Aagedal-utvalgets rapport del 1: Kortversjonen
Dato revidert: Tue, 24 Mar 2009
From: Bjørn Ness <bjorn.ness@usit.uio.no>
To: Tove Kristin Karlsen <t.k.karlsen@admin.uio.no>,
Benedicte Rustad <benedicte.rustad@jus.uio.no>,
Ellen Millar <e.o.millar@admin.uio.no>,
Ellen Johanne Caesar <e.j.caesar@admin.uio.no>,
Arne Laukholm <arne.laukholm@admin.uio.no>,
Lars Oftedal <lars.oftedal@usit.uio.no>
----------------------------------------------------------------------------
Aagedal-utvalgets rapport "Strategi, organisering og styring av de
felles administrative IT-systemene i universitets- og høgskolesektoren"
----------------------------------------------------------------------------
Utvalget hadde som mandat:
* Utarbeide forslag til overordnet strategi for utvikling og bruk av
fellesadministrative systemer i UH-sektoren
* Utarbeide en oversikt over aktuelle områder for fellesløsninger og
vurdere potensialet i disse
* Foreslå en organisasjonsmodell for fellestiltak som har forankring i
sektoren
* Gi uttalelser underveis om løpende eller nye fellesprosjekt
Utvalget presiserte selv oppdraget og ut fra denne presisjonen kan følgende
oppgaver leses:
* Kartlegge nå-situasjonen på systemsiden for de administrative systemene
* Vurdere hvilke systemområder som er aktuelle for samarbeid
* Vurdere hvordan dette samarbeidet eventuelt bør organiseres
* Definere hvordan samspill mellom systemene bør foregå
* Skissere hvordan fellessystemer og fellestiltak bør implementeres og best
kan tas i bruk på den enkelte institusjon
Rapporten er på 69 sider (+ 12 sider vedlegg). Den inneholder mye
informasjon. Den er neppe noe lærestykke når det gjelder oversiktelighet og
god struktur. For å få bedre oversikt har jeg forsøkt å systematisere og
oppsummere de fire viktigste momentene rapporten omhandler på to områder:
I: Diagnosen, - hva er utfordringene som må møtes og problemene som må
løses for denne virksomheten?
II: Medisinen, - hva er tiltakene som foreslås satt i verk for å møte
utfordringene og løse problemene?
I del 2 (neste mail) kommer så det jeg ser på som de viktigste
problemstillingene som må diskuteres i arbeidet med høringsuttalelsen og
videre aktiviteter på området.
----------------------------------------------------------------------------
DIAGNOSEN & MEDISINEN,
- Hva er utfordringene og problemene og hvordan bør de håndteres?
----------------------------------------------------------------------------
Utgangspunktet for Aagedal-utvalgets arbeid er det omfattende samarbeid om
fellestjenester og fellesløsninger på IT-siden i UH-sektoren generelt og når
det gjelder administrativ databehandling (informasjonssystemer) spesielt. En
generell oversikt over dette ble gitt i notatet "UNINETT og Universitetet i
Oslo" utarbeidet til møte mellom UiOs og UNINETTs ledelse våren 2008:
https://vortex.uio.no/brukere/bness/tmp/uninett.html.
I: DIAGNOSEN - HVA ER UTFORDRINGENE OG PROBLEMENE
-------------------------------------------------
Aagedal-utvalget diagnose av tilstanden når det gjelder fellesadministrative
systemer og tjenester kan oppsummeres i fire områder med utfordringer og
problemer:
[a] Det stilles skjerpete krav til de administrative systemene fra
forskjellig hold:
* Lov- og regelverk som skal etterleves fra institusjonenes side og i de
administrative systemene
* Data i de administrative systemene benyttes til rapportering av
virksomheten, utgjør grunnlag for vesentlige deler av tildelingen til
institusjonene over statsbudsjettet
* Styrings- og ledelsesmodeller stiller andre krav enn tidligere til
rapportering, ledelsesinformasjon, tilgjengelighet og kvalitet i data
med mer
* Administrative systemer tas i bruk på stadig flere områder og
involverer nye og langt flere brukere enn tidligere
* Systemene og tjenestene koples sammen, leverer data til hverandre og
skal samvirke på ulike nivåer og områder
* Kravene til offentlig sektor om døgnåpen digital forvaltning der
samordning og fellesløsninger når det gjelder teknologi, organisasjon,
arkitektur og strategi står sterkt
[b] Utviklingen av fellesadministrative systemer og tjenester for
UH-sektoren har vært mer eller mindre organisk og i liten grad vært
gjenstand for koordinering og samordning, noe som har ført til en
situasjon med:
* Mange nivåer av beslutningstakere fra departementet og ned til den
enkelte institusjon der det tas beslutninger om anskaffelser,
endringer, etc på forskjellig nivå fra sak til sak, noe som har
resultert i et bredt spekter av organisasjonsformer
* Manglende, uklare og tildels motstridende rollebeskrivelser gir
mangelfull rolleforståelse, som kombinert med uklart eierskap til
problemer, beslutninger, systemer og tjenester har gitt stor grad av
utydelighet og uforutsigbarhet knyttet til styring og forvaltning av
virksomheten både på sektoren som helhet og for flere av systemene
* Ulike drifts- og forvaltningsløsninger gir unødig komplisert
styringsstruktur, gir i mange tilfelle lang vei fra problemeier til
problemløser og gir sårbarhet for mangelfull oppfølging fra leverandør
og utvikler.
