1. Mål
Vi ønsker å få vedtatt ny policy for backup på UiO.
Policy
Data backes opp på daglig basis og tas vare på i 90 dager i backupsystemet etter sletting eller overskrivning fra disk. Det er endringsfrekvens til filen som avgjør antall kopier i backupsystemet. Det vil kunne være fra 1 til 90 kopier av samme fil i backupsystemet.
Om noen skulle ha spesielle behov utover dette, og som er innenfor gjeldende lovverk, må det sendes en bestilling om ekstra backup. Backup utover standard policy vil bli fakturert fra USIT til bestiller.
På noe lenger sikt har vi ambisjon om å få på plass en selvbetjeningsportal foran løsningen der det blir mulig å selv konfigurere høyere backupnivå ut i fra forhåndsdefinerte plukklister.
2. Bakgrunn
Årsaken til at saken tas opp
Skifte fra TSM til CommVault. Ved UiO har vi brukt TSM som backupsystem i mange år. Fra 1.1.2016 innføres CommVault som nytt backupsystem. Overgangen vil vare i vårsemesteret og ferdigstilles før 1. juli.
Vi ønsker å rendyrke den nye backupløsningen til backup - som er til for å redde data ved feilede systemer og menneskelige feil. Bakgrunnen for dette er at vi ser at vi i det gamle backupsystemet har laget mange spesialtilpasninger som gjør det tyngre og vedlikeholde og vanskeligere og tilby selvbetjeningsløsninger rundt.
Dette vil si at vi ønsker å flytte ansvaret for eksempelvis håndtering av en students hjemmeområde ved permisjoner til løsningene for brukerhåndtering, ikke ved å ta vare på all gammel backup av hjemmeområder så lenge at man dekker de fleste tilfeller av permisjoner og studieopphold.
De viktigste problemstillingene i saken
- Vi går ned fra 14 måneder levetid (retention) til 90 dager som default. Det har vært en del unntak fra hovedregelen på 14 måneder, vi ønsker nå å forenkle.
- I tillegg til backup tas det snapshot av diskene på en del maskiner, sehttp://www.uio.no/tjenester/it/maskin/filer/backup/hjelp/snapshot.html Dette blir som før.
- Hjemmeområder. UiO har kun lov til å behandle, her lagre personopplysninger så lenge formålet med behandlingen fremdeles eksisterer. Når en person, være seg student eller ansatt, slutter ved UiO opphører også formålet med behandlingen av deres data inkludert personopplysninger. Det betyr at disse dataene må slettes. Dette følger av bestemmelsen i personopplysningsloven §28. Av sikkerhetshensyn og av hensyn til den registrerte velger UiO likevel å lagre data knyttet til en person som har sluttet som student eller sin jobb ved UiO i 3 måneder fra sluttdato og sletting av kontoen før disse slettes.
Frem til nå har vi arkivert brukeres hjemmeområder som en del av prosedyren for sletting av brukeren. Dette vil si at vi har oppbevart data lengre enn det vi har hatt lov til ihht. personopplysningsloven. For å slippe å implementere arkivering med nytt backupsystem og for å følge lovverket ønsker vi å avvikle denne arkiveringen i løpet av februar. - Databaser og andre særskilte applikasjoner unntas i mange tilfeller fra grunnpolicyen.
- Konsekvens.
- restore@usit.uio.no har hatt noe tilbakelegging av data som er mellom 90 dager og 14måneder de siste årene. Omfannget ligger (estimert) på 1 -2 tilfeller per måned. Vi mener dette omfanget ikke retferdiggjør den økte kostnaden.
- Retentionøkning fra 90 dager til 180 dager vil slå ut forskjellig om vi lagrer på disk eller tape. Disk vil nyttiggjøre seg deduplisering og vil dermed ikke føre til stor kostnadsøkning. Tape vil opp i mot dobble kostnaden.
- Vi må få på plass bestillingsrutiner for utvidet backup utover standardpolicy
- Vi må få på plass selvbetjeningsmuligheter, både for lokal-IT og enkeltbrukere
- Vi må få på plass en brukerstyrt, selvbetjent arkivtjeneste. Denne aktiviteten bør starte i andre halvdel 2016