SAM status 07.12.2020

Statusmatrise

FlexNet Manager Suite (FNMS)

Software Asset Management systemet er installert og konfigurert. 

• Oversikt over driftede klientmaskiner
• Oversikt over all installert programvare på driftede klienter
• Man kan gjøre oppslag på klienter og få en oversikt over hardware spesifikasjoner, installert programvare, lisensiert programvare og eierskap.
• Tilsvarende kan man søke opp person og få oversikt over alle tilknyttede klientmaskiner og lisenser.
• Alle stasjonere og bærbare Windows-klienter er koblet til en asset og et kostnadssted.

Automatisering av internfakturering

• USIT har opprettet kundene i FNMS
• USIT har definert lisenser med sine interne lisensbetingelser for relevant programvare. (Vi internfakturerer per installasjon og oppretter derfor en per device-lisens, selv om institusjonen UiO selv har en site-lisens. Disse parallelle lisensene går ikke i veien for hverandre.)
• Kontrakter og leverandører registrert
• Aktuelle klientmaskiner rapporterer til FNMS og kan knyttes til en kunde

Rapporter kan eksporteres som pdf-, tekst-, csv- eller Excel-fil, og tilpasses maler for fakturaunderlag.

De kan gjenbrukes på senere tidspunkt uavhengig av oppdateringer eller endringer på porteføljen i FNMS.

I 2020 sammenstilte vi detaljerte rapporter, for å kunne kontrollere tallene mot tidligere år. Dette kan rasjonaliseres i fremtiden, som gir rom for flere alternativer (som forbruk på månedsbasis eller annet, som kan tilpasse fakturering bedre til bruk).

Uansett fakturering kan vi på forespørsel gi ut detaljerte lister over installasjoner og for den saks skyld maskinvare for en enhet.

For eksempel ble det i år etter forespørsel enkelt produsert en rapport med liste over SPSS installasjoner og versjonsnummer for hver maskin for SV.

Lisensoptimalisering

Før man kan begynne å se på muligheter for lisensoptimalisering og gevinster rundt dette er vi avhengige av å få inn all data og få opplæring.

Man kan da begynne å analysere data og se på hvilke gevinster som er realiserbare. Blant annet momenter som:

• Korrekt lisensiering i forhold til revisjon
• Øverføring av lisenser hos brukere som ikke benytter programvaren
• Nedskalering av volumlisenser hvor man ser at utnyttelsesgraden er lavere en hva vi betaler for

Merk at øverføring av lisenser mellom fakulteter eller institutter kan være en utfordring (ikke teknisk).

Oppslagsverktøy for Helpdesk

Det vil være mulig for supportmedarbeidere som Helpdesken å gjøre oppslag i FNMS når de blir kontaktet av brukere. Som nevnt ovenfor vil de kunne få rask oversikt over:

• Hardware tilknyttet person
• Installert software og hvilken versjon
• Aktuelle lisenser som er tatt i bruk av personen
• System info som IP- og MAC-adresse, serienummer, modelltype

Dette vil kunne avdekke problematikk som utdatert software eller manglende lisensiering.

FNMS har tilgang til mye data og denne type tilgang må i så fall behovsprøves og godkjennes av IT-sikkerhet. Helpdesken vil i sin rolle som førstelinje for hele UiO trenge full tilgang til alle enheter.

Asset management

FNMS har en asset management modul som kan tas i bruk i større grad. All maskinvare som har Windows er i dag registrert som en asset. Dette vil man og kunne gjøre senere med Mac-klienter når Workspace One integrasjon er på plass.

Følgende type assets kan opprettes:

• Stasjonære
• Bærbare
• Servere
• Mobile enheter (type iPad)
• Mobiler
• Skjermer
• Printere
• Router
• Stoler
• Skrivebord

Dette er en manuell prosess, men ettersom FNMS har en API løsning bør det være gjennomførbart å gjøre importer fra for eksempel Workspace ONE.

Videre utnyttelse er ikke utforsket, men man kan gi tilgang til lokale ressurser for registrering av for eksempel finansiell informasjon.

• Kjøpt, leid, leasing
• Garanti, og slutttid for garanti
• Verdi, restverdi, avskrivning

Det skal være mulig å kunne gi granulert tilgang til enheter tilknyttet en spesifikk organisatorisk enhet, derav mindre tilganger enn en Helpdesken. Igjen er dette noe som må godkjennes IT-sikkerhetsmessig.

Status:

Fortsatt avhengig av at alle komponenter er på plass og satt opp før vi har et fullverdig system. Videre vedlikehold, kontrakter, og leverandører.

Hvis man får på plass en avtale for Adobe CC vil man kunne koble dette opp mot FNMS og få bedre oversikt og gjenbruksmuligheter på disse kostbare lisensene.

Dokumentasjon er ikke overlevert fra SoftwareOne.

Opplæring i bruk av systemet fra SoftwareOne er et av de siste punktene i leveransen når systemet er ferdig satt opp.

Så langt har man kun betalt for førsteårs kostnader i henhold til avtale med oppsett og driftssetting av FNMS. Videre utbetaling av lisens- og supportkostnader er stoppet med bakgrunn på at systemet ikke er ferdigstilt som avtalt.

