Prosjektbeskrivelse

Innholdsfortegnelse

Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet

USIT har i lang tid sett behovet for et Software Asset Management (SAM)-system, som kan styre anskaffelse og omfordeling av programvarelisenser på UiO. Volumet av ulike anskaffelser øker stadig. Mer ansvar ligger på enhetene, og dette kommer delvis som konsekvens av økt bruk av skytjenester (SaaS), f.eks. Adobe Creative Cloud.

Samtidig ser vi at økonomisk konsekvens øker. Sentralt på tiltak 979059 faktureres i underkant av 10 mill. pr. år. 60 % av dette på de to store postene MS Campus og SPSS. Det kjøpes i tillegg programvare lokalt. UiO som helhet kjøpte i 2016 lisenser for over 60 mill/år, økende med omkring 10 % pr år. Dette er under anslått vekst i markedet, som er ca 20 %.

Parallelt ser vi en økende mengde lisenser som forvaltes i leverandørens sky (som Office365 og Creative Cloud). Det er derfor vanskeligere, eller mer arbeidskrevende, å holde oversikt over lisensiering for UiO.

UiO har et økonomisk innsparingspotensial ved å frigjøre lisenser når en ansatt slutter eller ikke lenger har behov. Behovet for dette tiltar med de store programvareprodusentenes overgang til årlig leie, i stedet for kjøp og eventuell support (jf. Gartner m.fl.). Overgangen vil gi oss til dels voldsomme kostnadsøkninger om vi ikke justerer både vår rapportering og bruk.

Bransjetall sier 10 – 25 % innsparing i lisenser første år med et SAM-system, og halvparten av dette året etter. UiO forventer å ligge helt i nedre del av spennet, men det er uansett betydelig beløp. Vi har også en mulig økonomisk gevinst ved mer effektivt å kunne vurdere mellom alternative lisensregimer, så som enkeltlisenser, samtidig bruk, volum, sitelisenser o.l.

Sluttrapporten fra utredningsprosjektet er tilgjengelig på http://www.usit.uio.no/prosjekter/sam/leveranser/sam-endelig-rapport.docx

Mål og ønskede gevinster

Nivå	Beskrivelse	Suksesskriterier
Formål	Mål for UiO som dette prosjektet bidrar til oppfyllelsen av
Effektivisere administrasjon knyttet til lisenshåndtering	Det er et strategisk mål for UiO å redusere administrativ belastning	Mindre tid og oppmerksomhet brukt på lisenshåndtering
Effektmål	Langsiktige positive gevinster
Enklere håndtering av lisenser, spesielt slippe uoversiktlig filgruppe-basert administrasjon Unngå overlisensiering Samlet oversikt over de viktigste lisensporteføljene Oversiktlig, effektiv og forutsigbar internfakturering Være rustet til i en senere fase å kunne administrere app-lisenser i App Store, Google Play eller MS Windows Store	Vi har i dag et system som ikke gir den oversikt og effektivitet mer moderne SAM-løsninger kan gi. Vi har ikke det styringsgrunnlaget vi kunne hatt. Vi har flere manuelle oppgaver enn vi behøver, og vi har en større risiko for unøyaktigheter knyttet til menneskelige feil. Dette gjelder spesielt dersom det skulle dukke opp behov for oversikter vi ikke vedlikeholder løpende. Vi ser også at vi møter nye lisensregimer, spesielt lisenser administrert i leverandørens skyløsning (som Office 365, Adobe Creative Cloud). Dagens rutiner fanger ikke opp disse på en god måte. Et moderne SAM-system vil gi bedre kontroll og mer effektiv distribusjon og redistribusjon av lisenser. Vi vil bruke mindre tid på manuelle oppgaver, kunne se bedre hvor vårt lisensregime er ineffektivt, og mer effektivt kunne levere oversikter og rapporter det måtte være behov for.	Mer effektive bestillingsrutiner for programvare i systemet. Enkelt å refordele lisenser, også for nye lisensregimer. Mulighet for å produsere oversikter over reell bruk. Samlet oversikt over lisenser i leverandørens sky.
Resultatmål	De målene som prosjektet skal oppnå i prosjektets levetid; f.eks. målt i tid, kostnad, kvalitet
Installert system	SAM-programvare må anskaffes og installeres
Registrere lisenser	Systemet må registrere installert programvare	Dette går relativt automatisk, men vi må påregne noe tilpasning og kategorisering
Etablere rutiner	Å beskrive arbeidsoppgaver for lokal og sentral lisensforvaltning, slik at vi kan ta ut gevinster

Rammebetingelser

Prosjektet har ikke rammer for frikjøp av arbeidskraft.