* Denne utviklingen har ikke resultert i felles definisjoner av data og
felles rutineverk
[c] Lav kvalitet i prosessene:
* Virksomhetsprosessene som de administrative systemene skal betjene ved
institusjonene er bare unntaksvis beskrevet og dokumentert og de
inngår i liten grad i behovskartlegging og kravspesifikasjon
* Innføringsprosessene når nye eller endrete systemer tas i bruk ved den
enkelte institusjon er mangelfulle og konsekvensene når det gjelder
utvikling av organisasjon og arbeidsprosesser er i liten grad
forstått. Dette gjør at institusjonene og sektoren ikke klarer å ta ut
potensialet i de nye systemene/systemendringene når det gjelder
effektivitet, tjenestekvalitet og tjenestenivå
* Utviklingsprosessene er i enkelte tilfelle brukerstyrt i for stor
grad, noe som gjør at fokus er rettet mot å løse fagspesifikke
oppgaver, samtidig som helheten ikke ivaretas godt nok. Når et behov
er kartlagt på ett område gjøres få vurderinger av hvor det er mest
hensiktsmessig (for helheten) å løse problemet
* Integrasjon skjer fra system til system, noe som resulterer i mange
integrasjonspunkter og uoversiktelig og krevende integrasjonsarbeid
* Sikkerhet er i mange tilfeller ikke ivaretatt på en god og betryggende
nok måte i mange systemer og ved institusjonene
* Manglende fokus på brukergrensesnitt og brukerintegrasjon gjør
systemene tunge å bruke, spesielt for nye brukergrupper
[d] Sektoren bruker anslagsvis 400 millioner kroner årlig på denne
virksomheten og MVA-problematikken representerer en utfordring av
potensielt betydelig omfang. Dette er et svært grovt anslag siden kun
noen få av institusjonene kunne redegjøre for ressursbruken på området
II: MEDISINEN - HVORDAN SKAL UTFORDRINGENE OG PROBLEMENE HÅNDTERES?
-------------------------------------------------------------------
Aagedal-utvalget har som utgangspunkt at administrative systemer
(IS-systemer) ikke skal være en konkurransearena for institusjonene i
UH-sektoren. Tvertimot er utgangspunktet at fellessystemer og
fellestjenester gir både sektoren og den enkelte institusjon mulighet til å
få bedre kvalitet, høyere tjenestenivå og mindre ressursbruk på denne delen
av virksomheten.
Utvalgets premiss er at hverken sektoren som helhet eller den enkelte
institusjon kan realisere disse gevinstene fullt ut på grunn av at
utfordringene og problemene nevnt ovenfor ikke er håndtert på en god måte.
Utvalgets medisin i så måte kan struktureres under fire overskrifter:
[a] Kategorisering av systemene utfra noen grunnleggende egenskaper
[b] Tydelig rolle- og ansvarsdeling mellom leverandør- og kundeside
[c] En ny styrings- og forvaltningsmodell
[d] Et overordnet strategisk organ for virksomheten
Oppsummering av noen av de viktigste forslagene på disse fire punktene i
rapporten:
[a] Utvalget kategoriserer systemene utfra om de er virksomhetskritisk eller
ikke og om de er egenutviklet eller ikke:
* Kategori 1: Egenutviklete, virksomhetskritiske systemer
- FS
- FRIDA, Forskdok
- BIBSYS
[- SO]
* Kategori 2: Kommersielle, virksomhetskritiske systemer
- Lønns- og personalsystem: PAGA, SAP HR FSI, SAPUIO
- Økonomisystem: Agresso økonomi, Oracle Financials (Oracle eBusiness
Suite)
* Kategori 3: Ikke-virksomhetskritiske systemer, kommersielle og
egenutviklete
- Resten av de administrative systemene
- Sak/arkiv-system, samt for-/ettersystemer for de virksomhetskritiske
er de eneste som nevnes eksplisitt
- Utvalget anbefaler igangsatt prosesser knyttet til felles
anskaffelse av system for plagiatkontroll, timeplan/rombooking og
web-publisering
[b] Utvalget fortsetter så med å strukturere opp leverandør- og kundesiden i
strategiske og operative oppgaver og ansvar:
* Leverandørsiden:
- Utvikling
- Drift
- Vedlikehold
- Support
- Videreutvikling
- Salg, marked
* Kundesiden foreslås organisert i fire roller:
- Rolle 1: Behovsvurdering
Kravspesifikasjon
Anbud, utvelgelse
- Rolle 2: Kontrakt
- Rolle 3: Innføring
- Rolle 4: Bruksfase
Systemforvaltning
På kundesiden ser utvalget rolle 1 og rolle 2, samt til en viss grad
systemforvaltning som strategiske oppgaver
[c] Utvalget skisserer deretter et forslag til en ny modell for styring og
