USIT har som mål å styrke organisasjonens prosjektkultur gjennom å øke prosjektkompetansen og dermed øke kvaliteten i prosjektleveranser og effektiviteten i prosjektgjennomføring og bidra til at organisasjonen greier å ta ut ønskede gevinster.
Med etableringen av en prosjektstøttefunksjon på USIT mener vi at organisasjonen står sterkere i å nå disse målene.
Ansvar og oppgaver
Koordinering, oppfølging og utvikling
- Ansvarlig for koordinering, utvikling og tilpassing av USITs prosjektstøttefunksjon
- utarbeide forslag til prosess for prosjektstøtten
- Støtte til USITs ledergruppe/linjeledere i innføringen av felles prosjektrammeverk og kultur
- Kontaktpunkt mellom USIT og LOS: Prosjektstøttekontor
Prosjektveiledning og støtte
- Rådgivning og støtte til prosjektledere og prosjekteiere, eksempelvis
- Tilby oppstartsmøte med nye prosjektledere og prosjekteiere
- Være en sparringspartner på styringsdokumentasjon
- Gi veiledning i bruk av prosjektmaler og verktøy
- Prosesstøtte
- Rådgivning på prosjektorganisering (roller i prosjektet) ved behov
Lokal opplæring
- Tilby møter med grupper innen tema som oppstart, planlegging og gevinstrealisering (LOS prosjektstøttefunksjon bistår gjennom train the trainer)
- Tilrettelegge for at styringsgrupper, prosjektledere og prosjektmedarbeidere får nødvendig informasjon og opplæring
- Ansvarlig for planlegging og gjennomføring av temasamlinger for USIT prosjektledere, prosjekteiere og andre med interesse for prosjekter
- Ansvar for å holde oversikt over hvem som har fått opplæring i rammeverket
USITs prosjektsider
- Ansvarlig for at nettstedsmalene på USITs prosjektsider blir vedlikeholdt
- Ansvarlig for å oppdatere informasjonen om USITs prosjektstøttetilbud
- Ansvar for at prosjekter og større linjeaktiviteter blir registrert på prosjektforsiden og å holde oversikten over USITs prosjekter oppdatert
- Ansvar for epostlister og nettgrupper knyttet til prosjektvirksomheten på USIT
Kompetanse for prosjektstøttefunksjonen
- Medarbeiderne må organisasjonsforståelse, innsikt i USITs arbeidsprosesser og virksomhet
- Medarbeiderne må ha kompetanse på USITs fagområder
- Medarbeiderne må ha faglig og personlig tillit i organisasjonen
|
Kompetanse-område |
Kunnskap |
Ferdigheter |
|
Prosjektarbeid |
Prosjektrammeverket, inkl roller, faser, maler og verktøy |
Støtter prosjektledere i bruk av prosjektrammeverket, med særlig vekt på faseoverganger og formelle prosjektstyringsdokumenter (for eksempel mandat) |
|
Prosjektarbeidsform, inngående kunnskap om ulike prosjektmetoder inklusiv iterative og agile metoder. |
Støtter prosjektledere i prosjektgjennomføring, med særlig fokus på utvikling av prosjektplan og kontinuerlig tilpasning av aktivitetsplanlegging |
|
|
Prosessledelse |
Inngående kunnskap i å lede mennesker gjennom prosesser mot felles mål, på en måte som fremmer deltagelse, eierskap og kreativitet fra alle involverte |
Støtter prosjektledere i planlegging og gjennomføring av prosesser |
|
Kunnskap om kvalitetssikring og evaluering |
Bistå i kvalitetssikring av prosjekter og erfaringsdeling (evaluering/læring) |
|
|
Teamarbeid |
Kunnskap om teamarbeid og teamledelse, ferdigheter i å håndtere teamutfordringer og utvikle team. |
Støtte prosjektledere i alle aspekter av teamledelse |
|
Kommunikasjon |
Aktiv lytting, rådgivning, coachende tilnærming og instruering Har kjennskap til grunnleggende motivasjonsteorier og hva som fremmer motivasjon |
Benytter og modellerer aktiv lytting og en coachende tilnærming i sin støtte til prosjektledere og styringsgrupper blant annet for å bidra til motiverte team |
Organisering av prosjektstøttefunksjonen
Det foreslås at det etableres en tjenestegruppe for prosjektstøtte.
Bjørn Ness knyttes også til tjenestegruppen
Tjenestegruppeeier: Liv-Marit Davidsen
Leder for tjenestegruppen er ikke utpekt.
Det må avklares hvordan støttefunksjonen skal bli orientert om nye prosjekter slik at man kan vedlikeholde prosjektforsiden og gi nødvendig støtte til bruk av prosjektrammeverket.