Prosjektbeskrivelse, ressurser og framdrift
Beskrivelse og mål
Prosjektet har som overordnet mål å utvikle et "forsystem" som forenkler opprettelsen og innsending av fakturaer fra IT-avdelingen til UiOs regnskapssystem, Unit4. Behov og ønsker til systemet er beskrevet i Behovsbeskrivelsen, utarbeidet av økonomi, lokalt ved IT-avdelingen.
Prosjektet bygger i stor grad på hvordan fakturering gjøres i Bookitlab (et annet forsystem), som benyttes for å reservere og fakturere bruk av utstyr og instrument ved UiOs laber.
Hovedforskjellen mellom Bookitlab og UiO-fakturering er at det nye systemet ikke skal omfatte booking av lab-ressurser basert på timeforbruk. Ellers så skal det benytte de samme integrasjonene som er utviklet for Bookitlab for å kunne automatisere opprettelsen og innsending av fakturaer gjennom Setra/Sotra (SEntralt TRAnsaksjonslager/SalgsOrdreTRAnsaksjoner), et system utviklet i BOTT ØL-prosjektet og som driftes av Seksjon for integrasjoner og identiteter (INT) i IT-avd.
Dokumentene Funksjonelt design av Bookitlab og Dokumentasjon av salgsordre fra Bookitlab til Unit4 beskriver utførlig hvordan integrasjonene mellom disse to systemene er satt opp og fungerer i praksis.
På sikt vil systemet kunne støtte andre økonomiprosesser og -rutiner ved UiO (og andre institusjoner som måtte ønske det) med lignende behov for automatisering av faktureringsrutiner.
Resultatmål
Speile Bookitlab-integrasjonene K1 (K2), K4, K5, K6 og K7 i UiO-faktureringsystemet og utvikle brukergrensesnitt og import- og API-muligheter for sømløs fakturering av IT-tjenester.
Delmål 1
Utvikle en miktro-tjeneste som speiler K1, K6 og K7 (se forklaring på forkortelser nedenfor her). Bildet her viser "proof-of-concept" av K1-integrasjonen i FE: på plass i februar 2026.
Delmål 2
Få på plass pålogging med Weblogin2 i brukergrensesnittet: på plass 18.2.26.
Delmål 3
I nært samarbeid med TSD, få på plass et API som henter fakturagrunnlag for eksternfakturaer for TSD-tjenester.
Framdrift
17.09.
Møtet mellom ØVA (Anita S., Tone M. og Tone R.), økonomi lokalt og utviklerne om de siste avklaringene før produksjonsetting av UiO Fakturering:SO. Se møtereferat og funksjonelt design under Dokument og referat.
30.06. Hema, Jarle E., Luigi, Naoe og Nazia diskuterte vegen videre / i høst.
- UiOfakturering, ekstern bør kunne settes i produksjon i høst
- UiOFakturering, intern må utredes videre i samarbeid med INT, ØVA og IT-økonomi. Punktene som må utredes er bl.a. kravene til dokumentasjon og fakturaflyten. Skal den være som i UiOfakturering, ekstern eller som i Omposteringsløsningen? Hvilke roller må defineres sett i lys av de forskjellige flytene? (Må spørre INT og UiB (?) om hvordan Omposteringsløsningene fungerer rent teknisk)
16.06. Juhu, da er vi i mål med Delmål 1 og 2 og langt på veg med Delmål 3 sammen med Trond og Haneef fra TSD. Vi har laget en video som viser gangen i faktureringen.
09.04-15.06. Det har blitt jobbet intenst med brukergrensesnittet, back-end-løsningen og uiofakturering-ms for å komme i mål og vise fakturaflyten i systemet.
08.04. Møte med Trond T. og Haneef om hvordan fakturering av TSD-prosjekter kunne gjennomføres via UiO-fakturering. Trond oppsummerte møtet slik med vekt på hva TSD bidrar med:
- Jeg prioriterer å tilpasse invoicing-endepunktet slik at det passer deres behov. Jeg får en skisse på hvordan json skal være, som inkluderer:
- Ekstern kunde
- UiO-kunde (med koststed/delprosjekt etc)
- Vi setter dette opp i test-api-et vårt, og lager eksempeldata, så kan dere se at det fungerer å lese dette. (dere får token / api-nøkkel til dette)
- I neste runde ser vi på hvordan vi håndterer begrensninger i feltlengde og evt datatyper.
