Drift og personalmessige og organisatoriske utfordringer før og under avvikling av digital eksamen

Oppsummert

Dette dokumentet beskriver utfordringene knyttet til støtteapparatet digital skoleeksamen[1] vil forutsette ovenfor studentene før, under, og etter en digitaleksamen. Det tar utgangspunkt i at teknisk infrastruktur (strøm, nettverk, &c ) er på plass. Dokumentet beskriver dermed problemer knyttet til den enkelte student, ikke problemer som kan oppstå om den underliggende infrastrukturen svikter. Dokumentet beskriver, foretar en grov vurdering av ressursbruken, og drøfter følgende punkter.

Før eksamen må det avklares

• Om studentene skal benytte eget eller universitetets utstyr
• Om universitetets utstyr nyttes, er dette organisert lokalt eller sentralt
• Hvilket nivå av testing man ønsker på studentenes maskinvare
• Skal dette utføres lokalt eller sentralt

Under eksamen

• Teknisk støtte av studentene i timen før eksamen starter
• Teknisk støtte av studentene under eksamen
• Kontaktpunkt mot eventuelle tredjeparts leverandører under eksamen

Etter eksamen

• Hvordan behandle eventuelle klager på det tekniske under eksamen

På bakgrunn av denne drøftingen anbefales at følgende for videre drøfting sentralt ved UiO:

• Det bør inngås sentrale ressursavtaler om bruk av eksisterende PC stuer ved fakultetene.
• Det må avgjøres i hvilken grad universitetet ønsker å garantere for at studentene behersker den valgte løsningen.
• Ved eksamen holdt på universitetets utstyr bør arbeidet i forkant av eksamen sentraliseres. Dette vil kreve avtaler om bruk av de enkelte fakulteters student-IT personell og personell ved USITs driftssenter (om man legger et strengt kontrollkrav til grunn i forrige punkt).
• Ved BYOD eksamen anbefales det en sentralisert hjelpefunksjon for studentene. Som for eksamen på universitetets utstyr krever dette ressursavtaler om bruk av personell.
• Ved BYOD må det utarbeides et reglement for hvor lenge før eksamensstart kandidaten må innfinne seg i lokalet.
• Digital eksamen vil kreve tilstedeværelse av teknisk trent personell. Dette befinner seg i hovedsak ved det enkelte fakultet. Det anbefales at dette organiseres sentralt under eksamensavviklingen. Som for de andre anbefalingene vil dette kreve sentralt utformede ressursavtaler.
• Det må opprettes en sentral under digital eksamen med ansvar for overvåking, kontakt med leverandør, kontakt med det utplasserte tekniske personalet &c.
• Det må finnes teknisk personale som kan tilkalles ved behov.
• Starttidspunkt for digitale eksamener bør forskyves i forhold til hverandre for en mer effektiv bruk av de IT faglige ressurser.
• Eksamensreglementet må oppdateres med regler for håndtering av hendelser som kan oppstå under en digital eksamen.

Dokumentet har tatt som utgangspunkt at 4000 studenter skal avlegge eksamen. Med dette som utgangspunkt anslås tidsbruken ved forskjellige test regimer til:

1. Demonstrasjon og enkel test for alle studenter, oppfølging av 10 %, for eksamen holdt på universitetets utstyr: 320 timer.
2. Enkel selvtest på universitetets utstyr, oppfølging av 10 %, 160 timer.
3. Demonstrasjon og enkel test for alle studenter, oppfølging av 10 %, for eksamen holdt på studentenes utstyr: 520 timer.
4. Enkel selvtest på studentenes utstyr, oppfølging av 10 % for eksamensløsningen, gitt forutsetningen at 7 av 8 studenter selv greier å sette opp løsningen: 300 timer.

Merk at dette er timeanslag med 100 % effektivitet. Erfaringsmessig trengs tre personer for en åtte timers leveranse med denne effektiviteten. For testregimene en, tre og fire[2] vil det altså være nødvendig med henholdsvis 12, 20 og 11 personer per dag.

