Bakgrunn
Universitetet i Oslo har hatt en egenutviklet utskriftstjeneste (PRISS) siden 1990. Tjenesten ble egenutviklet fordi det på det tidspunkt ikke fantes tilgjengelige løsninger for utskrift fra en hvilken som helst maskin til en hvilken som helst skriver på nettet. Selv om PRISS har vært videreutviklet på vesentlige områder siden den gang, har det en tid vært behov for å se på tilgjengelige alternativer som kunne gi brukerne bedre tjenester og redusere ressurser knyttet til drift, vedlikehold og utvikling av tjenesten. Et vesentlig moment her har vært satsingen Grønt UiO der reduksjon av papirutskrifter har vært et uttalt mål. Et annet moment har vært arbeidet i IHR-sammenheng med å forenkle og forbedre brukertjenester.
I 2011-12 gjennomførte USIT et forprosjekt der målet var å gjennomføre en behovskartlegging og undersøke markedet for aktuelle løsninger som dekker universitetets utskriftsbehov. Forprosjektet konkluderte våren 2013 med å anbefale anskaffelse av Safecom. Høsten 2013 startet USIT et prosjekt for å ta i bruk dette systemet som grunnlag for utskriftstjenestene.
Et kompliserende forhold i implementeringen av Safecom er ordningen som ble innført i 2004 med betalbar utskrift for studentene der tilgang til utskriftssystemene er koplet til betaling av kopiavgift til Kopinor. Dette medførete omfattende utviklingarbeid både i PRISS og i Cerebrum. Denne ordningen er så komplisert at det vil kreve vesentlige ressurser for å tilpasse det nye systemet slik at ordningen kan videreføres.
Forslag til vedtak
IT-direktøren anbefaler derfor:
- Ordningen med betalbar utskrift avvikles
- Alle studentene får en gratis utskriftskvote på 750 sider pr semester
- Kvoten akkumuleres gjennom studieprogrammet oppad begrenset til 3000 sider
- USIT etablerer en lavterskelordning som håndterer unntak fra ordningen for enkeltstudenter og enkeltkurs
Bakgrunn for betalbar utskrift
Ordningen med betalbar utskrift for studenter ble innført i 2004, – se blant annet saksdokument datert 27. februar 2005 om “Betalbar utskrift” til universitetsstyret. Ordningen koplet studentenes tilgang til utskriftstjenestene til betaling av kopiavgift til Kopinor. Dagens ordning ser slik ut:
- Studenter får en grunnkvote på 250 sider hvert semester, det som står igjen av disse ved semesterslutt strykes
- Utskrifter kjøpes via StudentWeb med Visa/Mastercard eller via nettbank/Giro
- Kjøper man mer enn man trenger får man ikke refundert dette – men restkvoten blir overført til neste semester
- Prisen er for tiden 80 øre pr. tosidig trykk (s/h, A4). Farge, A3, og andre formater har egne priser. Alle utskrifter gjennom UiOs utskriftsystem er tosidige
- Ansatte som også er studenter får ikke kvote
- Lokal IT er klagebehandler ved feilet utskrift, SFA for andre avvik
- Seksjon for regnskap flytter pengene manuelt en gang i måneden samt ved refundering når klage er etterkommet
- USIT vedlikeholder og drifter teknologi for å håndtere betalingsløsningen
- USIT rapporterer forbruk per enhet som danner grunnlag for den fordeling av innkomne midler som ØPA gjør årlig
I 2012 printet studentene totalt ca 9 millioner sider. Av disse var 3.9 millioner sider over basiskvoten på 250 og innbrakte ca 1,5 millioner kroner som ble fordelt på UiO.
Estimert ressursbehov for administrasjon og klageinstans, brukeroppfølging og drift av ordningen med betalbar utskrift for studentene er X,x årsverk i Fagstøtte (tidligere STA) og 0.5 årsverk ved USIT.
Gevinster ved ny utskriftsløsning og fjerne betalbar utskrift
Den nye utskriftsløsningen gir såkalt Follow Me-utskrift. Dette vil gi bedre tjenester for brukerne og bedre muligheter for effektiv bruk av utskriftsutstyret og ressursene som brukes på dette lokalt og sentralt. Follow Me innebærer at skrivere kan settes opp slik at utskriften ikke effektueres før brukeren har autentisert på skriveren, for eksempel ved å dra studentkortet på en kortleser.
None gevinster ved Follow Me-utskrift:
- Behovet for forsideark vil bortfalle. Beregninger viser at ca 10% av dagens utskrifter er forsider noe som vil gi en besparelse på ca 4 millioner sider årlig
- Erfaringer fra andre sammenlignbare institusjoner viser at utskriftsvolumet synker med 20-40% ved overgang til Follow Me-utskrift, vesentlig fordi det reduserer volumet av uavhentete utskrifter til et minimum
- Ressurser som i dag brukes til å administrere, følge opp og drifte betalbar utskrift kan frigjøres for andre oppgaver
De siste årene har omfanget av studentutskrifter vært nedadgående, en trend som høyst sannsynlig vil fortsette og muligens forsterkes i årene som kommer.
Ordningen med betalbar utskrift har medført en del plunder og heft for studentene og vært lite populær. Den nye ordningen vil være vesentlig enklere og mer brukervennlig og vil i tillegg til ovennevnte momenter gi en omdømmemessig gevinst.
Oppgaver som eventuelt må videreføres hvis vi beholder betalbar utskrift
- USIT må innføre og drifte betalingsløsning i det nye systemet
- USIT må videreføre arbeidet med kontroll og pengefordeling
- SFA må opprettholde ordningen som klageinstans
- Enhetene må behandle penger og i noen tilfeller viderefordele disse internt
Ressursbruk
I dag går det med mye tid til å beregne hvor mye de enkelte avdelinger/fakultet skal av refundert basert på bruken av hver skriver/MFP. Dersom denne refusjonsordningen skal beholdes, må det ved innføring av Safecom gjøres en omfattende jobb med å lage spørringer/rapporter som gir tilsvarende oversikt som man får fra Cerebrum/dagens Priss-baserte utskriftsløsning. Det må også utvikles en løsning for å kunne kjøpe ekstrautskrift utover grunnkvoten i Safecom (Follow Me).