Driftsmøte for UNIT FS 13.2.2019

Tilstede

• Marte Holhjem, Seksjonsleder Unit
• Ole Martin Nodenes
• Elizabeth Santos
• Frank Solem 
• Are Garnåsjordet
• Ola Ødegård

SAK 28-2015 Prøveprosjekt for å bedre tilgjengelighet på FS-data

22.8.2017:Prosjektet er  i gang med Geir Vangen, Ricard Borge, Paal Erik Melgård, Alice, Frank og Ole Martin. Blir ordentlig prosjekt som styres av Geir Vangen.

23.11.2017 møte med Ceres og USIT med POC. Arbeidsmøte skal holdes 8.12.2017 med testing med FSWS og flytting frem og tilbake mellom primary og standby databasen. DBD planlegger timer med oppsett av FS-UiO for neste år.19.12.2017 møte med UiO

10.1.2018: Jon Venbakken skal sette opp en plan for å sette opp FS-demo

14.2.2018: FS-demo har fått Dataguard-oppsett, UiO har fått teste, noen feil ble avdekket og fikset. Ceres og UiO bestemmer prodsetting.

27.2.2018: Vellykket testing

21.3.2018: Jon Venbakken skal sende epost til UiO og KDTO om dette

29.5.2018: Alice har sent pristilbud til Ceres, Alice videresender dette også til UiO. Ole Martin sender tanker til Alice. Det må avklares om UiO skal være med på dette eller ikke.

23.8.2018: Samtidig patching vil kreve stopp i begge databaser, som er uheldig. Må styre unna visse tider, planlagt nedetid.

7.11.2018: Prosjektet har stoppet opp, testene ser lovende ut med neste versjon av Oracle. Vil starte opp igjen neste år. Lar løsningen stå på et par måneder til. Hvis Active Dataguard må brukes, vil det blir for dyrt. Alice hører Jon Venbakken. UiO har sagt at de ikke trenger det sånn som det er nå. 

5.12.2018 Trenger avklaring fra UNIT på hva som skal gjøres med utviklingsmiljøet

Sak 18-2017 UTF8

11.10.2017: UTF8 planlegges innført i oktober/november 2018 under forutsetning at cerebrum-integrasjonen er klar (våren 2018).

Vi har laget utf8 arbeid på årsplan i 2018. 

10.1.2018: USIT venter på KDTO

14.2.2018, Hans Kristian Fjeld bekrefter at Cerebrum er klar innen utgangen av 1. halvår 2018.

29.5.2018: USIT har utviklet og nylig satt i produksjon en stor oppgradering av Cerebrum. Det betyr at Cerebrum nå er klar for UTF8 oppgraderingen av FS. Det gjelder alle som bruker UiO Cerebrum (UiO, NMH, NIH, HIOA, UiA). UiT og NTNU drifter egne varianter av Cerebrum, så de må fortsatt svare for seg.

23.8.2018: Prosjektet har framdrift.

7.11.2018 : Er delvis i produksjon.

5.12.2018: Ferdig, men NTNU gjenstår.

13.2.2019, NTNU er ferdig

Kan nå gjennomføres for EPN, Elizabeth tar kontakt med Geir Solli

Unit gir samtidig skryt til DBD for bra gjennomført !!

Sak 5 2018 Patching av FS

23.8.2018: Ønsker bedre driftsopplegg rund pacthing. Gunnar tar kontakt  om møtetidspunkt

7.11.2018 Alice tar dette under arbeidet med kloning. Har utarbeidet et konsept som er oversendt Geir Solli.  

5.12.2018: Rutinen er ferdig.

SAK 3 2019 Oppgradering av Oracle til 18c

Informasjon er sendt ut fra DBD, skal skje i løpet av våren.

Passord regime, prosess i gang for å skifte passord, og fjerning av ikke-eksisterende brukere

GAP-saker (Frank)

Sak 4 2019 Bytte av IP-adresse for Lånekassen.

Epost fra Ingjerd Indahl i Lånekassen

Hei

Viser til bytte av IP-adresse hos dere i forrige ut. Vi kan ikke se å ha blitt informert om dette slik det er regulert i samarbeidsavtalen, bilag 3-7.

Når slike endringer gjøre uten at vi får informasjon i rett tid, fører det til unødvendig nedetid for bl.a tjenestene som henter delstudieinformasjon og studentstatus. Dette er veldig uheldig da det skaper problemer for studentene, som ikke får søkt om studiestøtte til utveksling i utlandet eller må vente på gyldig studentstatus for å få studiestøtten utbetalt.