Merk at dokumentet tar utgangspunkt i rapporterterte driftstall for digital eksamen for UiA for høsten 2014 som en av referansene. Det har kommet nye tall for 2015 der UiA rapporterer om en nedgang i ressursbruk på ca. 50% innenfor drift av digital eksamen som en helhet. Det kan forekomme justeringer i tallene i disse dokumentene basert på dette. Erfaringer fra gjennomføring av digital eksamen med BYOD på UiO høsten 2015 vil også på sikt kunne medføre justering av timeanslag i ressursbruk.

Hvilket utstyr skal benyttes til eksamen

Flere av fakultetene har i dag PC-stuer[3] for studentene. Fordelen med å benytte disse under eksamen er, utover at underliggende teknisk infrastruktur allerede er på plass, at disse er forholdsvis homogene og eid av fakultetene. Det vil dermed være forholdsvis enkelt å teste om en valgt løsning virker på maskinvaren. Det vil også være enkelt å forberede maskinvaren på en valgt løsning. Dette utstyret er imidlertid eid og finansiert av fakultetene. Man kan dermed ikke uten videre telle opp tilgjengelige ressurser ved universitetet og bruke dette som underlagsmateriale for en ressursvurdering. Det er også store forskjeller mellom fakultetene i hvor store investeringer de har i slike stuer.

Universitetseid utstyr

Om dette utstyret skal benyttes under eksamen må det enten, kun brukes til eksamen ved det enkelte fakultet som eier utstyret, eller det må utarbeides en ressursavtale mellom fakultetene og UiO sentralt om hvordan utstyret benyttes. Det må imidlertid antas at disse stuene uansett ikke kan dekke behovet under de store[4] skoleeksamenene ved universitetet. For mindre eksamener kan de nyttes. Det mest effektive vil da være om man kan samle ressursene men dette vil kreve avtaler mellom fakultetene. USIT kan ikke vurdere hvor mye arbeidet slike ressursavtaler vil kreve. USIT kan heller ikke vurdere de administrative merkostnadene slike avtaler vil medføre. Dette må vurderes på et høyere nivå ved universitetet.

En annen mulighet er at universitetet sentralt kjøper inn utstyr øremerket digitaleksamen. Kostnaden ved et slikt innkjøp vil være begrenset oppad av hvor mange samtidige kandidater man har behov for å eksaminere samt kostnadene knyttet til oppsett og lagring av dette utstyret mellom eksamensperiodene[5]. Fordelen med en slik løsning er at universitetet, som eier av utstyret, står friere i å bestemme hvordan utstyret skal forberedes til eksamen. En homogen mengde maskiner under eksamen vil også redusere behovet for teknisk assistanse før og under eksamen. En slik løsning vil i hovedsak være driftet sentralt, hva innkjøp og eierskap angår. Det er imidlertid de IT-ansvarlige ved fakultetene som per i dag har erfaring med drift av PCer. Det må derfor avklares hvordan disse kan nyttes til eventuell rigging før og etter eksamen.

Studenteid utstyr

Alternativt kan man basere seg på at studentene selv medbringer sine egne datamaskiner til eksamenslokalet og avholder eksamen på disse. En såkalt «Bring Your Own Device» (BYOD) løsning. En slik løsning har den åpenbare fordelen at universitetet slipper investeringskostnadene knyttet til maskinvare anvendt under eksamen. Ulempen er at universitetet i utgangspunktet ikke har kontroll på hva slags utstyr som nyttes under eksamen. Det er også uavklart i hvilken grad universitetet kan pålegge studentene å ha slikt utstyr[6]. Videre er det knyttet problemer til i hvilken grad universitetet kan utføre endringer, eller pålegge studentene å utføre endringer, på studentenes private maskinvare[7]. Ved en BYOD løsning vil også antallet maskiner som nyttes ved eksamen være vesentlig høyere en ved en løsning der universitetets utstyr nyttes. Nytter man universitetets utstyr er øvre grense antall samtidige kandidater, ved en BYOD er øvre grense det totale antall kandidater.

 Maskinvaren antas å være svært lite homogen ved en BYOD sammenlignet med eksamen utført på universitetets utstyr. Dette vil kreve større ressurser avsatt til testing av maskinvare i forkant av eksamen. BYOD vil også legge føringer på valg av eventuelle tredjeparts eller egenutviklede løsninger som velges til eksamen da muligheten for å forberede den enkelte datamaskin eksamensløsningen er meget begrenset.

