Elektronisk innsamling av personopplysninger som en del av forskning ved UiO
All behandling av personopplysninger, som en del av forskning ved UiO, skal være i tråd medbestemmelsene i bla. personopplysningsloven med forskrift og helseforskningsloven. Ved UiO er det Norsk senter for forskningsdata (NSD) som er personvernombud for forskningsprosjekter. Det vil si at Datatilsynet har delegert deler av ansvaret om juridisk godkjenning av forskningsprosjekter til personvernombudet hos NSD. Hovedformålet med denne ordningen er at NSD skal fungere som et serviceorgan og yte tjenester til forskere og studenter i forbindelse med behandling av personopplysninger i henhold til regelverket. Dette innebærer blant annet:
- Å vurdere forsker- og studentprosjekt i forhold til bestemmelsene i bla. personopplysningsloven og helseregisterloven med tilhørende forskrifter.
- Gi informasjon og veiledning til institusjonene og til den enkelte forsker og student om forskning og personvern
- Bistå forskningsdeltakerne med å ivareta sine rettigheter
- Føre en systematisk og offentlig oversikt over alle behandlinger av personopplysninger i forskningsprosjekter (kilde nsd.uib.no )
Er forskningsprosjektet meldepliktig?
I følge personvernombudet for forskning skal alle forsker- og studentprosjekt som innebærer elektronisk behandling av personopplysninger eller opprettelse av et manuelt personregister med sensitive personopplysninger meldes.
Personopplysningsloven (§ 2 nr. 8) angir hva som er å regne som sensitive personopplysninger. Forskere og studenter tilknyttet UiO med prosjekter som involverer behandling av personopplysninger (som omfattes av melde- og konsesjonsplikt) skal sende melding til NSD for godkjenning før datainnsamlingen starter (Les mer om hvordan melde prosjekter her).
Elektronisk innsamling av opplysninger til administrative formål ved UiO
All behandling av personopplysninger, for administrative formål ved UiO, skal være i tråd medbestemmelsene i personopplysningsloven. Administrative behandlinger av personopplysninger skal meldes til Personvernombudet ved UiO. Nødvendig informasjon om administrativ behandling av personopplysninger ved UiO finner du her:
- Om behandling av personopplysninger i administrasjon.
- Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved UiO.
- Hjelpeside for registrering av administrativ behandlinger av personopplysninger ved UiO
Bruk av fødselsnummer (personnummer) i elektroniske skjema og e-post
Med fødselsnummer forståes et unikt 11-sifret identifiseringsnummer. I følge datatilsynet regnes ikke fødselsnummer som en sensitiv opplysning alene, og det er derfor ikke taushetsbelagt. Men «nummeret kan likevel bare brukes når det er saklig behov for det og sikker identifisering ikke kan oppnås på annen måte» (kilde: datatilsynet.no). Videre påpeker Datatilsynet at det i de fleste tilfeller er det tilstrekkelig å bruke navn, adresse og fødselsdato for å sikre riktig identifisering av en person. På UiO kan man for eksempel bruke ansattnummer/studentnummer, fødselsdato og adresse for å identifisere den enkelte i stedet for fødselsnummer.
Når det er behov for å registrere fødselsnummer via elektroniske skjema (som nettskjema eller andre typer skjema som sender e-post) er det spesielt viktig at dette krypteres eller sikres på en måte slik at det ikke blir tilgjengelig for andre enn den tillatte mottaker. Hovedregelen er at fødselsnummer skal krypteres når det registreres og kan da sendes over usikrede datanettverk (som internett og e-post).
Til deg som er registrert med personopplysninger
UiO og andre virksomheter som bruker personopplysninger har en rekke plikter for å sikre at personvern blir ivaretatt, samtidig som den som er registrert har rettigheter. Et hovedprinsipp i personopplysningsloven er at den registrerte skal ha kontroll med opplysningene om seg selv (kilde: datatilsynet.no). Som registrert har du rett til å vite hvordan dine personopplysninger blir behandlet ved UiO. Dette får du ved å kontakte behandlingsansvarlig@uio.no.
Dette dokumentet er kvalitetssikret av Jurist v/USIT.