Prosjektmandat for eValg 3.0

Mandat versjon 1.0, "2016-06-28"

Prosjektnavn

eValg 3.0

Roller

Oppdragsgiver

Internt prosjekt finansiert med porteføljemidler fra Strategisk koordineringsgruppe (SKAIT).

Prosjekteier ved USIT

Hans Kristian Fjeld, seksjonssjef i Seksjon for integrasjon og elektroniske identiteter (INT).

Prosjekteier er delegert systemeieransvar for eValg, og INT er ansvarlig for forvaltning og videreutvikling av eValg. Prosjektet vil i all hovedsak bli gjennomført med ressurser fra INT.

Andre aktører

Prosjektleder

Joakim Hovlandsvåg

Bakgrunn og begrunnelse

UiO har siden 2006 gjennomført UiO-valg, for ansatte og studenter, i valgsystemet eValg. Systemet er klassifisert som et nivå 3 system. AP har hittil vært systemeier, mens USIT har driftet og forvaltet applikasjonen for AP. Fra 1.4.2016 tok USIT over som systemeier, mens AP fortsetter å være prosesseier.

eValg er ikke blitt videreutviklet siden det ble introdusert. Ny teknologi gir nye muligheter og skaper nye forventninger blant brukerne, og det er derfor nå behov for å modernisere og forbedre systemet. USIT vil realisere 50% av videreutviklingen i 2016, og 50% i 2017.

Det er blitt søkt om kr 1 500 000,- fra SKAIT for å videreutvikle eValg. Søknaden ble innvilget 25.4.16.

Formål

eValg brukes til å gjennomføre elektroniske valg for ansatte på alle nivåer (styre/fakultet/institutt), og studentene benytter systemet til å gjennomføre valg til Studentparlamentet. I 2015 gjennomførte UiO 46 valg med eValg. I år med mange styrevalg gjennomføres opp mot 100 valg. Behovet forventes å være stabilt i overskuelig framtid.

eValg-systemet består primært av en web-applikasjon, der sluttbrukerne forholder seg til brukergrensesnitt i nettleser. Unntaket er opptelling av valg, som utføres i en dedikert applikasjon som ikke er web-basert.

Sluttbrukerne deles i to kategorier:

  • Valgadministratorer – har eget brukergrensesnitt for å sette opp og gjennomføre valg.
  • Velgere – har et enkelt web-grensesnitt for å avgi stemme.

Overordnet kan problemene med nåværende versjon av eValg oppsummeres i to punkter, og det er disse to punktene prosjektet skal adressere:

  • Tungvint og lite tilgjengelig brukergrensesnitt.
  • Tidkrevende og til dels manuell prosess for å gjennomføre valg.

Resultatmål og leveranser

  • Moderne og mobiltilpasset brukergrensesnitt for velgere.
  • Moderne og mobiltilpasset brukergrensesnitt for valgadministratorer.
  • Mer automatisering og selvbetjening ved gjennomføring av valg.
  • Enklere opptelling av valg (opptelling flyttes inn i web-applikasjon).
  • Enklere håndtering av manntall (integrasjon med andre systemer, automatisering).

Rammer

Tidsramme: 2016-2017

Direkte kostnader: kr 150 000

Timeverk/årsverk: 1,5 årsverk fordelt over to år (2016/2017)

Andre rammer:

Hovedmilepæler

  • M1: Plan for involvering av UX er klar.
  • M2: Plan for rolle som pilotprosjekt for sjekkliste for gjennomføring av utviklingsaktiviteter er klar.
  • M4: Plan for å styre utviklingen mot "Cloud ready" er klar.
  • M5: Forarbeid for å planlegge utviklingsarbeid er gjennomført.
  • M6: To av fire sprinter for utvikling er gjennomført.
  • M7: Fire av fire sprinter for utvikling er gjennomført. 
  • M8: eValg 3.0 settes i produksjon og overføres til linjeorganisasjon.
Av Hans Kristian Fjeld
Publisert 28. juni 2016 14:13 - Sist endret 26. sep. 2017 13:18