Arbeidet før eksamen

Uavhengig av hvilke løsning som velges pålegger det universitetet å teste om løsningen virker i forkant av eksamen. For eksamen avholdt på universitetets utstyr vil dette arbeidet i hovedsak kunne utføres innenfor eksisterende lokale og sentrale driftsrutiner. Ved en BYOD løsning må det imidlertid avklares hvordan dette skal løses på en fornuftig måte. Her må det vurderes hvor grundig testingen skal være, hvordan testingen skal foregå, hvem som skal utføre testen og hva man ønsker å gjøre med maskinvare som i utgangspunktet feiler i testsituasjonen. Det må også vurderes i hvor stor grad testen skal gjenspeile den situasjonen studentene møter på eksamen.

Studentene bør gis mulighet til å prøve den valgte løsningen før eksamen. Som et minimumskrav må de gis muligheten til å logge seg på eksamenssystemet, skrive inn en kort besvarelse, og levere denne. Systemet må så levere tilbake en bekreftelse på at innleveringen fungerte. For både egenutviklede og tredjeparts løsninger må det stilles krav om at slik funksjonalitet er tilstede. Slik testing vil også kunne gi indikasjon på eventuelle problemer som må utbedres før eksamen faktisk avholdes.

Test ved bruk av universitetets utstyr

For eksamen på universitets eid utstyr vil dette bety at ett eller flere lokaler med eksamensløsningen installert tilgjengelig gjøres studentene i perioden før eksamen. Igjen må det avklares om dette skal løses lokalt eller sentralt både med hensyn på hvem som stiller lokalet og hvem som stiller med personal for å hjelpe studentene i testingen.

Full test i universitetets regi

Gitt en slik løsnings homogene natur vil det naturlige være å kjøre slik testing i puljer. En tilrettelagt sal med 40 maskiner og to personer bør kunne betjene to til tre puljer i timen avhengig av dekkingsgrad[8].  I en ideell verden gir dette en rate på 50 studenter per ansatt per time. Mer realistisk vil dekkingen være cirka det halve, altså 25 studenter per ansatt per time. Om man videre legger 4000 studenter[9] til grunn vil en slik løsning kreve totalt 160 ansatt timer. Dette tilsvarer en sal kjørt i to uker med åtte timers åpningstid hver hverdag.  Det må også beregnes at en del av studentene vil ha behov for mer utførlig opplæring i systemet. Om man legger til grunn at det er snakk om ti prosent som har dette behovet, og at de i snitt vil trenge 15 minutter med personlig opplæring vil dette, gitt 4000 studenter, gi et merbehov på 100 ansatt timer ved full dekningsgrad. Om vi legger dekningsgraden i salen, 50 studenter per time, og tid per student med oppfølgings behov, 15 minutter, bør dette kunne dekkes av to personer. Altså 160 ansatt timer til.

Setter man dette sammen får man at en bemannet sal på 40 plasser med et tilstøtende lokale for individuell hjelp, bemannet med 2 personer i salen og to i hjelpesonen vil kunne betjene 4000 studenter i løpet av to 40 timers uker[10]. Totalt gir dette 320 ansatt timer for 4000 studenter. I tillegg kommer tid brukt til opplæring av de ansatte, tid brukt på administrasjon av løsningen, og tid brukt på å tilrettelegge lokalet. Personene som må antas å best kunne utføre dette arbeidet er de ansatte ved student-IT tjenestene til de forskjellige fakultetene  og ansatte ved USITs driftssenter.

Slik testing kan også utføres lokalt i regi av det enkelte fakultet man dette vil nødvendigvis medføre merarbeid i form av rigging av flere lokaler, lokal organisering av arbeidet &c. Dette vil medføre et større behov for lokaler og sannsynligvis en mindre effektiv administrasjon. Anbefalingen blir derfor å utarbeide avtaler for en sentralisert løsning.

