Referat fra møte med Houston 3. september 2008

Tilstede: Fredrik Langfeldt, Rune Olsen, Marius Sandbu, Kaj Hejer, Knut Augedal, Stein-Eirik Lund(ref)
Også invitert : Terje Bakka

0) Mål

Målet for møtet er å få etablert en konkret prosess for å la Houston få overta funksjonen som 1.linje brukerstøtte for tjenesten Nettskjema i RT.
Arbeidet med dette gjennomføres fra vår siden som en prosess under Tjenestegruppe for nettskjema.

1) Agenda

- kort presentasjon ov  deltagere og  tjenesten Nettskjema
- Nettsjema, Houston og RT  (i dag og i morgen)
- videre prosess /framdriftsplan
- eventuelt (Annet tilgrensende ..)

2) Arbeidet  på møtet

Vi begynte med å presenterte tjenesten og erfaringer med RT og saksoppfølgingen pr i dag.

Vi hadde en konstruktiv samtale med erfaringsdeling og diskusjon av detaljer til det videre samarbeidet.
Vi må i fellesskap utarbeide nødvendig dokumentasjon for Houston og  rutiner for samarbeid.
Blandt annet i form av utarbeidelse av dokumentasjon,  kurs-opplegg og eksempel/test case i Nettskjema for Houston medlemmer.
Det skal etableres rutiner  for vedlikehold av dokumentasjon og utvikling av kompetanse på de aktuelle aspekter av tjensten (for Houston) for oppstart og over tid.

Teknisk ønsker Houston å organsiere mottaket i RT for nettskjema som en kø som eies av Houston. Der behandles saker av 1.linjen i henhold til beskrevne oppgaver og handlinger  for Houston, og deretter vil saken (ved behov) gis videre til en 2.linje -kø for Nettskjema.

Nettskjema-tjenesten vil være ansvarlig for å utvikle nødvendig dokumentasjon , tilgang til instruktivt oppsett i tjensten og kurs materiell for Houston i forhold til de oppgaver og ansvar vi beskriver og blir enige om.

Gjennomgangen på møtet av estimert opgavefordeling i bredde (ulike forespørsler )og dybde (behovet for utredende mailer før saken kan behandles) antydet for oss at vi kanskje kan overføre opp mot 50% av vårt oppfølgingsbehov til Houston.
Det pågår arbeid med å utvide bruken av RT i sentraladministrasjonen, og vi får fortsette å "lobbe" for at international@admin sender inn en søknad om å få egen kø.

3)  Videre arbeid

Vi skal avholde et møte for konkret diskusjon av basis dokumenter i skisse form (utarbeidet  av  SAUS/ Nettskjema) i løpet av ca 1 mnd (før medio okt)
SEL har ansvar for innkalling til møtet.

Oppstart av overføringen av ansvaret kan tas når vi har ferdigstilt det Houston krever av forarbeide  før slik igangsetting mhp dokumentasjon, opplæring etc.

4) Oppgaver før neste møte:

Houston:

• sender oss(Tj.gr. / SAUS) det  de finner som nyttige eksempel-dokumenter knyttet til utvikling av tilsvarende samarbeid  for andre tjenester.

(Pr 5.9: se mottatt mail fra Runde Olsen

SAUS/Nettskjema

• Bruke tilsendte eksempler på problemformuleringer osv samt kjenskap til henvendelsestyper i RT  og tjenesten generelt til å lage skisse til de nødvendige dokumenter og rutinebeskrivelser til neste møte   

Vedlegg:

Noen tall presentert  på møtet kan finnes her