del usikkerhet da vi har aktuelle leverandører som konkurrerer aggressivt om posisjonering i det norske markedet. En del kostnader tas på ramme på sentralt programvarebudsjett, hvor deler av dette internfaktureres fakulteter på UiO. En del av kostnad må tas på friske midler.
Vi ber derfor SKAIT om:
- 750 timer (0.5 årsverk) til frikjøp av ressurser
- 1 million til anskaffelse
Endringslogg
|
Versjon |
Dato |
Endring |
Ansvar for å beskrive endringen |
Ansvar for godkjenning av endring |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|