forvaltning av UH-sektorens administrative systemer. De sentrale
elementene i denne styrings- og forvaltningsmodellen er:
* KD må opptre på mer strategisk nivå, fastsette enkelte standarder og
være pådriver for fellessystemer økonomisk og forvaltningsmessig
* UHR må bidra med å utvikle forståelse for viktigheten av samarbeid
om bruk av IT i sektoren
* Den enkelte UH-institusjon må vektlegge strategisk styring og
forvaltning av egen IT-utvikling, vektlegge arkitekturarbeid og
profesjonalisere egen IT-bruk, samt vektlegge åpent og forpliktende
samarbeid
* UNINETT må fortsette som infrastrukturbygger og sammen med UNINETT FAS
ha et særlig ansvar for å støtte de mindre institusjonene
* UNINETT FAS sin kompetanse på utredning, innføring og forvaltning av
fellessystemer bør videreutvikles og videreføres i en
prosjektorganisasjon
* De store institusjonenes kompetanse på drift og forvaltning av
administrative systemer bør brukes som en ressurs til fellesskapets
beste
* Etablering av et overordnet organ som kan utvikle, beslutte og
forvalte felles strategier, være oppdragsgiver og pådriver overfor
institusjonene og bindeledd mot nasjonale myndigheter, prinsipielt
vanskelig å gi dette ansvaret til en eksisterende organisasjon eller
institusjon
[d] Utvalget drøfter ulike alternativer når det gjelder organisasjonsform og
plassering av dette overordnete strategiske organet som gis navnet
"UHIS - Universitetenes og høgskolenes informasjonssystemer".
Konklusjonen på denne drøftingen i rapporten er en anbefaling om å:
* Etablere UHIS som et nytt §1-4-organ med et årsmøte som øverste organ
og et årsmøtevalgt styre, samt et endringsråd for å håndtere
prosesser knyttet til endringer og utviklingsoppgaver. Grunnlaget
for UHIS skal være et stiftelsesdokument utformet av KD og en
samarbeidsavtale med den enkelte institusjon.
* UHIS selv skal være et lite organ med 2-3 ansatte og basere
virksomheten på kjøp av ressurser fra institusjonene for å løse
konkrete oppgaver. Driften finansieres gjennom egen tildeling fra KD,
mens aktivitetene ellers skal finansieres gjennom bidrag fra
institusjonene
* UHIS plasseres ved en av de store institusjonene (UiO, UiB eller NTNU)
for å sikre nærhet til kundesiden og tett kopling til et fagmiljø med
bredde og tyngde
* UHIS må ha kompetanse på strategi, arkitektur, dataforvaltning,
forvaltning av systemportefølger og etablering av kompetansenettverk
Følgende overordnete oppgaver for UHIS kan (muligens) leses ut fra
Aagedal-utvalgets rapport (og dette er oppgaver som forutsettes i stor
grad å bli satt ut til aktører på sektoren):
* Etablere en felles strategi for de administrative systemene og ha
ansvar for UH-sektorens fellesoppgaver innen IT-strategi, etablere
nettverk og fasilitere kompetansedeling innenfor de strategiske
IT-områdene
* Ha et overordnet strategiansvar for kundesiden og se alle systemene
fra samme ståsted, ta stilling til hvor ny funksjonalitet skal
utvikles og plasseres
* Etablere felles arkitektur og arkitekturprinsipper, tilrettelegge for
institusjonenes eget arkitekturarbeid, samt samordne arbeidet med
arkitektur med tilsvarende arbeid i offentlig sektor
* Bidra til felles definisjon av metadata, grunndata og masterdata
* Ivareta de strategiske rollene på kundesiden for de
virksomhetskritiske systemene, ivareta oppgaver knyttet til
behovsvurdering, kravspesifikasjon, anbud og utvelgelse, samt inneha
bestillerrollen ved utskifting av disse systemene
* Ivareta overordnet ansvar for de ikke-virksomhetskritiske systemene,
mesteparten av arbeidet med disse overlates institusjonene selv og
UNINETT FAS
* Etablere et endringsråd som skal vurdere alle forslag til større
endringer i de virksomhetskritiske systemene og spesielt endringer
som berører arkitektur, integrasjon og datagrunnlag
* Ikke ha oppgaver på operativt nivå, men bidra til bedre organisering
av kundesiden på dette nivå, formidle erfaringer, beste praksis etc
og gjøre sektoren til en krevende kunde
Bjørn Ness: “Aagedal-utvalgets rapport del 1: Kortversjonen”
Publisert 21. juni 2009 13:22
- Sist endret 17. juli 2013 15:44