Delrapport – Telefoniprosjektet 2025
Status per september 2025 – Fullført fase: Flytting av personlige brukere
Innledning: Denne rapporten gir en oppsummering av pågående aktiviteter og fremskritt i prosjektet per september 2025. Prosjektet har dedikerte deltakere for de ulike leveransene. Følgende personer fra IT-avdelingen er per nå involvert i prosjektet:
- Elisabeth: Prosjektleder
- KjetilK: Prosjekteier
- Marius: DIA/Telefoni
- Bård, Ernesto, Shantanu: MS365
- Tobias: INT
- Roar: Nett/Telefoni
- Sten: AVB
- Tiril, Mathea, ThomasS: IT-hjelp
- Lill, Gyda: SST
- Petter (Shantan, Saeed): BSS
Bakgrunn og målsetting
Telefoniprosjektet ble igangsatt for å erstatte fasttelefoni med telefoni i Microsoft Teams, som følge av nedleggelsen av «Sanntidstjenesten» og endrede behov i UH-sektoren. Et viktig delmål i denne fasen har vært å rydde opp i gamle nummerserier og redusere antall ubrukte telefonnummer.
Gjennomført fase: Flytting av personlige brukere
I perioden juni–september 2025 ble ca. 2 200 personlige brukere flyttet til Teams-telefoni. Prosessen startet med IT-avdelingen ved BSS 20. juni, etterfulgt av resten av IT-avdelingen 28. august. Deretter ble brukere fra øvrige enheter flyttet puljevis basert på stedkoder, med migrering mandag til torsdag gjennom hele september ihht migrasjonsplanen. Brukere med nummer i 2284-serien fikk nye nummer i 2285-serien. Informasjon ble sendt ut via e-post én uke og én dag før migrering, og etterpå med nytt nummer der det var aktuelt. E-postene inneholdt lenker til veiledninger, som ble oppdatert fortløpende ved innkomne spørsmål.
Gjennomføring av prossessen har vært vellykket og med få feil. I forkant av flyttingen ble det lagt ut nyhetssak, holdt en rekke informasjonsmøter og presentasjoner for ulike enheter og ledergrupper, noe som bidro til god forankring og forståelse. IT-hjelp har tatt seg av innkommende spørsmål og videresendt til 2-linje ved behov. AVB har bistått med anbefalinger for kjøp av hodesett for de som trenger det.
Opprydding i nummerserier
UiO eier ca. 15 000 telefonnummer, hvorav mange ikke er i aktiv bruk. I forkant av migreringen ble over 2 900 nummer uten trafikk de siste tre månedene slettet programmatisk. Dette ble gjennomført i april/mai 2025. Dette legger til rette for å si opp store deler av 2284-serien og noe som vil gi kostnadsbesparelser.
Teknisk status
Flere tekniske utfordringer er løst underveis:
- Viderekobling til eksterne nummer (f.eks. mobil) fungerer nå som ønsket.
- Utgående samtaler fra kønummer er mulig.
- Anrop med skjult nummer er aktivert. Feil med Teams-gatewayen ble identifisert og rettet.
Innsamling av bordtelefoner
BSS har utarbeidet en plan for innsamling og avhending av bordtelefoner. Innsamlingen skjer først når apparatene er satt ute av drift, og skal organiseres lokalt i tråd med felles rutiner. Målet er å sikre korrekt håndtering og legge til rette for gjenbruk av apparater, det er gjort en avtale med noen som kan sende disse til Ukraina.
Videre arbeid
Prosjektet går nå inn i neste fase, som blant annet omfatter:
- Sluttføring teknisk arbeid med servicetyper i Cerebrum for køer og menyer. Kode for migrering er klar, men krever tilpasning når API er klart.
- Migrering av køer og menyer i oktober, inkludert dokumentasjon og veiledninger.
- Policy for endring av bitrate for å bedre lydkvaliteten på tjenesten.
- Etablering av prosedyrer for bestilling og avvikling av telefonnummer i Teams.
- Gjennomføring av plan for avhending og gjenbruk av telefonapparater.
- Integrering av Teams-telefoni i onboardingprosesser.