Fagrådsmøte 16. februar 2024

Sak 1: Åpning

Oppmøte:

• Jan Bjaalie, Institutt for medisinske basalfag, leder av fagrådet
• Alexander Refsum Jensenius, Det humanistiske fakultet
• Jonas Paulsen, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
• Mats Carlsson, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
• Håvard Jostein Haugen, Det odontologiske fakultet, meldt forfall
• Torkild Hovde Lyngstad, Det samfunnsvitenskapelige fakultet, meldt forfall
• Hugo Lundhaug, Det teologiske fakultet
• Kirsti Klette, Det utdanningsvitenskapelige fakultet, meldt forfall
• Steinar Solheim, Kulturhistorisk museum
• Tina Lingjærde, Universitetsbiblioteket
• Fra SK-sekretariatet:
  • Gard Thomassen
  • Anne S Bergsaker
  • Matthew Good
  • Bjørn Ness

Referat fra forrige møte

Referat fra møte i Fagråd for IT i forskning 17. januar 2024. Oppfølging av saker fra dette møtet:

• Ingen kommentarer

Referatet godkjent.

Siden sist har SK-ITF hatt møte 5. februar 2024.

Sak 2: Admin-rettigheter, Windows brukeropplevelse

Bakgrunn

På fagrådsmøtet 17. januar 2024 ble det reist spørsmål om administrasjonsrettigheter og brukeropplevelse på Windows-maskiner.

Til møtet er det utarbeidet en skisse til endringer når det gjelder admin-rettigheter, – Administrasjonsrettigheter på windows klienter.

USIT har en aktivitet for å bedre Windows brukeropplevelse som også blir tatt opp på møtet.

Behandling

Mari Telnes-Bengtsson (Seksjon for design og brukeropplevelse) og Alexander Hjelton Kvam (Seksjon for arbeidsflate), samt Kjetil Kirkebø (Underavdeling for iT-infrastruktur) deltok under behandlingen av denne saken.

MT-B og AHK orienterte om arbeidet med å forbedre Windows brukeropplevelse, se presentasjon.

Arbeidet startet med å kartlegge brukeropplevelsen av å få tildelt en ny Windows-PC på universitetet og har som mål å forbedre og forenkle denne. Metodikken som benyttes kalles tjenestedesign og innebærer i denne omgang å kartlegge brukerreisen for en bruker som skal få ny PC (alternativt reinstallere eksisterende PC). I dette inngår å identifisere nøkkeløyeblikk som er vesentlig for brukeropplevelsen. Sammen med denne kartleggingen lages det også et utkast til hva som burde vært brukerreisen.

Prosjektet har aktivisert IT-ansatte som driver lokal IT-støtte og har etablert en felles møteplass og et nettskjema for tilbakemelding fra brukerne.

Installere programvare er en viktig del av brukeropplevelsen for en god del brukere. Hittil har dette vært en tidkrevende og frustrasjonsproduserende prosess. KK redegjorde for forslag til å forenkle denne, se presentasjon.

Målet med endringene er å tilrettelegge en brukervennlig mulighet for brukere med reelle behov til å kunne administrere egen Windows-PC samtidig som sikkerheten blir ivaretatt.

Den ene siden av dette er å dele brukerne opp i kategorier alt etter hva slags behov de har for administrasjonsrettigheter, – alt fra ingen rettigheter (noe gjelder det store flertallet av brukere) til utvidete rettigheter for et lite mindretall med reelle behov.

Samtidig legges noen begrensninger og ansvar på brukere som får slike rettigheter. De skal ikke brukes til å endre sikkerhets- eller driftsfunksjoner på maskinen eller sentralt installert programvare. De skal ikke opprette nye lokale brukere på maskinen. Samtidig er disse brukerne ansvarlig for å kvalitetssikre programvare som installeres og sørge for at de har riktig lisens.

Siktemålet er å ha den nye løsningen for administrasjonsrettigheter på Windows klar i løpet av 2-3 uker.

Fra fagrådets side fikk både arbeidet med Windows-brukeropplevelse og ny prosess for tildeling av administrasjonsrettigheter støtte. Fagrådet påpekte at det er behov for en helhetlig tilnærming til arbeidet med brukeropplevelse (bærbar og stasjonær PC, nettbrett og smarttelefon). Det ble reist noen spørsmål knyttet til hvordan skillet mellom ‘normale’ og ‘avanserte’ brukere med ulike behov for rettigheter kan utformes.

I tillegg ble det påpekt behov for å gjøre noe med forelesnings-/møte-PC-ordningen. Her ble det framsatt ønske om en løsning basert på medbragt bærbar PC som koples til AV-utstyret og forelesningssalen/møterommet.

Oppfølging

Følgende ble avtalt:

• Tatt til orientering

Sak 3: Lokalt anskaffet utstyr og infrastruktur

Bakgrunn

På fagrådsmøte 17. januar 2024 ble det etterlyst retningslinjer for lokalt anskaffet utstyr og infrastruktur, men utgangspunkt i spørsmål om USIT kan drifte en lokalt anskaffet lagringsløsning.

Til møtet blir det utarbeidet et overslag over kostnader knyttet til dette sammenlignet med kostnader knyttet til bruk av ordinær lagringsløsning.

I tillegg vises det til LSIS – Ledelsessystem for informasjonssikkerhet og bestemmelsene i Kapittel 8: Grunnsikring av infrastruktur og tjenester med vedlegg som gjelder alt som skal koples til universitetets nett.

Behandling.

GT orienterte om utfordringer knyttet til anskaffelse, kostnader og drift av annet utstyr i infrastrukturen, denne gangen lagring basert på billig RAID-utstyr vs ESS-løsningen som lagringstjenestene på universitetet bygger på, se presentasjon.

Sammenligningen viste at det ikke er store forskjeller i drift, men at det er en viss forskjell i kostnader også når backup-kostnader regnes inn. Den vesentligste forskjellen er at ESS-løsningen skalerer langt bedre enn RAID-løsningen når lagringsbehovet øker.

På møtet var det enighet om at alle kostnader ved lokalt anskaffet utstyr som skal driftes av IT-organisasjonen må dekkes.

Oppfølging

Følgende ble avtalt:

• Tatt til orientering

Sak 4: Neste møte

Neste møte i Fagråd for IT i forskning er 8. mars 2024. Saker til dette møtet:

• Ingen saker tatt opp