Bakgrunn og formål
I løpet av 2020/2021 ble det gjennomført en utredning om fremtiden for Telefoni på UiO i et 3-5 års perspektiv. Direktørnettverket ønsker å innføre telefoni med MS Teams og på IT-dir 17.november ble det vedtatt å gjennomføre en pilot på telefoni med MS Teams våren 2022 på en definert brukergruppe.
Hvorfor telefoni med MS-Teams?
Det er en uttalt målsetning, forankret i UH-strategien fra 2019 om at sektoren skal for sine basis IT-tjenester sikre kostnadseffektive løsninger. USIT anbefaler at UiO følger samme strategi som resten av UH-sektoren. Direktørnettverket ønsker at Usit/UiO har et prosjekt i 2022 for innføring av MS Teams som telefonløsning og at man går gjennom rutiner for ansatte med tjenstlig behov for mobil. USIT anbefaler også at det settes et kostnadstak for kjøp av mobiler.
Prosjektformål
Prosjektets formål er å teste telefoni med MS-teams gjennom et pilotprosjekt med fokus på brukerbehov og teknisk innføring.
Hovedleveranser:
Disse vil avhenge av prosjektgruppe og pilotdeltakelse
- Fase 0 Mandat og prosjekt
- Utkast til mandat
- Etablere prosjektgruppe
- Ferdigstille mandat og prosjektbeskrivelse
- Fase 1 Tekniske forberedelser
- Presentasjon med Sikt sanntid
- Samarbeid med Sikt rundt tekniske behov
- Statistikk og tall rundt telefonibruk
- Teknisk implementering og testing
- Avklare kilde for å registrering/tildeling UiO telefonnummere.
- Etablere synk av telefonnummere fra kilde til MS Teams
- Avsjekk med sikkerhet og jus
- Kompetanseheving i MS-teamet
- Brukerdokumentasjon og veiledninger
- Fase 2 Etablere pilotbrukere på Usit
- Så snart det tekniske er klart, vil brukere på Usit bli første pilotmiljø
- Teste fysisk teams-apparat (Søkeresultat for: "teams telefoni" | Dustin.no)
- Fase 3 Etablere pilotmiljø eksternt
- Sjekke med direktørnettverket angående egnede pilotmiljøer (miljøer med erfaring med MS-teams som arbeidsverktøy)
- Tekniske ressurser hos pilotmiljø
- Etablere sluttbruker testgruppe
- Gjennomføre pilotperiode
- Regelmessige erfaringsmøter
- Fase 4 Rapport med beslutninger og grunnlag.
- Evaluere pilotperiode
- Beskrivelse av brukerscenarioer
- Gevinstrealisering
- Anbefaling til videre arbeid
Avgrensninger
Disse vil avhenge av prosjektgruppe og pilotdeltakelse.
- Prosjektet piloterer ikke funksjonsbehov som ligger utenfor summetone
- Vurdering av teams-app på mobil?
- Vurdere kun for administrativt ansatte, ikke vitenskapelige?
Prosjektdetaljer
Periode: oktober 2022 - mars 2023
Prosjekteier
Kjetil Kirkebø
Prosjektleder
Elisabeth Ytterdal
Prosjektdeltakere
Ønsker deltakere som representer disse områdene:
- windows-klient (GDW)
- ms-rammeverk (GDW)
- meldingstjenester (GM3)
- dokumentasjon/veiledninger (SST)
- helpdesk (SDS?)
- telefoni (DIA - Elisabeth/Marius)
- azure-ad kompetanse (GDW/SSD/APP?)
Eventuelle leveranser eller avklaringer innenfor domenene jus og sikkerhet bestilles fra prosjektet og leveres fra faglinjen ved USIT.
Prosjektstatus:
| Konsept | Planlegge | Gjennomføre | Avslutte | Realisere | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Godkjent | Godkjent | Fase 0 - Godkjent | Fase 1 - Pågående | Fase 2 | Fase 3 | Fase 5 | ||