Programvaren ble anskaffet til noe under forventet pris, som er over prosjektets budsjett. Noe av prisen vil derfor måtte hentes inn ved å regnes inn i forvaltningskostnader ved fremtidig internfakturering

Prosjektet har ikke deltagere på heltid, og er derfor sårbart for forsinkelser.

Detaljert prosjektplan viser at tilgjengelig arbeidstid ikke er tilstrekkelig for å sluttføre prosjektet innen sommeren.

Prosjektstart: Prosjektet starter opp sammen med delprosjekt for IT-drift under Forbedringsprogrammet. I forkant at dette gjøres anskaffelse av programvaren, som et preprosjekt.

Prosjektslutt: Bestemmes i forbindelse med oppstart av IT-drift, tentativt sommer 2019

Prosjektets leveranser og avgrensninger

Leveranser

Leveranser	Beskrivelse
Anskaffe et SAM-system via anbud	Vi utarbeider forespørsel sammen med Crayon
Etablere systemet/Sette opp systemet	Dette er hovedsakelig en bestilling fra linjeorganisasjonen
Innrullere UiOs lisensportefølje i systemet	Dette er den største oppgaven. Vi må vurdere grenseverdier for hvor mye programvare som skal registreres når vi har bedre oversikt over porteføljen.
Etablere nye arbeidsprosesser for lisensforvaltning	Systemet vil ha en beste arbeidsflyt for forskjellige oppgaver, disse må detaljeres og beskrives slik at løpende forvaltning blir enkel og spisset mot det som gir oss gevinst
Etablere ny modell for internfakturering	Utarbeide rutinger for internfakturering
Etablere roller for løpende forvaltning ved enhetene	Dette inngår som en del av arbeidsprosesser, men nevnes spesielt siden dette vil gjelde enheter eksterne til USIT.

Avgrensninger

Oppgavene til prosjektet er kun knyttet til etablering av systemet med data og rutiner. Løpende forvaltning ligger til linja.

Prosjektet skal forholde seg til lisensforvaltning, ikke installasjonsløsninger og -metoder. Brukerportalen i systemet vil være begrenset til basal funksjonalitet knyttet til bestilling av programvare. Prosjektet kommer ikke til å se på mulighetene for maskinvarekjøp gjennom brukerportalen.

Vurdering av prosjektets usikkerheter, trusler og muligheter

Interne og eksterne forhold som påvirker prosjektets leveranser (hva er det viktig at prosjektet forholder seg til?):

Trusler	Beskrivelse	Reduserende tiltak
Ikke nok ressurser til forvaltningsarbeidet	Leverandører beskriver dette som en forutsetning for gevinstrealisering. Det settes ikke av nok tid og ressurser til å registrere allerede kjøpte og leide lisenser.	Søke om midler til ekstra ressurser for etablering Beslutning om ressurser satt av til innlegging og aktiv forvaltning av lisenser Beslutning om permanente roller i lisensforvaltningen
Ulike rolledefinisjoner i organisasjonen	Forskjellige enheter kan ha ulik arbeidsflyt og rollefordeling innenfor IT-organisasjonen og mellom IT og administrasjonen for øvrig.	Samarbeid og dialog med enhetene Oppmerksomhet på dette, gi rom for lokale organisatoriske tilpasninger Tydelig på hva som er obligatoriske krav
Integrasjon med eksisterende systemer	Et effektivt SAM-system må minimum integreres med identitetshåndtering og deployering, noe som krever samordning av flere involverte avdelinger i linjeorganisasjonen.	Implementasjon av SAM-programvaren ligger til linjeorganisasjonen Løpende kommunikasjon med involverte avdelinger Dokumentasjon og arkitekturkart
Ressurstilgang	Relevante personer har lite ledig kapasitet.	Avklart prioritering og ressurstilgang

