Mandat versjon 1,0, "10.01.17"
Software Asset Management (SAM)
Roller
Oppdragsgiver
IT-direktøren
Prosjekteier ved USIT
Anders Vinger, seksjonsleder for USIT/IT-Drift/KD
Andre aktører
- IT-ledernettverket
- Seksjon for innkjøp i LOS
- Klientdrift
Prosjektleder
Øyvin Wormnæs USIT/Stab og Støtte/SIS
Prosjektgruppe
- Mohamed Abdulhamid Hazza, SV
- Andre Øien, Med
- Gunnar Horrigmo, USIT
- Karine Fluge Ulleberg, USIT
Bakgrunn og begrunnelse
USIT har i lang tid sett behovet for et Software Asset Management (SAM) -system, som kan styre anskaffelse og omfordeling av programvarelisenser på UiO. Det foregår akkurat nå også en aktivitet i regi av førstelinjeforum for å få gjennom et anbud via Uninett på et slikt system for medlemmene der.
Et SAM-system kan innføres med forskjellige grader av funksjonalitet.
En full innføring kan bety helautomatikk fra et brukerbehov oppstår til programvare er kjøpt og distribuert til bruker, samt automatikk knyttet til flytting av lisenser mellom brukere, og bruksstatistikk. Dette er et ambisiøst mål, som må fungere uavhengig av hvilket økonomisystem UiO velger. Et alternativ er ikke å integrere med økonomisystemet, men eventuelt ha det som en mulighet på et senere tidspunkt.
Vi vil både måtte finne ut hvilket nivå av funksjonalitet vi ønsker å benytte, hvilket system som er best egnet til å dekke dette formålet, samt avklare om et eventuelt samarbeide med førstelinjeforum og Uninett er hensiktsmessig.
Vi ser også en økende mengde programvare tilgjengeliggjort via for eksempel Apple "Appstore", Google "Play" og Microsoft "Windows Store", der noen kjøp foretas med personlig kredittkort og påfølgende refusjon av utlegg. Det er verdt å undersøke om et moderne SAM-system kan håndtere dette på emn mer effektiv måte.
Vi ser en økende mengde programvare som tilbys som en skytjeneste. For eksempel Microsoft Office365 og Adobe Creative Cloud. Det er interessant å se på i hvilken grad moderne systemer for SAM adresserer denne utviklingen.
Formål
- Få bedre oversikt over kjøpte lisenser og bruk av lisenser, som grunnlag for å
- Kunne flytte ubrukte lisenser internt i stedet for å kjøpe nye
- Kunne evaluere og endre eventuell internfakturering
- Kunne endre lisensmodell fra leverandør hvis det er formålstjenlig
- Forenkle anskaffelsesprosessen når en bruker skal ha tak i ny programvare
- UiO kan stå sterkere i en situasjon med lisensettersyn fra en leverandør
Resultatmål og leveranser
- Prosjektet skal finne hvilket (hvis noe) nivå av Software Asset Management som bør innføres på UiO
- Prosjektet skal evaluere ulike systemer for SAM og finne frem til systemet som passer best i forhold til UiOs behov
- Prosjektet skal vurdere om systemet kan eller bør
- Kjøpes som en ren skytjeneste
- Settes opp i samarbeide med andre parter i UH-Sektoren
- Kjøres utelukkende for UiO
- Prosjektet må sette opp en skisse av oppgaver og roller i systemet
Dersom dette fører frem til at et system skal anskaffes, vurderer prosjektleder sammen med prosjekteier om prosjektet skal gjøre anskaffelsen eller om dette må bli en separat prosess
Rammer
Tidsramme: Leveranse innen 31. des 2017
Direkte kostnader: Noe kostnader til møtevirksomhet/reisevirksomhet må påberegnes
Timeverk/årsverk: Prosjektleder 2 månedsverk, Prosjektdeltakere 3 ukeverk per person
Andre rammer:
Hovedmilepæler og ressursestimat
- Interessentanalyse
- Kommunikasjonsplan
- Marked/Produkt-kartlegging
- Ferdig behovsbeskrivelse
- Valg av driftsform Sky/Sektor/UiO
- Rangering av systemer ut fra funksjon/kostnad
- Ferdig anbefaling