Sak 1: Åpning
Oppmøte:
- Jan Bjaalie, Institutt for medisinske basalfag, leder av fagrådet
Alexander Refsum Jensenius, Det humanistiske fakultet, meldt forfall- Jonas Paulsen, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
- Mats Carlsson, Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
Håvard Jostein Haugen, Det odontologiske fakultet, meldt forfall- Torkild Hovde Lyngstad, Det samfunnsvitenskapelige fakultet
- Hugo Lundhaug, Det teologiske fakultet
Kirsti Klette, Det utdanningsvitenskapelige fakultet, meldt forfall- Steinar Solheim, Kulturhistorisk museum, meldt forfall
Tina Lingjærde, Universitetsbiblioteket, meldt forfall- Observatør:
Lars Oftedal, IT-direktør, USIT, meldt forfall
- Fra SK-sekretariatet
- Gard Thomassen, Underavdeling for IT i forskning, formidling og utdanning (FFU)
- Anna Schad Bergsaker, Seksjon for avansert brukerkontakt (FFU/ABK)
- Bjørn Ness, IT-direktørens stab
GT introduserte nytt medlem av SK-sekretariatet, Anne Schad Bergsaker som fra 1. januar 2023 er seksjonssjef for Seksjon for avansert brukerkontakt (ABK) i Underavdeling for IT i forskning, formidling og utdanning (FFU) i IT-avdelingen.
Referat fra forrige møte
Referat fra møte i Fagråd for IT i forskning 21. november 2022. Oppfølging av saker fra dette møtet:
- Det er ikke kommet kommentarer til referatet
Referatet godkjent.
Møter i SK-ITF siden forrige fagrådsmøte:
Sak 2: IT-avdelingen etablert fra 1. januar 2023
Bakgrunn
Organisasjonsutvikling av universitetets IT-organisasjon var ett av de overordnete anbefalingene i Masterplan for universitetets IT og universitetsstyrets beslutning 19. juni 2019 om oppfølging av denne:
“Det opprettes et organisasjonsutviklingsprosjekt hvor vurdering av framtidig organisering av IT-virksomheten, med spesiell vekt på behovene innen forskning og utdanning, inngår. I prosjektet vil fordeler og ulemper ved dagens organisering og alternativer til denne bli vurdert og risikovurdert i forhold til målsettingene i masterplanen. Prosjektet vil også vurdere behov for kompetansetiltak og endring av arbeidsprosesser.”
Prosjektet Organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet (OU-IT) ble startet høsten 2019 og ble avsluttet med universitetsstyrets beslutning om å etablere en IT-organisasjon for universitetet under behandlingen av prosjektets sluttrapport 9. februar 2021:
“Det etableres en felles IT-organisasjon for UiO i samsvar med anbefalt alternativ 1 (Tilpasset). Universitetsdirektøren gis fullmakt til å gjennomføre etableringen.”
Se sammendrag av sluttrapporten fra OU-IT-prosjektet.
Prosjektet Organisasjonsutvikling av UiOs IT-virksomhet, oppfølging og implementering ble startet våren 2021 for å iverksette vedtaket. Prosjektet leverte sluttrapport med skisse til ny organisering 20. mai 2022, se Sammendrag
Ny, felles IT- organisasjon på UiO.
Fra 1. januar 2023 er IT-avdelingen etablert som felles IT-organisasjon for Universitetet i Oslo med Underavdeling for for IT i forskning, formidling og utdanning (FFU).
Behandling
På møtet blir det orientert om IT-avdelingen med spesiell vekt på organisering og prioritering av arbeidet med IT i forskning i denne.
GT orienterte, se presentasjon.
IT-avdelingen
Til oppfølging av anbefalingene i Masterplan for universitetets IT ble det gjennomført et større organisasjonsutviklingsprosjekt (OU-IT) og et påfølgende innføringsprosjekt (OU-OPP) som endte med etableringen av IT-avdelingen som universitetets IT-organisasjon fra 1. januar 2023. IT-avdelingen samler gamle USIT og lokal IT ved fakulteter og enheter med unntak av Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet og Det medisinske fakultet og blir en avdeling med bortimot 350 årsverk.