Muligheter	Beskrivelse	Tiltak
Økende mulighet for internfakturering	Et SAM-system skal gi bedre og mer presist grunnlag for internfakturering, og en mer rettferdig fordeling av programvarekostnadene. Dette gir mulighet for å ta større sentralt ansvar for programvare som i dag ligger lokalt.	Automatiserte rapporter. Tydelig og veldefinert modell for internfakturering.
Lisensoptimering	Vi kan vurdere alternative lisensmodeller på et tidligere stadium enn i dag.	En organisering som muliggjør kontinuerlig lisensforvaltning.
Gjenbruk	Gjenbruk av lisenser som ikke brukes fremfor nykjøp.	Klare rutiner og automatiserte modeller for når vi frigjør lisenser.
Bedre brukeropplevelse	Systemet kan bygges ut med integrasjoner som understøtter en automatisering av arbeidsprosesser fra behov oppstår til programvare er kjøpt og gjort tilgjengelig for bruker.	Prosjektet beskriver hva som er relevant for brukere i en eventuell portal, og setter opp denne portalen

Valg av system og gevinstoversikt

Valg av system

I forbindelse med anskaffelsen ble det gjort sonderinger i UH-Sektoren og mot leverandørene rundt en mulig felles løsning. Uten større grad av felles drift på underliggende løsninger er det imidlertid vanskelig å se reelle samarbeidsgevinster utover erfaringsutveksling per i dag.

Universitetet valgte løsningen som ble tilbudt av Flexera.

Gevinstoversikt

Sikre lisenscompliance
- Redusere UiOs risiko ved eventuelle lisensrevisjoner
- Redusere arbeidsbelastning ved eventuelle lisensrevisjoner
Etablere optimalisert lisensforvaltning med tanke på å spare lisensutgifter
- Unngå overlisensiering
- Etablere system for gjenbruk av lisenser
- Oversikt over eierskap og bruk gir mulighet for bedre porteføljestyring
Etablere optimalisert arbeidsflyt i organisasjonen for å spare tid og kostnader
Lisensforvaltning uten filgruppe-basert administrasjon
Etablere brukervennlig arbeidsflyt
Etablere en løsning som er tilpasset teknologiskiftet til Skybasert leveransemodell for programvare, og lisenser

Gevinster	For hvem, og hvordan fremkommer gevinsten?	Forutsetninger for at gevinsten skal kunne realiseres
Lavere lisenskostnader	For hvem: Kostnadsstedene. De reduserte lisensutgiftene vil fremgå i regnskapet. Måling kan være vanskelig, da innsparinger kan komme i form av en lavere vekst enn vi ellers ville hatt (jf. 10 % økning år om år beskrevet over).	Aktiv lisensforvaltning. At alle lisenser for aktuelle programmer er lagt korrekt inn.
Korrekt lisensiert	Gevinst kommer i lavere utgifter der vi er overlisensiert, og lavere risiko der vi er underlisensiert. Gevinsten kan måles i registrert compliance i SAM-systemet (FNMS), f.eks. å sammenligne compliance ved etablering og etter ett år.	Aktiv lisensforvaltning. At alle lisenser for aktuelle programmer er lagt korrekt inn.
Arbeidsflyt	Samlet grensesnitt for forvaltning og mindre arbeidskrevende lisensforvaltning i IT-organisasjonen. Kan måles i tilfredshet, og sammenligning av rutiner før og etter
Bedre kontroll på inn- og utfakturering av USITs klientprogramvare	UiO kan få en mer korrekt internfakturering basert på bruk. USIT kan ta ansvar for programvare uten å måtte dekke anskaffelsen. Gevinst kan måles med en sammenligning av faktureringskriterier før og etter	Klare kriterier for hvordan interfakturering for programvare skal gjøres på UiO. Forankring av valgene som gjøres.
Porteføljestyring	USITs ledelse vil kunne få rapporter på lisensbruk og registrert compliance, bestemme driftsregime for programvare o.l.	Aktiv lisensforvaltning ved at kjøpte lisenser forløpende blir lagt inn og automatiserte rapporter kan hentes ut.
Brukervennlig portal	Brukere kan få en portal bedre tilpasset deres behov, med stor grad av automatisering.	Vi kan kun åpne handel av programvare i portalen hvor systemet har kontroll over lisensene.

Nytte/kost-vurderinger

Nøkkeltall fra utredning og søknad. Andre kostnader må beregnes.

