Veiledning: Utarbeiding av årsplan

Årsplan – mål – tiltak – milepæl

I årsplanarbeidet benytter USIT de samme begrepene som benyttes i universitetets årsplan.

Årsplanen oppsummerer den enkelte enhets prioriteringer som enhetens prioriterte mål og knytter målene til tiltak som må gjennomføres for å nå målet og milepæler som representerer oppgavene som må løses for å gjennomføre et tiltak.

Årsplanen er et styringsverktøy som kopler ansvar og ressurser til tiltak og milepæler som må gjennomføres for å nå det enkelte mål.

Om årsplanen

• Alle enheter skal ha årsplan
  • Seksjonene kan velge om de vil utarbeide en samlet årsplan der gruppenes prioriteringer inngår
• Linjeleder er ansvarlig for utarbeiding av årsplan for egen enhet
• Årsplanen godkjennes av overordnet linjeledelse
• Årsplanen skal være index.html i "2015"-mappa i enhetens "Planer"-mappe (enhet/planer/2015/index.html)
• Rapportering på arbeidet med målene i årsplanen skjer tertialvis:
  • Avviksrapportering pr 1. tertial: 30. april
  • Virksomhetsrapportering pr 2. tertial: 31. august
  • Årsrapportering: 31. desember

Oppbygging av årsplanen

1: Innledning

Årsplanen kan ha en innledning som redegjør for vurderingene som ligger til grunn for prioriteringene, knytter prioriteringene til mål og føringer i overordnet planverk, forutsetninger som er lagt til grunn eller andre forhold av betydning for arbeidet.

2: Ressursoversikt

Enheten (linjeleder) skal ha en oversikt over tilgjengelige ressurser. I arbeidet med ressursplanleggingen gjelder følgende:

• I årsplanen eller på andre måter skal det være tydelig hvilke CT-koder som skal benyttes i timeføringen av arbeid med oppgaver (mål, tiltak eller milepæler) beskrevet i årsplanen
• Så langt som mulig skal ressursbruk til oppgavene estimeres. Det normale vil være estimering av ressursbruk på milepæler med summering på tiltak- og målnivå
• Oppgaver som krever ressurser fra andre deler av organisasjonen kan ikke skrives inn i egen årsplan før det er gjort et klar avtale om tilgang (omfang og tid) til disse ressursene. Slik avtale kan sikres på blant annet følgende måter:
  • Oppgaven (mål, tiltak eller milepæler) er skrevet inn i og estimert i alle involverte enheters årsplaner
  • Målet flyttes opp til et nivå der linjeleder rår over alle aktuelle ressurser (for eksempel til  seksjonens årsplan når oppgaven krever ressurser fra flere grupper i seksjonen)
  • En ressursavtale etter malen i prosjektguiden

Ressursoversikten følger årsplanen som eget dokument.

3: Mål

Et mål er en beskrivelse av hva enheten ønsker å oppnå og uttrykker en framtidig ønsket tilstand. Den formuleres som en "ønskesetning". Eksempel:

“Videreutvikle eksisterende og etablere nye tjenester og ressurser for å bygge forskningsinfrastruktur og tjenester som fremmer universitetets forskningsvirksomhet.”

Et mål består av ett eller flere tiltak som må gjennomføres for å nå målet.

4: Tiltak

Et tiltak er en handling eller aktivitet som må utføres for å nå et mål. Formuleringen av et tiltak starter med et verb, eksempelvis:

“Samle tilgangen til forskningsverktøy i en web-basert omgivelse”

I tillegg til formuleringen av tiltaket, gjelder følgende:

• Et tiltak skal ha en ansvarlig
• Et tiltak kan kan ha en utfyllende beskrivelse
• Ressursene som inngår i gjennomføringen av et tiltak er lik summen av ressursen som kreves for å nå milepælene i tiltaket

Et tiltak består av en eller flere milepæler som må nås for å gjennomføre tiltaket.

5: Milepæl

En milepæl er en leveranse, en oppgave som må løses eller noe som må skje for å gjennomføre et tiltak. Formuleringen av en milepæl starter med ordet “Når”. Eksempel:

“Når en Galaxy-instans for utvikling og test er på plass 30. mai 2013”

En milepæl er en aktivitet som må utføres for å få gjennomført tiltaket.

Det er utarbeidet en tabell for beskrivelse av milepælene knyttet til et tiltak:

Tabellen med milepælene har følgende kolonner:

1. Milepælnummer
2. Formulering av milepælen
3. Frist gjennomføring av milepælen
4. Ansvarlig for milepælen
5. Liste over deltakerne i arbeidet med milepælen
6. Status for milepælen ved tidspunktene for rapportering:
   • Rapportering pr 1. tertial 30. april
   • Rapportering pr 2. tertial 31. august
   • Årsrapportering pr 31. desember
   • Ved rapporteringen brukes fargekodene:
     • Grønn (00ff00, 0-255-0) betyr at arbeidet går i henhold til plan
     • Gul (ffff00, 255-255-0) betyr avvik i forhold til plan
     • Rød (ff0000, 255-0-0) betyr at tiltaket er vesentlig endret/forsinket eller at tiltaket ikke blir gjennomført
7. Kommentar for hva det måtte være behov for