Mandat, avhengighet og avgrensninger
Prosjektets oppgave er å sørge for at UiO har en fungerende telefoniløsning som erstatter dagens løsning når den ikke lenger kan fungere.
Prosjektet skal tilrettelegge og gjennomføre flytting av alle *operative telefonnummer som skal videreføres på UiO over til ny løsning.
*For noen spesielle køer, fysiske klienter og upersonlige nummer, der vi ikke kan få det over på ny løsning i rimelig tid og heller ikke får gjennomslag for å legge ned tjenesten, vil prosjektet vurdere muligheten for å innføre en midlertidig løsning ala "Hybridløsning 3" fra veien videre for telefoni.
Avgrensninger
- Prosjektet er ikke ansvarlig for fullføring av nummerserietilpasninger. Dette må gjøres utenfor prosjektet og være besluttet tidsnok til at prosjektet kan portere til vedtatt nummerserie.
- Ikke gjennomføringsansvarlig for å utforme og få godkjent mobiltelefonstrategi hvis det blir nødvendig i forbindelse med innføring av ny telefonløsning.
Ytre avhengigheter
- Vedtatt telefonistrategi (nummerstrategi)
- Vedtatt mobilstrategi for UiO
Prosjektdetaljer
Periode: november 2024 - oktober 2025
Prosjekteier
Kjetil Kirkebø
Prosjektleder
Elisabeth Ytterdal
Prosjektdeltakere
Prosjektdeltakere må ha kompetanse på og represente disse områdene:
- windows-klient (AF)
- ms365-rammeverk (DKP)
- EntraID (Azure AD) og AD kompetanse (OPS/AF/DKP)
- meldingstjenester (DKP)
- dokumentasjon/veiledninger (BSS)
- helpdesk (BSS)
- telefoni (DIA)
- Cerebrum (INT)
- Kommunikasjon, informasjon (SST)
Eventuelle leveranser eller avklaringer innenfor domenene jus og sikkerhet bestilles fra prosjektet og leveres fra faglinjen ved USIT.
Bakgrunn og formål
Det jobbes det med nytt anbud for telefoni for UH-sektoren der bl.a fasttelefoni og telefoni i Teams er en del av avtalen.
I forbindelse med inngåelse av ny avtale ønsker SIKT å legge ned tjenesten SIKT sanntid, da de ikke lenger har ressurser eller kompetanse til å drive løsningen videre. Det er liten vilje til å betale for å drive det videre da de aller fleste i UH-sektoren er over på telefoni i Teams og de som jobbet med sanntid i SIKT enten har sluttet eller jobber med andre ting og ikke har vedlikeholdt kompetansen sin.
UiO sin telefontjeneste er basert på SIP-trunk fra leverandør (nå Telia) via SIKT sanntid. UiO er også eneste institusjon i UH som fremdeles har telefonsystem basert på SIP og OpenSource komponenter.
Prosjektformål
Prosjektets formål er å ha et fungerende telefonsystem forankret i ny sektoravtalen i produksjon med alle brukere og eventuelt tilknyttede systemer flyttet over. Prosjektet utreder hvilke tilknyttede systemer som skal være med i prosessen.
Problemstillinger og løsningsbeskrivelse
Problemstillinger
Et bakgrunnsarbeid for dette prosjektet var utredningen om hovedalternativer i dokumentet om Veien videre for telefoni.
De er tre hovedalternativer som er aktuelle, er følgende:
- Legge ned dagens telefonsystem og flytte tjenester til MS Teams og/eller mobiltelefoni.
- Hybrid løsning med noe i dagens system og noe i MS Teams
- Beholde dagens telefonsystem.
Telefoni med MS-Teams på UiO
Det er en uttalt målsetning, forankret i UH-strategien fra 2019 om at sektoren skal for sine basis IT-tjenester sikre kostnadseffektive løsninger. IT-avdelingen anbefaler at UiO følger samme strategi som resten av UH-sektoren. UiO er nå den eneste institusjonen som ikke bruker Teams telefoni.
Vi er sårbare på kompetanse og ressurser på voip-teknologi (sip) og når Sikt legger ned sin sanntidstjeneste vil det være ytterligere behov for kompetanse internt på IT-avdelingen dersom vi skal beholde dagens løsning. (Direktørnettverket ønsket i 2022 et pilotprosjekt for innføring av MS Teams som telefoniløsning. Dette ble satt på pause i 2023 grunnet prioriteringer (ressursmangel) i IT-organsiasjonen.
Nåverende kontrakt med Microsoft har MS Teams telefoni inkludert i A5 lisensen. Samtidig har vi ikke grunnlag for å si at det er 1:1 mellom brukere som har A5 lisens og de som har behov for telefoni i fremtidig løsning. Kontraktsendringer fra Microsoft og utrulling av ny telefoniløsning vil medføre ytterligere innlåsing mot MS, kan gi økte kostnader for telefoni over tid.
Erfaringer fra pilotering og tilbakemeldinger i sektoren peker på at innføring av Teams telefoni som en vesentlig del av telefoniløsningen er det mest reelle alternativet.
Økonomi
Økonomien i overgang og i produksjon med risikoer må kartlegges og besluttes. Dagens telefoniløsning har hovedsakelig FTE kostnader i IT-avdelingen. Innføringen av ny telefoniløsning vil sannsynligvis føre til økt belastning på helpdesk, brukernær IT og økt behov for bemanning i MS365-teamet (hvis løsningen blir telefon i Teams). Blir Teams valgt må man også se om det kan bli økte lisenskostnader. Hvis beslutning om ny løsning inkluderer økt utbredelse av hel eller delbetalt mobiltelefon og mobiltelefonbruk ved UiO, må kostnadene utredes og plasseres i enhetene som generer kostnadene.