Beslutningsgrunnlag for overgang til MS Teams Telefoni

1. Mål

Besluttet mandat, prosjekt og rammer for telefoni ved UiO gitt ny sektoravtale for telefoni.

2. Bakgrunn

Se veien videre for telefoni for utførlige detaljer om bakgrunn og problemstillinger.

Årsaken til at saken tas opp
SIKT legger ned sanntidstjenesten sin, anbud for telefoni ventes å gå ut i løpet av november og ny avtale planlegges klar i løpet av februar. Portering til eventuelt ny leverandør må være ferdig i god tid før sommeren.

De viktigste problemstillingene i saken

• Telefonssystemet i dag er teknisk og driftsmessig krevende, med få nøkkelpersoner og lite driftsmiljø.
• Nummerserien er for lang, som er kostnadsførende og kompliserende. Utfordringen er at vi antar at brukere i utgangspunktet ville foretrukket å beholde sine nummer.
• Klienter som krever fysiske apparater (dørtelefoner, møterom, lab, auditorier, etc), som gjør Teams løsninger vanskelig.
• Videreføring av spesialløsninger som sentralbord og køer med spesialfunksjonalitet må løses.
• Avvikling av de fysiske klientløsningene krever oppdatert strategi rundt mobiltelefon.
• Konkurransen for ny leverandør av telefoni vil komme til et resultat først i februar, og da er det for sent å igangsette prosjektet. Dermed vil vi måtte ta noen valg nå for å rekke å være teknisk klare til ny løsning, med oppsett av Teams, oppdatert mobiltelefoni strategi, starte migrering og kartlegging av endringstiltak.

Oversikt over (og peker) til de viktigste saksdokumentene
- Veien videre for telefoni
- Prosjektbeskrivelse Overgang til MS Teams Telefoni

3. Beslutningsforslag

Prosjektets forslag er at vi velger alternativ 1 "Legge ned dagens telefonsystem" og gå over til en kombinasjon av Teams telefoni og mobiltelefoni. Det er basert på følgende momenter:

• UiO har pilotert Teams for videre utvikling av telefoni, så per i dag er Teams det alternativet med lavest risiko.
• UH-sektoren med SIKT er helt over på Teams og/eller mobiltelefoni, så løsningen er grundig utprøvd med flere aktører som vil være nyttig for erfaringsutveksling.
• SIKT sanntid legges ned, som vil gjøre hybridløsning ressurskrevene å videreføre. 

Beslutning

Telefoni på UiO porteres fra dagens SIP baserte løsning og over til Teams og definerte rammer for mobiltelefoni. Prosjektet opprettes og får mandat til å flytte videreførte nødvendige telefonnummer på UiO over til Teams Telefoni og/eller mobiltelefon.

For noen spesielle køer, fysiske klienter og upersonlige nummer, der vi hverken kan få det over på Teams telefoni til 17.mai eller får gjennomslag for å legge ned tjenesten, så vil vi måtte vurdere muligheten for å innføre en midlertidig løsning ala "Hybridløsning 3" fra veien videre for telefoni. Prosjektet utreder og implementerer nødvendige tiltak.

4. Oppfølging

Vedtak om foreslått løsning og igangsettelse av prosjekt for gjennomføring slik beskrevet i Prosjektbeskrivelse, overgang til MS Teams Telefoni.