Økonomiske hovedtall/kvalitative gevinster	År 1	År 2	År 3	År 4
Lisensutgifter	2.000.000	350.000	350.000	350.000
Årsverk Teknisk implementasjon: 0,5 Administrasjon og prosjektledelse: 1 Innlegging av lisenser: 3	4.5	Avhengig av valg modell for fremtidig lisensforvaltning.
Økonomiske gevinster (besparelser)	10-20% lisensutgifter jf. kapittel 1 og sluttrapport for SAM-prosjekt Redusert arbeidsbelastning ved eventuell lisensrevisjon Mindre administasjon ved internfaktureringen.	Ytterligere 5-10%	Bedre grunnlag for avtalereforhandling (eks. Google vs MS)
Kvalitative gevinster
Brukervennlighet		Ny brukerportal
Forbedret arbeidsflyt			Integrasjon med innkjøpssystem og provisjoneringssystemer for programvare

Grov tidsplan og milepæler

Planleggingen av prosjektet kan bygger på rapporten fra utredningsprosjektet, og vil derfor kreve relativt lite ressurser.

Forespørsel utarbeides sammen med Crayon, og Crayon står for forespørselen til leverandørene.

Tidsplanen er kun foreløpige anslag.

Milepæl	Tid, i utstrekning
Anskaffe og velge system	6 uker
Sette opp programvare		3 uker
Registrere installert programvare			2 uker
Utarbeide rutiner for forvaltning lokalt, viktigste del av lisensportefølje registrert				8 uker
Utarbeide rutiner for forvaltning USIT, viktigste del av lisensportefølje registrert				8 uker
Utarbeide rutiner for internfakturering				4 uker
Opplæring i rutiner					3 uker

Hvor stor del av lisensporteføljen som registreres, vil være en funksjon av hvor mye tid som er tilgjengelig. Det vil være mulig med noe overlapp mellom fasene.

Organisering, roller og ansvar

Prosjektsammensetning må diskuteres.

Det er mulig å tenke seg en nettverksløsning, der det er oppnevnt forskjellige grupper for de forskjellige deloppgavene, kombinert med bestillinger i linja.

Lokale enheter må med i oppgaver som angår dem, men vil ikke nødvendigvis ha samme interesse for oppsett av systemet, og vise versa.

Prosjekteier: Anders Vinger

Prosjektleder: Øyvin Wormnæs

Prosjektdeltakere fra: USIT/BNT, USIT/ITI, USIT/SST, Lokal-IT

Interessenter/målgrupper

Interessent	Interesse knyttet til
Seksjon for Innkjøp	Anskaffelsen, Mulig integrasjon med innkjøpssystem i en senere fase. Sannsynligvis etter prosjektets levetid
Serverdrift	Oppsett, integrasjoner, serverlisensiering, arbeidsflyt og økonomi
Klientdrift	Kategorisering av programvare, registrering av lisenser, utarbeidelse av rutiner, arbeidsflyt og økonomi
Lokal-IT og IT-ledernettverket	Utarbeidelse av rutiner, registering av lisenser, arbeidsflyt og økonomi
Faglig ledelse	Budsjettansvarlige og brukernær
Direktører	Budsjettansvarlige og ansvarlige for gevinstrealiseringen
Budsjettdisponerende myndigheter lokalt og sentralt	Internfakturering og kostnadsberegning
Økonomifunksjon lokalt og sentralt	Internfakturering og kostnadsberegning
Sikkerhetssjef og juristene	Sikkerhet og personvern
Ansatte	Sluttbrukere av portalen til løsningen

Budsjett

Prosjektet ønsker 750 timer til etablering av nye rutiner for lisensforvaltning og registrere eierskap for lisenser UiO allerede har inn i systemet. Arbeid knyttet til registering av lokale lisenser besørges enhetene.

Systemet ble anslått til å koste mellom 2 og 4 millioner, over fire år. UiO valgte å kjøpe systemet fra Flexera. Prosjektet fikk av SKAIT 1,4 millioner. Overskytende kostnader ble dekket av linjeorganisasjonen, hvor deler av kostnadene vil bli fakturert enhetene

Bistand ved oppsett av systemet er inkludert i anskaffelsen.

Det er ønsket av prosjektet at konsulenter skal brukes for å tilpasse brukerportalen til UiO utover det som er inkludert i anskaffelsen. Det vil være mulig å få på plass en bedre brukerportal og flere prosesser vil kunne automatiseres.

Endringslogg

Versjon	Dato	Endring	Ansvar for å beskrive endring	Ansvar for godkjenning av endring

Distribusjonslogg

Versjon	Dato	Mottakere

Publisert 25. feb. 2019 13:44 - Sist endret 12. nov. 2024 12:27