Det overordnete målet med denne omorganiseringen er å gjøre IT-virksomheten mer brukerrettet der behovene innen forskning og utdanning er styrende.
IT-avdelingen er flatere organisert enn USIT og reduserer antall nivåer til 3, – en avdeling med 4 underavdelinger med tilsammen 28 seksjoner og der mye av arbeidet skjer i team som opprettes og avvikles ettersom oppgaver og behov endrer seg:
Underavdeling for IT i forskning, formidling og utdanning (FFU)
Underavdelingen omfatter det som i USIT var Underavdeling for IT i forskning og Webseksjonen og utvider ansvarsområdet til også å omfatte IT i utdanning.
Et viktig grep er etableringen av Seksjon for avansert brukerkontakt (ABK) som har ansvar for kontakt og kommunikasjon med forskere og undervisere og informasjon, dokumentasjon og veiledning knyttet til underavdelingens tjenester. I tillegg har de ansvar for å følge opp porteføljen av skytjenester og saker der ansvaret for oppfølging er uklart.
Oppfølging
Tatt til orientering.
Sak 3: Fagrådets og medlemmenes oppgaver
Bakgrunn
Fagråd for IT i forskning ble etablert våren 2022 med oppgaven å være ‘forskerstemmen’ og representere forskningens behov i behandlingen av saker knyttet til IT i forskning i Strategisk koordineringsgruppe for IT i forskning (SK-ITF) og Forskningsinfrastrukturutvalget (FI-utvalget). Fakultetene, museene og Universitetsbiblioteket ble invitert til å oppnevne medlemmer av fagrådet (Det juridiske fakultet og Naturhistorisk museum valgte å ikke oppnevne noen).
I utgangspunktet ble det lagt til grunn at fagrådets medlemmer skulle målbære forskningens behov ved sine enheter. Med erfaringene etter snart ett års virksomhet i fagrådet er spørsmålet hvordan dette best kan løses og om det er tiltak som kan settes i verk for å sette fagrådet og fagrådsmedlemmene best mulig i stand til å løse dette.
Behandling
JB innledet med en hypotese om at det er en tvetydighet i rollen og ansvaret som er tillagt fagrådet og fagrådets medlemmer når det gjelder å være ‘forskerstemmen’:
- På den ene siden er det en forventning om at fagrådets medlemmer har god oversikt over og kan representere forskningens behov innenfor sine respektive områder
- På den andre siden er det en forventning om at fagrådet skal bidra med faglig innsikt og faglig baserte anbefalinger i behandlingen av saker av mer strategisk karakter knyttet til IT i forskningsvirksomheten
På møtet var det enighet om at det kun unntaksvis er mulig for fagrådsmedlemmene å ha full oversikt over forskningens behov innenfor sine områder og at det pr nå ikke eksisterer gode nok mekanismer som kan sørge for at en slik oversikt. For å få bedre oversikt trengs flere tiltak:
- At linja via fakultetene eller direkte til (større) institutter i større grad brukes til å nå ut til forskningsvirksomheten
- At Seksjon for avansert brukerkontakt (ABK) når ut til forskningsmiljøene og at de har faste kontaktpunkter ved fakulteter/institutter
- At det gjennomføres tiltak for forbedret informasjon og kommunikasjon til, samt opp og ned i linja
Oppfølging
Saken tas opp igjen etter 2-3 møter for å oppsummere erfaringer og diskutere tiltak.
Sak 4: Hub/node-virksomheten – Utlysing
Bakgrunn
Hub/node-virksomheten har en historikk tilbake til rapporten IT i forskning ved Universitetet i Oslo fra 2015 der den var ett av anbefalte tiltak. Som oppfølging av rapporten ble Fagråd for eInfrastruktur etablert i 2016 og ordningen med eInfrastrukturmidler innført fra 2017.
Fagråd for eInfrastruktur lyste ut midler til hub/node-organisert IT-støtte til forskning første gang i 2017 og fulgte opp med nye utlysinger i 2019 og 2021. Med etableringen av strukturen med strategiske koordineringsgrupper ble Fagråd for eInfrastruktur nedlagt og SK-ITF og etterhvert Fagråd for IT i forskning overtok ansvaret for oppfølgingen av denne virksomheten.