Selvtest for studentene 

Alternativt kan man overlate til studentene selv å teste eksamensløsningen. Dette kan praktisk gjennomføres ved at et antall maskiner på fakultetenes PC stuer klargjøres for løsningen. Studentene kan så nytte disse til å gjennomføre en selvtest av løsningen. Det må allikevel antas som over at 10 % vil ha behov for individuell hjelp. Altså ~160 timer som over. Dette antallet er såpass lavt at det bør kunne håndteres av fakultetenes student-IT tjenester. Spørsmålet som avgjør hvilken løsning som velges er hvorvidt universitetet ønsker garanti for at studentene har testet eksamensløsningen i forkant eller ikke.

Det bemerkes avslutningsvis at overslaget for tidsbruk og forslag til gjennomføring her gjelder ved innføring av digital eksamen. I de påfølgende semestre vil behovet for slik opplæring være kraftig redusert da flertallet av studentene allerede vil være kjent med løsningen.  Ved UiO har det Juridiske fakultet avholdt eksamen på eget utstyr de siste tre årene. Deres erfaring er nå at etterspørselen etter kurs er tilnærmet null.

Test ved BYOD eksamen

Ved en BYOD eksamen forventes studentene å medbringe eget utstyr og selv starte den valgte eksamensløsningen på dette. Ideelt sett er dette en oppgave de fleste burde kunne løse på egen hånd gitt god nok dokumentasjon.  Som for eksamen på universitetets utstyr er spørsmålet om man ønsker å garantere at studentene har gjennomført testen. Ønsker man dette blir testopplegget som for eksamen på universitetsutstyr over, med den kompliserende faktoren at nye datamaskiner må settes opp mellom hver pulje.  Det må også antas at feilraten vil være noe høyere siden det tekniske utstyret ikke er homogent. Tidsbruken for individuell oppfølging ved feil må også justeres noe.  Totalt anslås merkostnaden å være 200[11] timer. Total tidsbruk på løsningen blir da 520 timer pluss administrasjon &c. Dette inkluderer ikke arbeid med å utbedre maskiner som trenger større inngrep for å kunne fungere mot en valgt løsning. Kun maskiner med mindre feil.

Alternativt kan man også her overlate testingen til den enkelte student. En test vil da, fra studentenes ståsted, innebære å se om de greier å koble seg opp mot løsningen, utføre testen, og se om de mottar kvitteringen. En slik test vil, utover å sørge for at den valgte løsningen har denne funksjonaliteten, ikke medføre arbeide fra universitetets side så lenge studenten faktisk greier å utføre testen.

Begrensninger ved selvtest

Dette er imidlertid realiserbart om løsningen kun innebærer komponenter studentene allerede er fortrolige med. Det krever også at løsningen er så generell at den faktisk fungerer på studentenes svært divergente maskinvare. I virkeligheten må dette antas å ikke være tilfelle for en stor gruppe av studentene. Det er også en reel mulighet for at studentene ikke skiller klart nok mellom test av eksamensløsningen og test av egen maskinvare[12]. En slik selvtest gir også universitetet en dårlig indikasjon på problemer som kan tenkes oppstå under selve eksamen. Hvilket arbeide universitetet ønsker å legge i testing i forkant ved en BYOD eksamen er dermed en mer kompleks øvelse enn ved en eksamen holdt på eget utstyr. Som for universitetsutstyr over er det i det følgende lagt 4000 studenter til grunn for anslagene.

Kompleksiteten i en valgt BYOD løsning

Det første som må vurderes er kompleksiteten i å forberede studentenes maskiner på den valgte løsningen. Krever den installasjon av spesiell programvare? Krever den spesielle operativsystemer? Krever den patcher, drivere,&c? Om den er nettbasert, krever den spesielle nettlesere? Krever den tillegg til disse? Vil noen av komponentene den krever kunne gå i beina på andre programmer studentene har installert? Må noe avinstalleres etter eksamen?

Om vi tentativt anslår kompleksiteten til å ligge mellom det å åpne en nettside og det å koble en tilfeldig bærbar til en møteroms prosjektør burde omtrent tre fjerdedeler av studentene greie å forberede maskinen helt uten hjelp. I så fall vill 1000 studenter ha behov  for en eller annen form for hjelp. Ved en mindre kompleks løsning vil dette kanskje kunne reduseres til det halve, altså 500 studenter.  Her bør det imidlertid bemerkes at jo færre studenter som får problemer, jo mer komplekse vil problemene sannsynligvis være. Det må altså beregnes mer tid på hjelp per student jo færre studenter som får problemer. I hvilken grad og hvordan universitetet kan tilby denne støtten er diskutert lenger ned i dokumentet.    