Videre viser vi til sluttrapporten og økonomisk analyse. Gevinstoversikten i mandatet bør være gjennomførbar. Langsiktige mål er fortsatt reelle og det kjennes ikke til noen momenter som vil endre dette per dags dato.

FNMS komponenter

For at FNMS skal fungere er den avhengig av annen infrastruktur og integrasjoner.

FlexNet Inventory Beacon

Inventory Beacon tar imot klientdata om installerte applikasjoner og vedlikeholder policy på klientene. Vi har to Beacons som er satt opp og funksjonelle.

Initiell konfigurasjon var én intern og én ekstern. Dette er endret til at begge er tilgjengelig eksternt uten VPN på kat 1 nett.

Status: OK

SAM klientagent

SAM agenten er installert på alle Windows klienter i driftsregimet, VDI’er og snart alle driftede macOS klienter.

Status:

macOS agenten er ikke i stand til å samle inn informasjon om tilknyttet bruker. Vi klarer derfor ikke definere organisatorisk tilhørighet heller. Dette er en begrensing i hvordan agenten fungerer på UNIX-lignende systemer fra Flexera sin side. For å bøte på dette jobbes det med å sette opp en integrasjon mot VMware Workspace ONE for å hente dataene derfra. 

SoftwareOne følger opp bekymringer rundt hvordan og hvilke data agenten samler inn og skal levere en rapport på dette som vil følges opp sammen med IT-sikkerhet.

Workspace ONE integrasjon for FNMS

Som nevnt ovenfor vil vi lage en enkel integrasjon mot Workspace ONE får å kunne koble eierskap av laptopper og stasjonære Mac-klienter.

Denne vil hente informasjon om serienummer, tilknyttet bruker og organisatorisk enhet fra Workspace ONE. Dataene vil bli lagret i eget table i FNMS databasen som så kobler dataene sammen.

NB, denne må ikke blandes sammen med den offisielle Workspace ONE integrasjonen for App Broker. Dette er kort beskrevet under App Broker.

Status:

Metode og implementasjon er avklart. Avhengig av en upersonlig bruker for servicekonto, denne er bestilt men vi venter på godkjenning fra IT-sikkerhet

VMware integrasjon

VMware integrasjonen vil ikke bli satt opp pga. at den krever for mye administrative tilganger. Hverken IT-sikkerhet eller driftsansvarlige for VMware følte seg komfortabel med måten dette ble gjort på fra Flexera. I stedet baserer man seg på samme løsning som for driftede klienter med agent som samler inn og rapporterer. Alle VDI’er kjører nå agenten.

Status: ikke aktuell

SAP integrasjon

FNMS får all brukerdata fra SAP, denne er satt opp og funksjonell.

På grunn av at UiO opererer med brukere med flere kontoer som ansatte og studenter fører dette til at vi får noen duplikater inn i SAM databasen. SoftwareOne jobber med å lage et dedupliseringsscript som skal rydde vekk disse. Dette er mest kosmetisk og ikke driftskritisk, men likevel greit å få ryddet opp i.

Status: OK

App Broker 

App Broker vil fungere som en butikk frontend for ansatte mot System Center Configuration Manager (SCCM). Per dags dato blir applikasjoner fra SCCM gjort tilgjengelige for ansatte via Software Center. Når det kommet til lisensiert programvare har ikke SCCM noen mulighet for automatisering og består derfor av en del manuelle prosesser.

Gevinster innen lisensforvaltning

• Ansatt selvbetjeningsportal for installering av lisensiert programvare 
• Automatiserer godkjenning av forespørsler om lisensiert programvare og eliminerer manuell tilgangsstyring via grupper
• Frigjøring av ubrukte lisenser slik at de kan omfordeles
• Rapportering på blant annet:
  • Godkjenninger og tilknyttede kostnader
  • Hvor ofte man får forespørsler om programvare for å avdekke behov
  • Forespurt programvare som nærmer seg lisens fornyelse
  • Programvare med mindre en 70% benyttelsesgrad
  • Historikk på lisensfrigjøring for spesifikke programmer
  • M.m

Utvidet funksjonalitet for fremtiden

Det skal og være mulig å sette opp integrasjon mot support verktøy som Request Tracker eller andre verktøy for helpdesk.

Integrasjon mot VMware Workspace ONE (tidligere AirWatch) er støttet. Dette vil kunne gi samme funksjonalitet for macOS klienter som SCCM integrasjonen gir for Windows. 

Merk at UiO benytter ikke Workspace ONE for programvare distribusjon i dag, men i stedet Managed Software Center. 

Se på mulighetene for at App Broker kan fungere som en erstatning for den gamle programvaredatabasen https://programvare.uio.no

Status:

Avhengig av integrasjon mot SCCM for å bli funksjonell. Dokumentasjon fra Flexera er mangelfull og servicekonto krever for mye tilganger for at implementasjon kan godkjennes av IT-sikkerhet og SCCM driftsteam. Bedre dokumentasjon og løsning for begrenset tilgang er etterspurt og avventes.

Opplæring i systemet står og på vent inntil dette er på plass.