Status per 20.04.2023
Vi har ferdigstilt fase 1 og er klare til å gå i gang med testing. I første omgang tester vi i prosjektgruppen, vi ønsker å utvide til å bruke IT-avdelingen som testmiljø og deretter et eksternt miljø.
Gjennomgang av milepælene fra fase 1
Presentasjon med Sikt sanntid
18.oktober 2022 hadde vi et møte med Jardar Leira fra Sikt som ga oss en teknisk gjennomgang. Han kunne fortelle at sågodt som alle andre UH-institisjoner er over på Teams telefoni eller er i prosessen. Men at det har vært en enklere prosess for de som allerede var på Skype for Business.
Vi fikk tilgang til dokumenter fra Sikt med beskrivelse av hva som må gjøres mtp ruting i sanntid og veiledninger teams mot sanntid.
Statistikk og tall rundt telefonibruk
Marius har hentet ut en del bruksstatstikk. Pr november 2022 hadde vi:
8000 registrerte nummer (startet med 13000)
3000 aktive
300 som viderekobles
Siden april/mai 2022 har det vært ca 8000 samtaler per uke. Har tatt seg opp noe etter retur til kontoret etter pandemien, men over tid har vi sett en jevn nedgang.
Det er lite telefonbruk på (tidligere) USIT, men noe mer i andre avdelinger.
I 2023 har trafikken stort sett ligget på 13-14.000 samtaler per uke. Ca 60% av trafikken er inn til UiO, 25-30% utgående og resten internt. Etterhvert som folk har kommet tilbake til kontoret etter pandemien er det tydelig at det fortsatt er et behov for telefoni.
Vi har også startet et arbeid med konsolidering av nummere og nummerserier. (Som forsåvidt er lurt å gjøre uavhengig av dette pilot-prosjektet). Vi ser at det er mange nummere som ikke er i bruk lenger og ved å flytte og samle noe, vil det være mulig å si opp en stor mengde nummere/nummerserier og dermed spare inn en del kostnader.
Teknisk implementering og testing og samarbeid med Sikt rundt tekniske behov
Dette har dessverre tatt lenger tid enn forventet. Samarbeidet mellom oss og Sikt med kun en (leder-)person som jobber med dette har vært saktegående.
Før prosjektet startet fikk vi to valg av SIKT: Vi kunne fortsette med dagens løsning vi har via dem, men da måtte de gjøre all flytting av nummer over til Teams. Det ville blitt lite fleksibelt, særlig i en pilotperiode hvor vi kunne trenger å oppdatere ofte.
Vi valgte derfor å gå for alternativ to: Begynne å sende teletrafikken via en ny type server de kunne tilby. I følge SIKT var dette allerede nesten helt ferdig og var av samme type som de andre institusjonen i UH-sektoren allerede brukte. Det skulle derfor være en kjapp jobb å sette disse i produksjon for oss og flytte over trafikken.
Virkeligheten var desverre litt annerledes. Gjennom hele prossessen fra test til produksjon ble det funnet gjentatte feil. Hver gang ble det en ny runde der vi kontaktet SIKT og informerte om hva som var feil. I starten tok det veldig lang tid å få noe svar fra de noe som gjorde at prosessen dro ut i tid. Etterhvert fikk vi svar kjappere, men det ble funnet såpass mange feil at det endte med å ta ca 5 måneder fra start av testing til vi endelig fikk lagt om trafikken til de nye serverene.
Avklare kilde for å registrering/tildeling UiO telefonnummere.
For at et uio-registrert telefonnummer skal dukke opp i en persons teamsklient er det mye som må på plass. Det første som måtte gjøres var å avklare å hva som bør være kilde. Vi tenkte på følgende alternativer:
- DFØ
- Naturlig å tenke på først siden dette er kilde for en del personinformasjon for ansatte.
- Ikke mulig siden dette feltet er selvbetjent for brukere. Man kan legge inn hva som helst i DFØ og dette blir synket til personens bruker i Cerebrum.
- voip-modulen i Cerebrum
- Dette er slik det gjøres i dag. Telefontjenesten registrerer nye nummere eller endringer som knyttes til brukerens personinformasjon i Cerebrum "Contact: EXTENSION: <number> [from VOIP]".
- Manuelt i azure/Teams
- Dette er det mange av de andre institusjoner som gjør. Enten manuelt i azure-ad eller Teams eller med egne løsninger de har bygget rundt dette.