Nedetiden har resultert i mange henvendelser  både fra studenter og læresteder, i tillegg går det mye tid for å følge opp disse henvendelsene,  og på teknisk side er det brukt ressurser for å finne årsaken til nedetiden. 

Håper dere kan gå opp varslingsrutinene slik at vi får beskjed i rett tid ved en senere anledning. Vi  har også tidligere har tatt opp manglende varsling med dere bl.a i forbindelse med konvertering til UTF-8.

13.2.2019

Varslingsrutinene må tydligvis bli bedre. Det ble varslet, men det nådde ikke fram. I tillegg til bør kontaktperson inkluderes i varslingen. Kvittering bør gis på mottatt varsel.

Unit kommer tilbake med et forslag.

SAK 2-2018 Overføring av eierskap til domener

Unit startet våren 2018 med en kartlegging mtp å ta over eierskap for sine domener. (ceres.no, cristin.no, fellesstudentsystem.no, fs-rust.no, fsat.no, fsweb.no, nasjonal-vitnemalsdatabase.no, openaccess.no, samordnaopptak.no, vitnemalsbanken.no, vitnemalsportalen.no). Fra GAP ble det meldt inn at det er viktig at det er på plass en ny avtale for SSL-sertifikater slik at det kan bestilles nye sertifikater også etter at overføringen er gjennomført.

Hostmaster@uio ønsker å få overført eierskap til UNIT ettersom de bruker en del av UiOs kvote. Usit kan fortsatt drifte navnetjenere for domenene dersom det er ønskelig. USIT ønsker derfor at UNIT tar opp denne tråden igjen.

23.8.2018 Frank trenger å få bekreftet at dette ta opp i UNIT

5.12.2018: UNIT følger opp.

13.2.2019 UNIT må ta affære fordi UiO trenger å frigjøre domenene. Etter overføringen kan ikke lenger USIT bestille sertifikater.

Sak 5 2019 Oppgradering av EAP og Java

Det er på tide å oppgradere til nye versjoner av EAP og Java. Dette er en større oppgradering, og da vil det behov for ekstra testing. Web Objects må skiftes ut.

GAD-saker (Are)

Sak 6 2019  Tableau-problem

Vi opplever stadig driftsproblemer med Tableau. Serveren starter automatisk ikke etter patching.

13.2.2019: Vi sliter med kommunikasjonen med Rav (distributøren av Tableau) Det er fortsatt uklart hva som er årsaken. Are kan få beskrevet problemområdet og oversender dette til Ole Martin som skal ha et møte med dem med det første.

Sak 6 2018 Ny versjon av RDP/Innføring av støtte for HTML5

Anders L H, har skrevet en kort beskrivelse om fordelene ved dette (for saksbehandlere i FS):

• Det blir lettere for brukere å koble seg til hjemmefra fordi HTML5-klienten stiller færre krav til maskinen man logger seg på fra
• Det blir lettere for brukere som ikke bruker Windows på arbeidsplassen, siden man bare trenger en nettleser. 
• Blir lettere å jobbe hjemmefra i web grensesnitt uten IP kontroll.

Innføringen av dette har dessverre ført til nedetid (se avviksrapport)

5.12.2018 Begynt å utvikle støtte i webklient, dokumentasjon mangler.

13.2.2018 USIT sender en liten epost til UNIT om hvordan dette kan brukes.

SAK 1 2018 GDPR

21.3.2018 GDPR for konsekvenser både for KDTO og USIT. Hvis noen krever sletting av data, men det ligger også brukerdata i loggene. Det som ligger i applikasjonene er KDTO sitt ansvar, men hva med det som ligger i gammel backup. KDTO har ikke tilgang til dette. KDTO ønsker en redegjørelse på dette.

Er vårt backup-system kompatibelt med GDPR? Ola spør juristene.

8.5.2018: USIT har fått utarbeidet ny mal for databehandleravtale. Alle tidligere databehandleravtaler skal erstattes med denne.

23.8.2018: Juristene har kommet med et ullent svar. Saken står åpen.

13.2.2019: Vi har ingen løsning på problemet

Sak 8 UNIT velger annen epostløsning fra 1.4.2019  1.6.2019

7.11.2018 UNIT-brukerne blir ikke lenger vedlikeholdt via Cerebrum. Da vi noen tjenester brekke, RT, tilgang til databaser, fellesområder ... Epost 24.10.2018 Dette vil medføre mye merarbeid for databasetilkoblinger og webområder.

Eventuelt

Ole Martin orienterte om den nye organiseringen av Unit.

Neste møte 6.3 avlyses. Muligens blir det 10.4, men dette må avklares.