Til stede:
- Liv-Marit Davidsen (PM) (USIT) (LMD)
- Karine Fluge Ulleberg (USIT)(ref.) (KFU)
- Monica Stamnes (USIT) (MS)
- Sandra Nilsen (USIT) (SN)
- Ellen Koyote Millar (LOS PSK) (EKM)
- Lene Renneflott (LOS PSK) (LR)
- Cecilie Andersen (LOS PSK) (CA)
Sak 1: Rammer for arbeidet
Kommentar fra PSK under punkt "Styringsgruppemøter", at Styringsgruppen (SG) (= IT-direktør møte) skifter rollen sin fra linjeleder til styringsgruppemedlem når prosjektsaker behandles
Oppfølging: LMD tar denne med seg til LRM (prosjekteier)
Roller hos LOS sitt prosjektstøttekontor (PSK) ble gjennomgått av Lene:
Lene Renneflott: prosjektleder og overordnet ansvarlig for PSK
Ellen Kyote Millar: ansvarlig for alt av kurs og opplæring, og tilpasning av disse for enhetene
Cecilie Andersen: ansvarlig for prosjektstøttekontoret, kontaktpunkt på henvendelser fra enhetene
Sak 2: Gjennomgang av mandatet
Referat fra IT-direktør møte som vedtok mandatet kan leses her, samt på hvilke punkter SG ønsket å ha med inn i prosjektet.
SG ønsker timetall for prosjektdeltakerne.
Kommentar: Et mer presist timetallet for prosjektdeltakerne vil fremkomme gjennom planleggingsfasen av prosjektet som vil pågå ut januar/februar. Aktivitetene som skal gjennomføres i prosjektet må nærmere detaljplanlegges og estimatet for disse vil da oppdateres til den påbegynte prosjektplanen (Leveransedokument av Planleggingsfasen).
Det vil også fremkomme gjennom Planleggingsfasen eventuelt hvilke andre ressurser som er ønsket til enkelte av prosjektleveransene.
Oppfølging:
-LMD tar ansvar for at Prosjektplanen oppdateres med et mer presist anslag for timetallet til *prosjektdeltakerne* i løpet av perioden. Samt at timetallet for deltakerne på prosjektlederkurs (estimert til 600t) justeres noe ned.
-SN oppdaterer mandatet i henholdt il de punktene SG ønsket å ha med.
-LMD sender epost til ledere på USIT angående kandidater for prosjektlederkurset
-LMD må finne ny dato for møte med prosjektgruppen (PG) og SG. Den 24.januar passet ikke. Møte kan kortes ned til 2 timer.
-Datoer for prosjekteierkurset må også avklares. PSK kan gå med på at de ikke blir arrangert før etter Modul 1. LMD må finne datoer for dette (2 alternative dager)
Sak 3: Aktiviteter i planleggingsfasen
I diskusjon rundt oppdatering av malverket (L2) kommenterte PSK:
- Det er viktig at USIT bevisstgjør hva som er USIT-spesifikke verktøy tilpasset USITs prosjekter (eksempelvis sjekkliste for utvikling)
- Det er opptil prosjektet å finne ut hvorvidt man skal avgjøre hvilket format "leveransene" skal benytte.
PSK nevnte at det bør være et mål for prosjektet å bevisstgjøre definisjonen av et prosjekt og en linjeaktivitet
Møte for gjennomgang av Interessent og Risikoanalyse ble fastsatt. Oppfølging: SN kaller inn.
PSK nevnte behov for en referansegruppe til prosjektet på et mulig egent tidspunkt i løpet av prosjekttiden.
Gevinstrealiseringsplan er et leveransedokument i denne fasen. Dokumentet må gjøres i samarbeid mellom *prosjektgruppen* og *prosjekteier*. Oppfølging: For arbeidet med gevinstrealiseringsplanen anbefales det å benytte denne sjekklisten fra PSK. LMD sørger for å bringe denne videre til LMR
Oppfølging: CA sender oss det hun har av maler og sjekklister for denne fasen av prosjektet.