Vi valgte å gå for å videreføre å registrere telefonnummere i voip-modulen i Cerebrum. Etterhvert kan det med løsningen vi legger opp til, være IT-hjelp som teknisk tildeler nummer. Dette kan delegeres ved å gi tilganger. Om en nyansatt skal tildeles nummer må avgjøres av den enkelte leder og bør være en del av onboarding prosess for nyansatte.
Etablere synk av telefonnummere fra kilde til MS Teams
For at et nummer registert i voip-modulen skal flyte videre til Teams, måtte følgende på plass:
- Utvide AD-synken fra Cerebrum til UIO-AD
- Vi bestilte utvidelse av ad-synken fra INT/Cerebrum-drift
- AD-connect er endret så telefonnummer ikke synkroniseres fra Exchange (EXPROD-domenet), siden dette skapte problemer (ble gjort etter synkroniseringen fra UiO-AD og derfor overskrev UiO-AD-synkroniseringen).
- AD måtte tømmes for innhold i dette attrubuttet for å sikre korrekt data.
- Attributet måtte låses for skriving fra annet enn Cerebrum-synken
- Synke attributtet "TelephoneNumber" fra UIO-AD til Azure AD.
- Dette gjøres via en utvidelse i Azure-AD-connect-synken og dette ble bestilt fra OPS v/Rune/Simon
- Synke telefonnummere fra Azure-AD til Teams.
- Dette ble utarbeidet et powershell-script, først vurdert til å kjøre på windows-scriptmester, men avgjort å kjøre på egen server pga brannmur og tilganger. Dette blir vurdert flyttet til IntArk ved en senere anledning.
Oppsett av telefoni i Teams
Det ble også satt innstillinger i Teams, for å peke telefoni-biten i Teams mot Sikts servere, etter oppskrift av Sikt. Disse instillingene vil være statiske, og skal kun endres på ved et eventuelt bytte av serveraddresser.
Avsjekk med sikkerhet og jus
Avklaringer som skal sendes til IT-sikkerhet før vi starter fase 2:
- Oversikt over design og dataflyt.
- Tiltak gjort for å redusere risiko og sikre løsningen.
- Universell utforming - Hvilke krav treffer denne tjenesten? Hva innebærer de nye kravene / strengere håndheving av krav? Må Tomm/UX innvolveres i fase 2/3?
- Oppdatere ROS for MS Teams - før eller etter pilot?
Kompetanseheving i MS-teamet
Alle i prosjektgruppen har økt sin teams-kompetanse underveis. Noen har lært en del om teams, andre om telefoni og USIT/Sikt sin telefoni-tjeneste.
Brukerdokumentasjon og veiledninger
Første utkast til brukerdokumentasjon og veiledninger ligger her:
- https://www-adm.uio.no/tjenester/it/lagring-samarbeid/ms365/teams/hjelp/telefoni.html?vrtx=admin
Første utkast til nettskjema for bestilling av telefonnummer for ansatte ligger her:
Veien videre - anbefaling om å starte fase 2 i pilotprosjektet
Vi anbefaler en stegvis pilot for veien videre i fase 2:
1) Overføre telefonnummere for alle i BSS og ITI til MS Teams
- Annonsering av dato i forkant
- Oppfordre til økt telefoni-bruk / testvirksomhet
- Oppfordre til å ta i bruk Teams på tjenestetelefon
- Sende ut nettskjema for innhenting av tilbakemeldinger
- Avdekke barnesykdommer
2) Overføre resten av IT-avdelingen
- Annonsering av dato i forkant
- Oppfordre til økt telefoni-bruk / testvirksomhet
- Oppfordre til å ta i bruk Teams på tjenestetelefon
- Sende ut nettskjema for innhenting av tilbakemeldinger
3) En fot i bakken
- Avgjøre om piloten er tilstrekkelig eller om vi skal utvide med et eksternt miljø før endelig avgjørelse kan tas.
- Finne eventuelt eksternt miljø i samarbeid med Petter (BSS)
Andre spørsmål til avklaring:
- Skal vi dytte teams-klienten til alle uio-eide mobiltelefoner?
- Ulikt for android og Iphone
- Kan være problematisk med oppringninger utenfor arbeidstid? Kan man skru av varslinger på arbeidsflaten utenfor arbeidstid?
- Skal vi dytte teams-klienten til alle maskiner i driftsopplegg? (mac, win, lin)
- Skal vi kjøpe inn teams-apparat for testing?