Vurdering av testregimer ved en BYOD løsning

Den neste vurderingen er i hvilken grad universitetet ønsker å ha kontroll på testingen. Er det godt nokk at studentene gis mulighet til å teste? Skal studentene pålegges å teste? Skal slik test skje i privat eller i universitets regi?

Om studentene tester selv vil behovet for hjelp være til de som ikke greier å klargjøre maskinen, som beskrevet over, samt de som trenger hjelp med selve eksamensløsningen, anslått til ti prosent i avsnitt om eksamen på universitets eid utstyr over. Her må det imidlertid regnes med en god del overlapp mellom gruppene. Tentativt kan man anslå at om lag halvparten av de som trenger hjelp med eksamensløsningen også vil trenge hjelp med maskinoppsettet. Like fult gir dette 200 studenter som vil ha behov for hjelp med eksamensløsningen selv om de fikk det tekniske til å fungere.

Full test i universitetets regi

Om universitetet ønsker å selv verifisere studentenes maskiner i forkant av eksamen anslår Gruppe for IT-support og driftssenter (SDS) at en person, gitt en sentraliser løsning og standardisert testverktøy kan verifisere 16-20 maskiner per time. For 4000 maskiner gir dette et arbeidstime forbruk på 200 til 260 timer pluss tilrettelegging og administrasjon ved full utnyttelsesgrad. Ved en desentralisert løsning anslår SDS 8 til 10 maskiner per arbeidstime[13]. Merk at det i dette ikke er lagt inn timer for å utbedre maskiner som feiler testen.

Selvtest av BYOD med støttefunksjon

 Det siste som må vurderes ved en BOYD løsning er hvilket støtteapparat universitetet ønsker å stille med for de studentene som ikke i utgangspunktet får løsningen til å fungere på eget utstyr. Det er åpenbart at universitetet må gi dem en mulighet til å prøve eksamensløsningen. Dette kan enten skje på eget utstyr som en del av hjelpen til å tilrettelegge utstyret, eller i en adskilt øvelse. Det som må bestemmes er i hvilken grad universitetet ønsker å bistå studentene med å få studentenes maskiner på et nivå der de kan nyttes ved eksamen og hvordan slik bistand skal organiseres. Siden denne hjelpen er individuell kan den utføres av fakultetenes student-IT tjeneste. Det synes allikevel klart at en sentralisert løsning vil ha noen fordeler, særlig for studentene. En sentralisert løsning vil kunne ha lengre åpningstid og mer teknisk personell tilgjengelig. Noe som vil medføre kortere ventetid og en bedre brukeropplevelse for studentene.

Tidsbruken er vanskelig å anslå. Noe av utstyret vil kunne forkastes umiddelbart, annet utstyr vil kreve feilsøking samt installasjon av programvare. En del utstyr må forventes å ikke kunne settes i stand selv etter feilsøking. Om vi anslår 20 minutter per maskin i gjennomsnitt vil 500 maskiner kreve 166 arbeidstimer. I tillegg kommer de 200 over som trenger hjelp til selve eksamensløsningen, 66 arbeidstimer. Også her må det tas høyde for at dekningsgraden ikke vil være 100 %. Gitt det mindre antall studenter og den mer kø-aktige formen kan vi anta en høyere utnyttelses grad en ved løsningen for universitetets utstyr. Anslår vi 75 % vil timebruken bli omtrent 300[14] timer for en løsning der 7 av 8 studenter ikke behøver noen form for hjelp.       

Også her befinner kompetansen seg i hovedsak hos lokal-IT og ved USITs driftssenter. Det anbefales at man ser på muligheten for en sentral løsning med tilhørende ressursavtaler.

Avslutningsvis bemerkes det at denne tidsbruken ikke kan antas å synke nevneverdig over tid da det er maskinvaren til den enkelte student og ikke studenten som står for mesteparten av tidsbruken. Det må antas att studentenes maskinvare er i endring under deres studieløp.

