Sluttrapport for prosjektet nytt utlånssystem UB

Bakgrunn for prosjektet

UB har kjøpt et nytt utlånssystem fra danske Lyngsøe, som erstatter de nåværende utlånsautomatene. 

Prosjektets viktigste leveranser

Prosjektet har erstattet de gamle automatene med nye på Windows 11. En ny, sentral server er satt opp og konfigurert. Automatene kommuniserer via denne til biblioteksystemet ALMA, og serveren sørger for tilgang til og sentral konfigurering av automatene. Serveren lagrer data i en standard SQL-server.

Aktiviteter og ressursbruk

Fremtidig ressursbruk

Årlig kost ved infrastruktur og antatt hvor mye tid vi vil bruke pr. år for å vedlikeholde systemet er nå estimert til 2t/mnd., som blir 83.000 pr år.

Fremtidig vedlikehold foretatt av leverandør

Det er og tegnet en vedlikeholdsavtale på utstyr og programvare, beskrevet i "lyngsoe-ssa-l-bilag-til-avtaletekst.pdf". 

"På levert utstyr skal vedlikeholdsavtalen omfatte feilsøk og feilretting. I tillegg skal eventuelle oppgraderinger av programvare i utstyret inngå. Responstiden skal være neste arbeidsdag på stedet."

Og:

"For programvare skal vedlikeholdsavtalen inneholde oppgraderinger og nye versjoner av programvaren, slik at levert programvare forblir kompatibelt med de omgivelsene som er nevnt i avsnitt om arkitektur under."

Bortsett fra fysisk feil på utstyret, så vi konsulenten fortsatt ha tilgang til server og klienter via konsulentportalen.

Oppnåelse av prosjektets mål

De gamle utlånsautomatene er erstattet av nye med godkjent OS, win11. Sentral server med lagring til SQL-server er satt opp. Serveren kommuniserer med ALMA og konfigurerer klienten. Sikker tilgang for eksterne konsulenter er gitt via konsulent-portalen. Administrering av klienten for UB-ansatte går nå via view.uio.no. Prosjektet er nå over fra oppsettfasen til driftsfasen.

Evaluering av prosjektet

Suksessfaktorer

Det har vært godt samarbeid mellom UB, Lyngsøe-konsulenter og UiO-IT når vi kom i gang med prosjektet. 

Utfordringer og usikkerhet

Hovedutfordringen var at UiO-IT kom sent med i innkjøpsprosessen, kontrakten ble skrevet før vi hadde fått gitt innspill. Det som startet som en henvendelse om oppsett av Win11 maskiner på UiO-nett, viste seg å være en langt større sak med oppsett av en server-klientløsning med databasetilgang. Enhetene bør kontakte UiO-IT tidlig i prosessen med IT-innkjøp.

Senere kom også kortprosjektet på banen med nye krav til lesing av kort på utlånsautomatene, som nå kan kreve ombygging av dem, eventuelt at UiO velger ensidig trykk på de ID-kortene. Dette kunne kanskje vært unngått hvis vi hadde fått vite om innkjøpet tidligere.

Lyngsøe-konsulentene satte opp systemet via konsulentportalen. Ideelt sett burde vi i UIO-IT satt opp dette for dem under deres veiledning, slik at vi kunne fått laget en mer detaljert oppsettsdokumentasjon.

Viktigste læringspunkter

Igjen, enhetenes IT-innkjøp bør involvere UiO-IT på et tidlig tidspunkt. 

Tekniske erfaringer

Ingen spesielle tekniske problemer, våre løsninger og rutiner fungerer bra. Eneste ankepunktet er at Lyngsøe primært er en møbelleverandør, og har fått noen overraskelser i møte med våre krav om sikkerhet.

Anbefalinger for videre arbeid

Prosjektet er nå over i driftsfasen. Leverandørens forpliktelser nå er skal ifølge vedlikeholdsavtalen omfatte feilsøk og feilretting på på levert utstyr. For programvare inneholder vedlikeholdsavtalen  oppgraderinger og nye versjoner av programvaren. 

Gjenstående arbeid fra vår side er å flytte brannmurinnstillinger på server og klienter inn i en brannmur-GPO.

Vi har og fått et tilbud på ombygging av utlånsautomatene slik at de kan lese chippen på  de nye adgangskortet. Kortprosjektet har ennå ikke bestemt seg for å de vil velge dette, eller QR-kode.