Organisasjonsendring ved USIT

Bakgrunn

I forbindelse med ny organisering av USIT 1. januar 2013 ble Gruppe for forvaltning av administrative IT-tjenester (FAIT) opprettet som en ny gruppe i Seksjon for administrative IT-tjenester (ADMIT). FAITs ansvarsområde er å forvalte tjenestene og systemene som støtter opp om administrative prosesser ved UiO og i UH-sektoren ved eksterne oppdrag. FAIT ble opprettet med 4 ansatte inkludert gruppeleder, og opprinnelig målsetting var at FAIT skulle økes til 9 fulltidsansatte.

I løpet av 2013 pågikk det et arbeid med omorganisering av UiOs Sentraladministrasjon. Sentraladministrasjon ble fra 1. januar 2014 omorganisert og Ledelse og støttetjenester (LOS) ble opprettet. I den anledning ble det etablert systemgrupper i LOS-avdelingene med oppgaver som i USIT 3.0 var lagt til FAIT. Denne endringen ble iverksatt 1. juli 2014.

Disse endrede forutsetningene endret grunnlaget for etableringen av FAIT. Det ble derfor behov for å vurdere nåværende organisering og FAITs fremtid sett opp mot øvrige behov hos USIT. Av ulike årsaker ble denne prosessen først igangsatt sommeren 2014. Prosessen ble formelt startet med et informasjonsmøte med FAITs ansatte 25. august 2014 og deretter informasjonsmøte med alle ansatte i ADMIT 29. august. USITs tillitsvalgte er jevnlig informert om den pågående prosessen i USITs ordinære informasjonsmøter mellom tillitsvalgte og ledelse.

I løpet av høsten har det vært avholdt flere informasjonsmøter og individuelle samtaler med alle ansatte i FAIT. Alle møter og samtaler er dokumentert med referater og samlet på et eget rettighetsbegrenset nettsted.

Vurdering av alternativer

USITs ledelse vurderte at opprettholdelse av FAIT med nye rammebetingelser ikke var et mulig alternativ. Ulike alternativer ble vurdert og USITs ledelse valgte å presentere følgende alternativer for FAITs ansatte:

1. Ledige stillinger hos USIT
2. Organisatoriske muligheter med delvis opprettholdelse av opprinnelige oppgaver og flytting av ansatte til nye organisatorisk steder
3. Udekkede enkeltbehov hos USIT
4. Opprettelse av en ny organisatorisk enhet for å håndtere prioriterte uløste oppgaver for USIT

USIT har kapasitetsbehov mange steder i organisasjonen og FAITs kompetente medarbeidere var ønsket flere steder. Alternativene ble utdypet og gjennomgått i dialogmøter med alle ansatte i FAIT til stede og i individuelle samtaler med hver enkelt ansatte. De ansatte var svært konstruktive og åpne for arbeidsgivers forslag og etter flere samtaler og møter ble det konkludert med at alternativ 4 med opprettelse av en ny seksjon var det foretrukne alternativet for 3 av FAITs medarbeidere. Dette var også det prioriterte alternativet for USITs ledelse. Både arbeidsgiver og den 4. ansatte er enige om at denne skal fortsette å ha nåværende arbeidsoppgaver og at den beste tilhørigheten for utføring av disse arbeidsoppgavene er i WEB-seksjonen.

Opprettelse av en ny seksjon i Underavdeling for stab og støtte

I etterkant av omorganiseringen til USIT 3.0 fra 1. januar 2013 har det vist seg at USIT har noen udekkede behov som ikke løses godt nok ved dagens organisering. Dette gjelder spesielt følgende oppgaver og leveranser:

• Brukeroppfølging
  • Mottak av brukerhenvendelser ved nye behov og videre kontakt/oppfølging av brukerbehovet
    • Bindeledd mellom brukere og IT-teknikere
    • Strukturere brukerhenvendelser for nye behov med definering av grenseflater mot nytt Driftssenter og øvrige USIT-enheter
  • Aktiv oppsøkende virksomhet i forhold til våre brukere med informasjon om USITs eksisterende/tilgjengelige tjenester som kan benyttes
  • Brukere er her definert som brukere som opererer på vegne av fakultets-/enhetsledelse, IT-ledernettverk og systemeiere
• Prosess-støtte
  • Lede og koordinere arbeidet med å definere og utvikle USITs standardiserte arbeidsprosesser
  • Veilede og følge opp at besluttet praksis blir benyttet
• Støtte og oppfølging av oppdragsvirksomheten (salg av tjenester)
  • Utvikle, profesjonalisere og forbedre USITs oppdragsvirksomhet
• Støtte daglige ledere som er organisert hos USIT
  • Daglige ledere foreslås organisert direkte under underdirektør for stab og støtte med en faglig tilknytning til den foreslåtte seksjonen
• Støtte og praktisk arbeid for SKAIT
• Kommunikasjon og informasjon
• (Prosjektivitet – antagelig noe fram i tid)

Disse oppgavene har et stort spenn og kan være svært omfattende. I seksjonens oppstartsår vil ressurser og kapasitet være noe begrenset. Leveranser som er nevnt over må avgrenses og tilpasses til faktisk kapasitet som seksjonen har. I tillegg er mange av disse leveransene avhengig av deltagelse og bidrag fra øvrige enheter hos USIT for å få utviklingsarbeidet til. Dersom opprettelsen av den nye seksjonen blir vedtatt vil det bli utarbeidet en mer detaljert plan for iverksetting av seksjonen med prioritering av arbeidsoppgavers omfang og start.

Følgende tidsplan foreslås for mulig opprettelse av en ny seksjon:

De ansatte i FAIT har hatt en utfordrende uavklart situasjon over en tid. USITs ledelse har avtalt med de ansatte at opprettelsen av en ny seksjon gjøres som et prøveprosjekt på to år. Før prosjektperioden utløper, skal det gjennomføres en evaluering om den nye seksjonen fungerer etter hensikt og plan.

Det er øvrige ansatte hos USIT som kan bli berørt av dette og der det kan bli aktuelt med en ny organisatorisk tilhørighet. Det vil bli gjennomført informasjonsmøter og individuelle samtaler med disse i tråd med tilpasningsavtalen.

Forslag til vedtak

IT-direktøren beslutter at FAIT nedlegges fra 31. desember 2014.

Det igangsettes en forhandlingsprosess for å opprette en ny seksjon i Underavdeling for stab og støtte som et prøveprosjekt på to år. Prøveprosjektet vil bli evaluert før utløpet av prosjektperioden.

Forslag til saksgang

Seksjon for støtte koordinerer og følger videre saksgang
Foreslått tidsplan følges
Saken legges fram for IT-direktøren på nytt etter forhandlinger med tillitsvalgte