De administrative IT- systemene klassifiseres etter viktighet, omfang, betydning for organisasjonen på tre nivåer:
- Et system på høyeste nivå 1 skal være gjenstand for de strengeste forvaltningsprosedyrer
- Systemer på midlere, nivå 2 og laveste, nivå 3 behandles etter mindre omfattende rutiner
Systemeier er ansvarlig for klassifiseringen av sine systemer.
Nivå 1: Virksomhetskritiske systemer
Nivå I omfatter systemer som anses som virksomhetskritiske for hele universitetets organisasjon. Slike systemer vil være karakterisert følgende:
- Tunge og dyre systemer i anskaffelse og drift
- Mange enheter bruker systemet
- Systemet har mange brukere
- Systemet har grensesnitt mot mange andre systemer
- Systemet forvalter autoritative data
Fremtidige tilsvarende systemer legges også på Nivå I. Krav til systemeierskap på Nivå I vil være omfattende. Det må forventes at systemeierskapet forvaltes av en gruppe og ikke en enkeltperson.
Nivå 2- og Nivå 3-systemer
Nivå 2 systemer har følgende karakteristika:
- Systemer med personsensitive opplysninger, og som ikke er et nivå 1-system
Eller har: - Mange brukere
- Virksomhetskritisk eller kritisk
Nivå 3 systemer kjennetegnes som følger:
- Systemer uten personsensitive opplysninger
- Begrenset antall brukere
- Ikke virksomhetskritisk
Definisjon av sensitive personopplysninger gitt av Datatilsynet: 'Hva er en personopplysning?'
Nasjonale systemer
De nasjonale fellessystemene, for eksempel de som inngår i BOT-samarbeidet, må håndteres etter en modell som er tilpasset den beslutnings- og forvaltningsstrukturen som er etablert på tvers av de deltakende universitetene. Når man først har etablert et slikt nasjonalt samarbeid må selvfølgelig alle deltagere bidra til å finne felles løsninger som gagner alle universitetene. Dette krever både tilpasningsevne og vilje til å finne kompromisser.
Forvaltningsregimet skal omfatte fellessystemene. Det betyr at også for disse systemene skal det utarbeides veikart, og beslutninger skal fattes iht. vedtatte ansvars- og myndighetskart. Avstemming mot de nasjonale samarbeidsorganene kommer inn som en tilleggsdimensjon.