I forbindelse med nedleggingen gjennomførte Fagråd for eInfrastruktur en egenevaluering av fagrådets virksomhet i 2016-21, inkludert en egen rapport om Hub/node-virksomheten oppsummert.
Videreføring av hub/node-virksomheten var et anbefalt tiltak i Masterplan for universitetets IT og likeledes et prioritert tiltak i både forrige og nåværende Delveikart for e-infrastruktur.
Det er foreløpig satt av 4,0 millioner kroner av strategimidlene for 2023 til etablering av nye hub/noder og utarbeidet utkast til utlysing med opplegg for gjennomføring av utlysing og tildeling av midler i løpet av 1. halvår 2023.
Behandling
GT orienterte om hub/node-virksomheten hittil, tidligere diskusjoner om grenseflaten mellom forskningsinfrastruktur og e-infrastruktur og det framlagte forslaget til utlysing av hub/node-midler for 2024-26, se presentasjon (pptx).
På møtet var det enighet om følgende knyttet gjennomføring av utlysningen:
- Det startes arbeid med å lyse ut hub/node-midler for perioden 2024-26 med mulighet til å søke om oppstartsmidler for høsten 2023
- Utlysingen skjer etter modell av utlysingen av hub/node-midler for 2021-23 ved at det først innhentes forslag til skisser som så vurderes og gis tilbakemelding på før det inviteres til å levere søknader
- Arbeidet legges opp slik at søkere får svar på søknadene sine før sommerferien og kan benytte høsten 2023 til å forberede og tilrettelegge slik at nye hub/noder kan være operative så tidlig som mulig i 2024
- Ved utlysingen legges det til grunn at hub/node-virksomheten videreføres i omtrent samme omfang som tidligere med en økonomisk ramme på omtrent 8 millioner kroner årlig
På møtet ble i hovedsak tre forhold knyttet til selve utlysingen diskutert:
- Om de tre formålene som hittil har vært lagt til grunn for hub/node-virksomheten (side 5 i presentasjonen) dekker de behov en ny utlysing ønskes å imøtekomme
- Om beskrivelsene av ansvar og oppgaver tillagt hub’en (side 6 i presentasjonen) og nodene/nodenettverk (side 7 i presentasjonen) er dekkende. Her ble ulike sider ved intensjonene med noder/nodenettverk og rollen dette har for hub/node-arbeidet tatt opp, blant annet for å sikre at virksomheten og resultatene er fler- og gjenbrukbare
- Om hvor stor vekt erfaringene fra hub/node-virksomheten hittil (side 8 i presentasjonen) skal legges til grunn for denne utlysingen. Her ble spesielt hub/nodenes tilknytning til IT-organisasjonen og hvordan denne bør være, samt behovet for å ha en tydelig exit-strategi allerede i utgangspunktet tatt opp
Oppsummert ble det konkludert med enighet om at det framlagte materialet kan legges til grunn for arbeidet med utlysing av hub/node-midler for 2024-26.
Oppfølging
Fagrådet anbefaler at det materialet som er framlagt og diskutert på møtet legges til grunn arbeidet med utlysing av hub/node-midler for 2024-26 og at dette arbeidet startes så fort som mulig.
Sak 5: Møteplan for SK-ITF og fagrådet
Bakgrunn
Det er lagd et forslag til Møteplan for SK-ITF og fagrådet. Møteplanen legger opp til en bedre koordinert saksbehandling ved at det er satt opp fagrådsmøte noen dager før hvert SK-ITF-møte. Det er lagt opp til korte månedlige møter der møtetidspunktene er valgt utfra behovet for å gjennomføre utlysing og behandling av skisser og søknader om nye hub/noder før sommerferien.
Behandling
På møtet ble det kort redegjort for forslaget til møteplan.
Oppfølging
Den framlagte møteplanen legges til grunn for planleggingen av fagrådsmøtene.
Sak 6: Neste møte
Neste fagrådsmøte er 16. februar 2023. Saker til dette møtet:
- Rapport og regnskap for startegimidler for 2022
- Forsknings- vs e-infrastruktur