- Vi finner en løsning for at økonomi skal ha tilgang til datagrunnlaget (excel-ark med all info, inkludert audit-info eller tilgang til en nettside med fakturagrunnlag)
- Vi vurderer å inkludere info om å sjekke fakturagrunnlag i e-post før avslutning av tsd-prosjekt
- Vi vurderer hvordan vi skal dokumentere kredittnotaer i tsd-resource-api-et
UiO-fakturering undersøker muligheten for å kalle "invoicing-endepunktet" og på den basis sende inn til Unit4 fakturabunter bygd opp av fakturaer og ordrelinjer hentet via endepunktet (APIet). Det nedsettes en arbeidsgruppe med Haneef, Trond, Naoe, Nazia og ved behov, Luigi og Saba.
26.03. Se referat fra møtet med Jo og Nazia under Møtereferat.
12.3. JE beskrev en forenklet modell av hva vi holder på med, og presenterte den for FFU-sjefer og Lill/Erna.
24.2. beskrev Mari og Jarle overordnet hva vi jobber med for Kjetil, Trond, Gunnar og Werner i ITI. De er også interesserte i å få til en bedre faktureringsflyt på/for sine tjenester.
Den 18.2. fikk vi lagt til Weblogin og vi har også fått opprettet PostgreSQL-basen som etter hvert skal inneholde relevante JSON-strukturer og informasjon som er nødvendig for å kunne sende inn fakturaer til Unit4.
Prosjektgruppen har avtalt at Saba konsentrerer seg helt og holdent om FE (Next.js, React, og Material UI), mens Luigi tar (ekstra-)oppgaver på BE og benytter Python til dette mellomlaget.
I dag, 10.2.26, hadde vi et internmøte i den lokale prosjektgruppa (DHT) og avtalte å få integrert FE-delen av prosjektet i samme OKD-prosjekt som BE (uio-fakturering-ms). FE vil navngis uio-fakturering. Neste steg blir å få på plass Weblogin og en PostGreSQL-database (bestilt i dag), hvor vi lagrer informasjon om transaksjoner, dvs. faktureringen. Meskerem og Svein bistod i møtet.
Per 12.1.26 har vi fått verifisert at vi kan benytte integrasjonene utviklet for Bookitlab gjennom å kopiere ("forke") nødvendig integrasjonskode fra koderepoet til (BOTT-)INT (UiO). Merk at vi vil så klart ikke gjenbruker noe kode fra forsystemet Bookitlab, som er utviklet av et eksternt, privat firma.
Etter et møte mellom INT, regnskap og DHT den 23.01.26 ble det diskutert om prosjektet skulle benytte eksisterende integrasjoner utviklet som del av Bookitlab-økosystemet eller tenke nytt og forenkle de eksisterende integrasjonene og avvente en sterkt, ønsket forbedring av (integrasjonene mot) Setra/Sotra. For å kunne se for seg et MVP (delmål 1-3) innen rimelig tid, valgte vi å gå videre med eksisterende (komplekse) integrasjoner, og heller se hvordan disse blir forbedret når INT tar tak i dem.
Ressurspersoner/Prosjektdeltakere
- Jarle Ebeling (DHT, seksjonssjef, prosjektkoordinator)
- Naoe Tatara (DHT, produkteier, UX og FE-utvikler)
- Luigi Maglanoc (DHT, BE-utvikler)
- Saba Fitwi (DHT, FE-utvikler)
- Jo Sama (INT, utvikler av Setra/Sotra-integrasjonen)
- Nazia Hussain (ØVO, økonomiressurs)
- Tone Morken (ØVA/SPIR, DFØ-/BOTT-kontakt og systemforvalter)
- Anita Siljuberg (ØVA/SR, salgsordreintegrasjon)
- Erik Alexander Høyem (ØVA/SR, hovedboktransaksjoner)
Forkortelser og begreper
- DHT = Seksjon for datahåndtering, IT-avd
- INT = Seksjon for integrasjoner og identiteter, IT-avd.
- K1 = hente informasjon om nytt delprosjekt fra Unit4 basert på delprosjektnummer og opprette prosjekt i front-end (FE, brukergrensesnittet)
- K2 = samme som K1, men oppdatere informasjon om delprosjekt som allerede finnes i FE
- K4 = sende en fakturabunt til Unit4 via Setra
- K5 = hente ut informasjon fra Setra / Unit4 om sendingen av fakturabunten var vellykket. En fakturabunt inneholder flere enkeltfakturaer som skal omposteres i Unit4
- K6 = sende in en salgsordre/ekstern faktura til Unit4 via Sotra
- K7 = samme som K5 for salgsordrer
- Unit4 PK = produksjonskopien av Unit4, som bl.a. er komplet til Bookitlab sitt stage-miljø
- ØVA = Avdeling for økonomi- og virksomhetsstyring
- ØVO = Seksjon for økonomi og oppdrag, IT-avd.