Ressurser brukt før eksamen

Uavhengig av hvilke løsninger som velges er det av det overstående klart at det vil være behov for store ressurser i forkant av eksamen. Det er også klart at disse må inneha den riktige tekniske kompetansen. Per i dag er disse ressursene spredd utover universitetets IT organisasjon. Slik USIT ser det vil det mest hensiktsmessige være å samle disse i perioden frem mot eksamen. Dette vil imidlertid kreve et stort administrativt arbeide samt inngåelse av en rekke ressursavtaler, et arbeide og avtaler som må tas på et høyere administrativt nivå en USIT.

Under eksamen

Arbeidet under selve eksamen kan deles i tre bolker:

• Klargjøring frem til eksamen starter
• Teknisk assistanse under eksamen
• Kontakt med leverandør av løsningen

Klargjøring frem til eksamen starter

Om eksamen avholdes på universitetets utstyr vil dette bestå i å sjekke at maskinene har riktig oppsett og er klare til pålogging for kandidatene. Tidsbruken vil avhenge av hva slags utstyr det er snakk om. For permanente PC stuer der maskinene kan fjernstyres kan dette gjøres svært effektivt. Erfaringen fra det Juridiske fakultet er at en person kan klargjøre 400 maskiner på 3 timer såfremt maskinene er mulig å klargjøre for eksamensrollen med fjernstyrings verktøy som f.eks. powershell.

For midlertidige eksamenslokaler vil tidsbruken øke. Om maskinene ikke har trådbundet nett og ikke står påslått over natten er det vanskeligere å effektivisere oppsettet. Vi har ikke empiriske data men noe mer en 50 maskiner per person per time virker optimistisk.

For BYOD løsninger trengs noe mer ressurser i oppstarten. Delvis må det antas at enkelte av studentenes medbrakte maskiner får problemer, uavhengig av hvilket testregime man har lagt seg på i forkant. Delvis må det antas at en del av de fremmøtte kandidatene må utstyres med lånemaskiner. Anslagsvis bør det være en person per 30 kandidater.

Siden eventuelle tekniske problemer med kandidatens BYOD utstyr ikke kan oppdages før kandidaten er tilstede i eksamenslokalet må det her utarbeides et reglement for hvor lenge før eksamen starter kandidaten må innfinne seg i lokalet.

For store eksamener kan bemanningen reduseres noe. Det bør imidlertid tas høyde for a noe kan gå veldig galt i et eller flere av eksamenslokalene. Dette kan ressursmessig best løses ved å sørge for en viss mengde teknisk personale i en sentral tilkallings gruppe.

Teknisk assistanse før eksamen starter

Erfaringer fra UiA og Det Juridiske fakultet er at det særlig er i timene før eksamen starter det er stort behov for teknisk assistanse. Erfaringer fra det Juridiske fakultet er at det ved en eksamen på universitetseid utstyr stort sett er problemer knyttet til studentens autentisering det dreier seg om. Ved en BYOD løsning kommer i tillegg problemer knyttet mot den enkelte students maskin. Maskinen kommer ikke på nett, den valgte eksamensløsningen starter ikke &c. Det følger at bemanningsbehovet ved en BYOD eksamen er vesentlig høyere en ved en eksamen holdt på universitetets utstyr.

Ved Det Juridiske fakultet dekkes dette med 1 til 4 vakter, avhengig av hvor mange lokaler som er i bruk (1 til 12) med fysisk tilstedeværelse i lokalene i de to timene frem til eksamen starter. Ved UiA var det nødvendig å supplere egne ressurser med eksternt innleid personale.

Teknisk assistanse under eksamen

Det vil være nødvendig med teknisk personale tilstede i lokalet under selve eksamensavviklingen. Erfaringsmessig kan og vil maskinvare feile. Brukere vil stundom gjøre noe de ikke burde gjort. Programmer oppfører seg på en for brukeren lite intuitiv måte &c. Disse trenger ikke nødvendigvis være fysisk tilstede i lokalet men må kunne tilkalles raskt ved behov. Antallet vil variere med størrelsen på og antallet av eksamenslokasjoner.

