Prosjektplan

Innholdsfortegnelse

Hovedleveranser:

Leveranse 1: Beslutningsgrunnlag og mandat til IT-Dir

Ansvarlig: Elisabeth
Frist: i løpet av 21.11.2024 (til IT-Dir 26.11)
Deltakere:
- Elisabeth (Prosjektleder)
- Henrik IR (Skrivehjelp)
- Bård MJ (teknisk rådgivning og MS Teams)
- Marius P (eier av Veien videre for telefoni)
Leveranse:
Saksgrunnlag til IT-dir
- Beslutningsforslag for telefoniløsning, et nytt beslutningsgrunnlag som er en nedkuttet og konkret versjon av Veien videre for telefoni.
  - Teknisk løsning hovedretning
  - Økonomi med kostnader (kostnader med IT-hjelp og innføring, usikkerhet rundt microsoft kostnader, kostnader med spesialløsninger) og besparinger (nummer-reduksjon, et 30% ÅV for dagens løsning, kostnader med dagens løsning). (Ikke ferdig)
- Utkast til mandat (i dette dokumentet)
- Utkast til prosjektbeskrivelse (dette dokumentet), på premiss av godkjent saksgrunnlag til IT-Dir 26.nov.
- Utkast til UDIR Policy for Telefoni ved UiO

Leveranse 2: Prosjektplan

Ansvarlig: Elisabeth
Frist: 5. desember, 2024
Deltakere: Elisabeth, Henrik IR, BSS-ressurs?
Leveranser:
- Prosjektplan
- Telefoni-anbudet med Sikt for UH-sektoren
- Statistikk og tall rundt telefoni-bruk (DIA)

Prosjektets status og pågående saker kan følges i GitHub-prosjektet:

https://github.uio.no/orgs/IT-AZURE/projects/19/views/1

Gjennomføringsfase med leveransearbeid i parallell

Leveranse: Kommunikasjon og forankring

Ansvarlig: Lill
Frist: Løpende
Deltakere: Gyda, Elisabeth, Petter (v/It-enhetskontakt)
Leveranser:
- Saksgrunnlag til de forskjellige møtene (bla UDIR, ledermøtet, direktørmøtet, IDF, og eventuelt dekanmøtet)
  - Saksfremlegg udir 17.12.2024: Telefoni fremover ved UiO
- Kommunikasjonsplan (herunder interessentanalyse mm.) (Ans: Gyda)
  - Forankring til enhetskontakter og annet områdenært (BSS)
  - Informasjon til IT-avdelingen

Leveranse: Teknisk arbeid

Ansvarlig: Elisabeth
Frist: 1. mars 2025
Deltakere: DIA, DKP/AF/OPS (MS365-team), INT (Cerebrum), NETT (Roar), BSS
Omfang: Det som må på plass for at alt teknisk fungerer sommeren 25.
Leveranser:
- Arbeidgruppe 1:
- Ansvarlig: Ernesto (inntil videre)
- Deltakere: Marius, Ernesto, Shantanu, Fredrik, (Roar/Lasse), Rune
  - Ferdigstille teknisk implementering og testing i MS teams
    - Utrede hvilken funksjonalitet teams telefoni kan tilby og hvordan vi skal ta det i bruk.
    - Utrede hvilken funksjonalitet vi har i dag som ikke tilbys i Teams (støttet av BSS for å hjelpe avklaring og evnt mulighet for direkte nedleggelse).
  - Kompetanseheving i MS-teamet på telefoni funksjonalitet i MS Teams Phonesystem og alt som trengs av koblinger /integrasjoner mot telefonoperatør.
  - Overføre køer og ringeløkker til tilsvarende funksjonalitet i Teams
  - Dokumentere løsningen
- Arbeidsgruppe 2:
- Ansvarlig: Elisabeth
- Deltakere: Tobias, Marius, Bård, Shantanu, leder av arbeidsgruppe1 (Ernesto inntil videre)
  - Utrede hva som skal være autoritativ kilde for telefonnummer og hva slags automatikk vi skal ha rundt dette.
  - Ferdigstille flyt for registrering som teamsbruker (OPS/AD/integrasjon)
    - Gå gjennom og kvalitetssikre og dokumentere flyten (nåværende)
    - Vurdere om det vi gjør pr nå er hensiktsmessig og konkretisere en leveranse fra INT på utvidelse av eksisterende funksjonalitet fra Cerebrum som dekker Teams.
  - Dokumentere løsningen

Leveranse: Brukeropplevelse, veiledninger og opplæring

Ansvarlig: BSS v/Petter
Frist: Avventer endelig beslutning om valgt løsning
Deltakere: BSS, IT-hjelp, webredaktør, tjenestedesigner, MS365-teamet
Spissing: Brukerreisen for overgang til ny løsning og bruk av telefon, klienter og apper for Teams-telefoni
Leveranser:
- Teste teamsklienten på alle plattformer, win, linux, mac, i browsere og mobilapp'er
- Beskrivelse av konsekvenser for brukeren som går over til teams Telefoni fra dagens telefoni. På hvilken måte blir arbeidshverdagen annerledes.
- Produsere brukerdokumentasjon og veiledninger
- Kursing

