Bakgrunn:
Acrobat Pro ble avviklet på kiosk tidligere i vår, da produktet hadde EOL i 2017, og ikke lenger var sikkert å bruke. Årsaken til at vi fortsatt brukte Acrobat Pro på kiosk var at Adobe gikk over til personlige leielisenser, som ikke var forenelig med flerbrukemaskiner som jo kiosk består av. Å finne en erstatning har vært vanskelig. Vi har ennå ikke funnet en gratisversjon som oppfyller våre krav. Det nærmeste vi kom, var PDFgear, som hadde en AI-komponent som vi ikke kunne skru av automatisk.
Vi har derfor testet PDF-Exchange, om ser ut til å oppfylle alle krav, og som har en akademisk engangsslisens.
https://www.pdf-xchange.com/product/pdf-xchange-pro
Lisens:
Prisen er fornuftig, vi kan få Academic Campus License til USD $8.481 (inkludert 1 år vedlikehold). Vedlikehold år 2 koster $1.699, år 2+3 koster $2.544. Vi eier denne lisensen for evig tid, men vedlikehold gir oss tilgang til nye versjoner av PDF-Exchange, noe vi bør ha. Anbefalingen fra WAP er at vi kjøper lisens med 3 år vedlikehold til $11025.
Det er også et greit lisensregime, det telles ikke noen faktisk bruk på lisenser over 25 stk., og det kreves derfor ikke noen lisensserver. Lisensen er lett å legge inn, man kan legge inn lisensstrengen i MSI-installasjonen, via transform, eventuelt legge inn en lisensfil i installasjonen. Dette betyr også at vi ikke lenger kun kan bruke kiosk, brukere kan også installer PDF-Exchange på egne driftede windows-maskiner via Company Portal.
Da kan vi også minske bruken av personlig lisenser på Acrobat Pro, brukerne er nå avhengige å tegne en personlig lisens på Acrobat Pro for å få tilgang til en pdf-klient som kan redigere pdf-filer.
I tillegg til å spare penger på Acrobat Pro-lisenser, så sparer vi også penger på å administrere disse personlige lisensene. Adobe-lisensene skal fornyes en gang i året, noe som gir betydelig merarbeid for enhetene. Espen Madsen beskriver:
- "Vi sender ut en felles e-post til alle eiere av alle ulike Adobe-lisenser, med spørsmål om de ønsker å fornye eller ikke.
- Lager en samlet oversikt over lisensene som ønskes fornyet.
- Denne oversikten sendes til BDM for godkjenning, før selve fornyelsen bestilles. Da har de også en oversikt på enhet.
- Dette innebærer at det er en del arbeid knyttet til å innhente svar, kvalitetssikre oversikten og få godkjenning."
Uten å kunne angi en bestemt mengde tid for hver enkelt transaksjon, så er dette mye tid brukt på lisenshåndtering.
Med andre ord så kan vi erstatte Acrobat Pro på klientmaskiner, og dermed spare både tid og lisenspenger.
https://www.pdf-xchange.com/product/pdf-xchange-pro/pricing
Dokumentasjon:
Generelt så er dokumentasjonen svært god for PDF-Xchange PDF-XChange Knowledge Base , både for sluttbrukere og for de som drifter programmer, både AF og WAP. Vi kan også kjøpe støtte utover det første året.
Installasjon og konfigurering:
Installasjonen er godt dokumentert, med mange mulige valg på kommandolinjen, eventuelt kan man også bruke en .mst-fil, som gir enda flere installasjonsvalg. Dette kan lett settes opp i både SCCM og Company Portal.
Konfigurasjon av PDF-XChange er gjort i registeret, og like viktig, kan settes med Group Policy, de har ADMX-filer tilgjengelig for installasjon i sysvol. Det er f.eks. en AI-agent som følger med, men den kan skrus av med både ADMX-innstillinger og en register-preferanse.
Funksjonalitet:
Den viktigste funksjonaliteten vi er på jakt etter, er å kunne redigere tekts og bilder. Dette finnes ikke i gratisversjoner uten at det har en uholdbar ulempe, som håpløst grensesnitt (Inkscape) eller en AI-klient som er vanskelig å skru av (PDFgear). Et utvalg av funksjonalitet er:
- Redigering av tekst og bilder i PDF-dokumenter
- Skjøte og splitting av pdfer
- Legge til kommentarer
- Scanning og OCR med stavekontroll
- Digital signering av dokumenter
- Støtter generering av PDF/A
- Kompresjon av dokumenter
- Lage utfyllbare skjemaer
- Batch-prosessering
Fullstendig liste finnes på:
PDF-XChange Products Comparison Chart
Negativt:
PDF-Exchange er kun tilgjengelig for Windows. Brukere av Mac og Linux må evt. bruke Programkiosk.
Ingen støtte for følsomhetsetiketter, Acrobat er det eneste som støtter det.