Kontakt med leverandør av løsningen

Tekniske problemer som skyldes den underliggende tekniske løsningen bør håndteres av en sentralisert ressurs. Denne vil fungere som SPOC både for leverandør og personalet i de forskjellige eksamenslokalene. Dette vil forhåpentligvis gi en mer effektiv innmelding av feil til leverandør, og gi bedre tilbakemeldinger til de enkelte eksamenslokalene om noe går galt.

Ressursvurdering

Som det fremgår over vil behovet for IT faglige ressurser være høyere i timen frem mot eksamen enn under selve eksamen for alt unntatt de minste eksamenene. Til dette kommer at den tilgjengelige mengden ved universitetet som helhet og det enkelte fakultet er begrenset. Som for arbeidet frem mot eksamen bør man her vurdere om det skal inngås felles avtaler mellom fakultetene om deling av ressurser i eksamensperioden.

Om det enkelte fakultets IT organisasjon har ansvaret for det tekniske under eksamen vil IT organisasjonens størrelse legge en begrensning på hvor mange eksamener et fakultet kan avholde en gitt dag. Ved å dele ressurser kan man til en viss grad unngå denne noe kunstige begrensingen når man planlegger eksamensavviklingen. Som ved andre avtaler av denne typen ligger det faktiske arbeidet og utformingen av dem utenfor USITs mandat. Dette er vurderinger som må gjøres av universitetsledelsen.

Man bør også se på muligheten til å forskyve eksamener avholdt samme dag i forhold til hverandre så ressursene brukt i timen frem til eksamen starter kan gjenbrukes[15].

Klage begrunnet i tekniske feil under eksamen

Om noe går galt under en digital eksamen og dette får konsekvenser for den enkelte kandidat må det antas at det kommer en klage. Fra et teknisk ståsted er det viktig at alle feil og avvik som ligger til grunn for klagen kan dokumenters. Det må her avklares hvordan feil på utstyr loggføres samt hvem som har ansvaret for denne føringen.

Det må også utarbeides prosedyrer for hva som skal skje når feil oppstår. Skal det gis tillegg i tid? Om så, hvor mye? Gjelder de samme reglene for universitetets utstyr som for studentenes? &c. Disse beslutningene må inn i eksamensreglementet. Her må det også fremgå hvilke krav det eventuelt stilles til det tekniske personalet som deltar under eksamensavviklingen hva protokoller og annen dokumentasjon universitetet kan trenge på et senere tidspunkt angår.

USIT kan nødvendigvis ikke utforme disse reglene, kun foreslå tekniske måter å etterkomme dem på når de foreligger.

Vedlegg

SDS anslag på tidsbruk ved test av studentenes maskiner

Hvis vi tar utgangspunkt i kravene nedenfor:
En person klarer med en kø er klar, ta imot en maskin sette seg ned sjekke nettleser, OS, patchenivå , praktisk test mot test-site og tilbakelevering av maskin på ca 6-7 minutter. La oss si at det er 55 minutter som Rune Olsen sier, da blir det 8 maskiner med mulighet for kanskje 10 i timen når man får det til å gå på skinner.

Det finnes en mulighet for effektivisering som går sånn ca slik som dette: Du har et langbord markert med  plasser 1-10 hvor student kommer og setter maskinen sin på plass slår den på og starter nettleser (kanskje også tar frem os-info selv)  deretter venter til operatør kommer og sjekker maskinen. Operatør sjekker maskinen og går fortløpende videre til neste maskin, da kan man jobbe med to maskiner samtidig, og med litt flyt tror jeg det da er mulig med opp mot 16 til 20 maskiner i timer.

>
>Studenter som kommer innom med egen maskin som skal sjekkes og godkjennes
>før en digital eksamen.
>
>Det som skal sjekkes:
>
>- At OS og patchenivå er i henhold til kravene
>- At nettleser og nettleserversjon er ihht kravene
>- Praktisk test mot test-site
>
>Det taes ikke høyde for alle mulige rare ting som kan skje
>
>Hvor mange kan 1 mann betjene i løpet av en arbeidstime. Må taes høyde for
>pauser (f.eks. 5 minutter per arb. time)