Leveranse Bruk av mobiltelefon som telefonløsning

Ansvarlig: Lill
Frist: 26. februar
Deltakere: SST (Økonomi),
Omfang: Avklare mulighet for å bruke mobiltelefon for avdelinger som ikke ønsker eller kan bruke Teams og ikke har noen annen grunn til å betale for A5 lisens.
Leveranser:
- Alternativer for innføring av mobiltelefon
  - Som nå (valg på enhetsnivå, mikro-mgm)
  - Billig mobiltelefon med minimum abonnement (som kan legges igjen på jobb)
  - Kun minimum abonnement som kan brukes på privat mobiltelefon med tvilling-sim el.
  - En sum man kan kjøpe egen mobiltelefon for, der man kan betale mer selv for dyrere telefon
- Økonomi
- Politikk

Leveranse Behovskartlegging av enheter og personlige brukere med UiO nummer i 2284xxxx og 2285xxxx

Ansvarlig: SST
Frist: 1.februar 2025
Deltakere: SST, Elisabeth (AKS/fagavdelinger/fakulteter/mm)
Spesifikasjoner: Avklare behovet for telefoni og telefonitjenester på UiO opp mot offisielle kontaktflater.
Leveranser:
- Vurdering av hvilke kriterier som skal være på plass for å få tildelt(flyttet) personlig uio-nummer i teams.
  - Skal alle som har uio-nummer i dag overføres? Opt-In? Nettskjema-bestilling?
  - Vitenskapelige vs teknisk-adm behovsforskjell?
  - Sperreklasser, vurdering av behov for å oppdatere regler for hvor forskjellige brukere får ringe (internt ved UiO, nasjonalt, EUR+USA, hele verden)
Vurdere hva som skal være offisielle kontaktnummer for enheter.
- Sentralbord, knutepunkt, fak-ledelse, fellesnummer, ringekøer,......
Må ha avklaring om kostnader og eventuelle praktiske følger av videreføring
Hva er alternativ til videreføring av telefonnummer
Praktisk
Kostnader
Enkeltnummer eller hele nummerserier
Se på muligheten for å bevare velkjente og etablerte nummer.
Aktivitet: Møte med AKS om toppnivånummer
Lage prosess for videreføring, praktisk, innmelding osv. Løsninger i overgang mellom gammelt og nytt nummer

Leveranse: Beslutte telefonipolicy

Ansvarlig: SST
Frist: 1.Mars 2025
Deltakere: DIA, NETT, SST, Elisabeth
Omfang: Organisasjon og kommunikasjonsfaglig arbeid for å endre nummerne som brukes på UiO.
Utarbeide beslutningsgrunnlag, fremskaffe beslutning på bakgrunn av Leveranse: Behovskartlegging
Leveranser:
- Beslutning på grad av mobiltelefoni og hvem som avgjør

Leveranse: Utrulling områdenært

Ansvarlig: Petter

Frist: Ifm utrulling (Leveranse: Migrasjon av brukere)

Deltakere: Elisabeth, IT-enhetskontakter, BSS, TBD, (nett om nødvendig med patching)

Leveranser:

Iverksette nummerstrategi på bakgrunn av leveranse: Beslutte telefonistrategi og Leveranse Migrasjon av brukere.
Innsamling av apparater
Informasjon om utrulling

Leveranse: Utrulling backend

Ansvarlig: Elisabeth
Frist: 17.6.2025
Deltakere: DIA, DKP (MS365-team), Roar/Lasse, BSS, (IT-hjelp?)
Leveranser:
- Detaljert utrullingsplan (forslag)
  - Prosjektdeltakere + enkeltbrukere som har meldt interesse tidligere (pilotbrukere)
  - USIT + Noen flere frivillige miljøer
  - Resten
  - Skru av/ rydding av numre

Leveranse: Tilknyttede tjenester

Ansvarlig: Marius
Frist: 1.4.2025
Deltakere: Sten S (AVB), Marius, Lasse/Roar
- Interesenter: EA
Leveranser:
- Utrede hva vi gjør med spesialtjenester som benytter telefonsystemet idag, hhv
  - Sentralbord (kontaktsenterløsning)
    - UiO hovedsentralbord (Campus Service/EA)
    - Sentralbord Geitemyrsveien (Elisabeth Aks)
  - Dørtelefoner
    - Få dem til å fungere med Teams. Vurdere om det er hensiktsmessig å fortsette med sip.
    - Oversikt over hvor og hvor mye det brukes, alder, mulighet for oppgradering av firmware, kjøring av scripts lokalt, etc
  - Callinganlegg (legges ned)
  - Telefax (i bruk i Geitemyrsveien og jus/jurk. Kommunikasjon med helse og fengselsvesenet)
  - Analoge linjer til labber uten mobildekning (preklinisk Gaustad)
  - Skaffe oversikt over og gjennomgang av "småhack" (for V&A)
- Etablere kontakt med ansvarlige. Overføring av eierskap til riktig sted.
- Implementere valgte løsninger

Publisert 11. nov. 2024 10:03 - Sist endret 20. mai 2025 15:40